Должностная инструкция документоведа: образец и бланк

Должностная инструкция документоведа закрепляет, какие документы он ведёт, кому подчиняется и за что отвечает. Ниже — бланк в Word и заполненный образец для документоведа отдела кадров.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

А. А. Смирнов

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

документоведа отдела кадров

16 ноября 2026 г. № 27

1. Общие положения. 1.1. Документовед относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется приказом директора. 1.2. Документовед подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров. 1.3. На должность документоведа назначается лицо с высшим или средним профессиональным образованием и стажем работы в делопроизводстве не менее одного года. 1.4. Документовед должен знать законодательство о персональных данных, ГОСТ Р 7.0.97-2025, правила ведения трудовых книжек и порядок хранения документов в архиве.

2. Должностные обязанности. 2.1. Принимает, регистрирует и распределяет входящую корреспонденцию, отправляет исходящие письма. 2.2. Оформляет приказы, распоряжения, трудовые договоры и дополнительные соглашения по образцам, утверждённым в компании. 2.3. Ведёт книгу учёта трудовых книжек и вкладышей, принимает и выдаёт трудовые книжки под роспись. 2.4. Формирует личные дела работников и готовит документы к сдаче в архив. 2.5. Ведёт номенклатуру дел отдела кадров и следит за сроками хранения документов.

3. Права. 3.1. Запрашивать у руководителей подразделений документы и сведения, нужные для оформления кадровых бумаг. 3.2. Возвращать на доработку документы, оформленные с нарушением утверждённых образцов. 3.3. Вносить начальнику отдела кадров предложения о порядке хранения и учёта документов.

4. Ответственность. 4.1. За ненадлежащее исполнение обязанностей — в пределах трудового законодательства. 4.2. За нарушение сроков хранения и учёта документов — в пределах, установленных законом. 4.3. За разглашение сведений, ставших известными в работе, — в пределах закона.

С инструкцией ознакомлен, экземпляр получил: документовед И. И. Иванова, 16 ноября 2026 г.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / П. П. Петров /

Согласовано

Юрисконсульт

____________ / С. С. Орлова /

Зачем документоведу инструкция

Документовед ведёт бумаги компании: регистрирует входящие и исходящие письма, оформляет приказы и трудовые договоры, собирает личные дела, готовит документы к сдаче в архив. От того, насколько точно описан этот круг, зависит, кто отвечает за потерянный документ и пропущенный срок хранения.

Единой формы должностной инструкции закон не устанавливает. Работодатель составляет её сам и утверждает приказом руководителя; за основу берут квалификационную характеристику документоведа из справочника, утверждённого постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37, и ГОСТ Р 7.0.97-2025 по оформлению документов.

Что входит в инструкцию документоведа

Общие положения: к какой категории относится должность, кто принимает и увольняет, кому документовед подчиняется, какие требования к образованию и стажу.
Что должен знать: законодательство о персональных данных, ГОСТ Р 7.0.97-2025, правила ведения трудовых книжек, порядок хранения документов.
Должностные обязанности: приём и регистрация корреспонденции, оформление приказов и договоров, учёт трудовых книжек, личные дела, номенклатура дел.
Права: запрашивать документы у подразделений, возвращать на доработку бумаги, оформленные не по образцу.
Ответственность: за неисполнение обязанностей, нарушение сроков хранения и разглашение сведений.
Подпись об ознакомлении: работник расписывается, что прочитал инструкцию.

Как составить инструкцию документоведа

Опишите место в структуре. Укажите, кому подчиняется документовед и кто его принимает. От этого зависит, чьи поручения он выполняет в первую очередь.
Перечислите обязанности по факту. Берите то, что документовед действительно делает: какие документы регистрирует, какие оформляет, что сдаёт в архив. Общие слова «ведёт делопроизводство» ничего не закрепляют.
Разделите с соседними должностями. Определите, что делает документовед, а что — делопроизводитель или секретарь, чтобы за одну бумагу не отвечали двое.
Запишите права и ответственность. Право запрашивать документы и возвращать их на доработку даёт документоведу основание требовать бумаги в срок.
Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель, работник расписывается об ознакомлении; экземпляр хранится в личном деле.

Частые ошибки

Обязанности списаны из чужой инструкции: документовед отвечает за то, чего в компании нет, — например, за аккредитацию или лицензирование.
Не указано подчинение — непонятно, чьи поручения выполнять первыми.
Нет требований к знанию ГОСТ Р 7.0.97-2025 и правил ведения трудовых книжек, хотя от них зависит оформление.
Права и ответственность пропущены: документовед не может требовать документы у подразделений.
Инструкцию утвердили, но работник не ознакомлен — при споре о дисциплинарном взыскании документ не поможет.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Прямого требования в Трудовом кодексе нет. Но обязанности работника нужно закрепить в трудовом договоре или в локальном акте, на который договор ссылается, — иначе потребовать их исполнения сложно. Инструкция и есть такой акт.

Чем документовед отличается от делопроизводителя?

Границу задаёт сама компания. Обычно документовед отвечает за правила работы с документами: номенклатуру дел, сроки хранения, учёт трудовых книжек. Делопроизводитель ведёт текущую переписку и регистрацию. В небольшой компании обе роли совмещает один человек, и это записывают в инструкции.

Можно ли взять типовую инструкцию из справочника?

Можно как основу. Квалификационная характеристика документоведа есть в справочнике, утверждённом постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37; обязанности подгоняют под конкретный отдел и перечень документов компании.

Нужно ли знакомить документоведа с инструкцией под роспись?

Да. До начала работы работника знакомят с локальными актами, связанными с его работой, — это требование статьи 68 Трудового кодекса. Подпись об ознакомлении ставят на самом листе инструкции или в отдельном листе ознакомления.

Что делать, если круг обязанностей меняется?

Инструкцию пересматривают и утверждают заново, а с работником заключают соглашение об изменении обязанностей. Если меняется трудовая функция, нужен письменный документ, иначе новую работу потребовать нельзя.

Когда инструкции и регламенты устаревают быстрее, чем их успевают переписать

Чтобы рутинные документы собирались сами

Инструкции, приказы и заявления отнимают время у отдела кадров: каждую бумагу надо составить по образцу, проверить реквизиты и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют данные сотрудника и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»