Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Приказ об итогах работы с документами

Приказ об итогах работы с документами издают, когда проверка показала, как в компании ведут делопроизводство: где теряются письма, кто задерживает согласования, какие сроки хранения нарушены. Ниже — бланк и образец с поручениями и сроками.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ

16 ноября 2026 г. № 41

г. Москва

Приказ

об итогах работы с документами

16 ноября 2026 г. № 41

По итогам проверки делопроизводства за период с 1 января по 31 октября 2026 года установлено: часть входящих писем регистрируют с опозданием до пяти рабочих дней, проекты договоров согласуют дольше установленного срока, описи дел за 2025 год не составлены, номенклатура дел на 2026 год не утверждена.

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику канцелярии Петровой А. С. регистрировать входящую корреспонденцию в день поступления. Срок — постоянно, начиная с 17 ноября 2026 года. 2. Руководителям отделов согласовывать проекты договоров не дольше трёх рабочих дней с момента получения. Срок — постоянно, начиная с 17 ноября 2026 года. 3. Секретарю Ивановой Е. В. составить описи дел за 2025 год и подготовить номенклатуру дел на 2027 год. Срок — до 15 декабря 2026 года. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Сидорова В. П.

С приказом ознакомлены: Петрова А. С. ____________ 16.11.2026 Иванова Е. В. ____________ 16.11.2026 Сидоров В. П. ____________ 16.11.2026

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужен приказ об итогах работы с документами

Приказ фиксирует результат проверки делопроизводства и превращает замечания в поручения с исполнителями и сроками. Без приказа замечания проверяющего или внутреннего аудита остаются списком: каждый пункт понятен, но никто за него не отвечает.

Документ нужен, когда проверка выявила нарушения в регистрации, согласовании, хранении или передаче документов. Приказ закрепляет, кто и к какому сроку исправляет каждое нарушение, и назначает ответственного за контроль.

Что проверить до издания приказа

  • Регистрацию входящих и исходящих: все ли письма и заявления попадают в журнал или систему в день поступления.
  • Согласование: сколько дней проекты договоров и приказов ходят по отделам, есть ли просрочки против регламента.
  • Номенклатуру дел: утверждена ли она на текущий год, совпадают ли заголовки дел с фактическими папками.
  • Описи и передачу в архив: составлены ли описи за прошлый год, что передано на хранение.
  • Хранение: где лежат дела, соблюдаются ли сроки по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
  • Электронный документооборот: кто имеет доступ, как подписывают документы, есть ли резервные копии.

Как составить приказ

  1. Опишите итоги проверки. Первый абзац — что проверили, за какой период и какие нарушения нашли. Пишите факты: сроки, отделы, виды документов.
  2. Дайте поручения по каждому нарушению. Каждый пункт приказа начинается с исполнителя: должность и фамилия. Дальше — что сделать и к какому сроку.
  3. Поставьте сроки. Срок — конкретная дата или «постоянно, начиная с такой-то даты». Расплывчатое «в кратчайшие сроки» проверку не закроет.
  4. Назначьте контроль. Последний пункт — кто следит за исполнением. Обычно это заместитель руководителя или начальник канцелярии.
  5. Ознакомьте исполнителей. Каждый, кому поручено, ставит подпись и дату ознакомления. Так приказ становится основанием для спроса.

Оформление по ГОСТ Р 7.0.97-2025

  • Наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата и регистрационный номер.
  • Место издания — город, если приказ издают в организации с филиалами.
  • Заголовок к тексту: «Об итогах работы с документами» — одной строкой.
  • Текст: констатирующая часть с итогами проверки, затем слово «ПРИКАЗЫВАЮ» и пункты поручений.
  • Подпись руководителя с расшифровкой.
  • Отметка об ознакомлении исполнителей, если она нужна по регламенту компании.

Частые вопросы

Кто подписывает приказ об итогах работы с документами?

Руководитель организации или лицо, которому уставом и доверенностью дано право издавать приказы по основной деятельности. Начальник канцелярии или отдела делопроизводства такой приказ не подписывает: он готовит проект.

Нужно ли знакомить с приказом всех сотрудников?

Только тех, кому в приказе даны поручения, и того, кто отвечает за контроль. Остальных знакомят, если так принято в компании или если приказ затрагивает их обязанности.

Можно ли издать приказ без проверки?

Можно, если нарушения известны из текущей работы: например, письма теряются или согласование затягивается. Тогда в констатирующей части указывают, откуда взяты сведения, — служебные записки, отчёты отдела.

Чем приказ отличается от распоряжения?

Приказ издают по основной деятельности организации и подписывает руководитель. Распоряжение чаще касается оперативных вопросов и может подписывать заместитель в пределах своих полномочий. Разницу закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Сколько хранится приказ об итогах работы с документами?

Приказы по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Пока приказ ходит по отделам, документы копятся

Чтобы поручения по документам исполнялись сами

Проверка делопроизводства показывает одно и то же: письма регистрируют с опозданием, согласования застревают, описи дел не составляются. Приказ фиксирует поручения, но следить за сроками по каждому пункту приходится вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся задачи с документами: разбирают входящие письма, раскладывают их по делам, напоминают исполнителям о сроках и готовят сводку для руководителя.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы