Упаковочный лист: образец заполнения

Упаковочный лист — документ, который описывает, как товар разложен по местам: сколько коробок, что в каждой, сколько весит и какой объём. Ниже — бланк и заполненный образец на партию из трёх мест, чтобы видно было, как выглядит готовый документ и что писать в каждой графе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Отправитель: ООО «Ромашка», 620014, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 51

Получатель: ООО «Вектор», 630099, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 12

Инвойс № 87 от 3 ноября 2026 г.

Упаковочный лист

к контракту № 14/2026 от 12 октября 2026 г.

5 ноября 2026 г.

Груз: насосы центробежные бытовые, 30 штук, 3 места. Общий вес брутто — 96 кг, вес нетто — 87 кг, объём — 0,72 м³.

Место 1: коробка 60 × 40 × 40 см, 10 насосов, вес брутто 32 кг, вес нетто 29 кг. Место 2: коробка 60 × 40 × 40 см, 10 насосов, вес брутто 32 кг, вес нетто 29 кг. Место 3: коробка 60 × 40 × 40 см, 10 насосов, вес брутто 32 кг, вес нетто 29 кг.

Маркировка мест: ROMASHKA / VEKTOR, место 1 из 3, место 2 из 3, место 3 из 3.

Упаковал: кладовщик А. С. Смирнов. Проверил: начальник склада П. И. Орлов.

Отправитель

Начальник склада

____________ / П. И. Орлов /

Что такое упаковочный лист

Упаковочный лист нужен, когда товар едет не одной кучей, а несколькими местами: коробками, ящиками, паллетами. Он показывает, что именно лежит в каждом месте, сколько оно весит и какой у него объём, — по нему груз принимают на складе и сверяют при вскрытии.

Обычно лист идёт приложением к инвойсу или спецификации и повторяет их позиции, но разложенные по упаковке. Форму закон не устанавливает: компании берут типовую международную форму или свой бланк, утверждённый в учётной политике и инструкции по делопроизводству.

Что указать в упаковочном листе

Отправителя и получателя с адресами — так же, как в инвойсе и транспортной накладной.
Ссылку на инвойс или контракт: номер и дату, чтобы лист не потерялся среди документов на партию.
Дату составления листа.
Наименование груза, число мест, общий вес брутто и нетто, общий объём.
По каждому месту: номер места, тип упаковки и размеры, содержимое с количеством, вес брутто и нетто.
Маркировку: как подписаны коробки, чтобы место нашли при приёмке.
Должности и подписи того, кто упаковал и кто проверил.

Как заполнить упаковочный лист

Возьмите инвойс. Позиции, количество и вес берите из инвойса и спецификации: расхождений с ними быть не должно.
Разложите товар по местам. Пронумеруйте коробки или паллеты и запишите, что в каждое место положено. Одно место — одна строка.
Взвесьте и измерьте. Вес брутто — с упаковкой, нетто — без неё. Размеры места нужны перевозчику для расчёта объёма и загрузки.
Посчитайте итоги. Сложите вес нетто и брутто по всем местам и сверьте с инвойсом: расхождение — повод перепроверить упаковку.
Подпишите и приложите. Подпишите лист, поставьте дату и приложите к инвойсу и транспортным документам; копию оставьте на складе.

Чем упаковочный лист отличается от спецификации и инвойса

Инвойс — это счёт: в нём цена, стоимость и основание для оплаты. Спецификация перечисляет товар по позициям и характеристикам. Упаковочный лист цен не содержит: он отвечает на вопрос, где лежит товар и сколько весит каждое место.

Поэтому в листе не нужны цены и суммы, а в инвойсе не нужна разбивка по коробкам. Если товар едет одним местом без деления, упаковочный лист часто не составляют — хватает инвойса и транспортной накладной.

Частые ошибки

Вес брутто и нетто перепутаны: брутто — с упаковкой, нетто — без неё.
Итоги по местам не сходятся с инвойсом: при приёмке это останавливает разгрузку.
Не указаны размеры мест — перевозчик не может проверить объём и загрузку.
Нет маркировки: коробки без номеров, и при недостаче непонятно, какое место вскрывать.
Лист подписан, но не приложен к инвойсу, и на складе его ищут отдельно.

Частые вопросы

Обязателен ли упаковочный лист?

Для сделок внутри России закон отдельного требования не устанавливает. При поставке на экспорт и по внешнеторговому контракту его обычно требует перевозчик, таможенный брокер или покупатель — условия прописывают в контракте.

Нужны ли в упаковочном листе цены?

Нет. Цены и стоимость — в инвойсе или спецификации. Упаковочный лист описывает места, вес и объём.

Можно ли оформить упаковочный лист в таблице?

Можно и удобнее всего: строки — места, столбцы — номер, упаковка, размеры, содержимое, количество, вес брутто и нетто. Итоговая строка даёт общий вес и число мест.

Что делать, если вес при приёмке не совпал с листом?

Зафиксируйте расхождение в акте приёмки или в транспортной накладной до вскрытия места, сфотографируйте упаковку. Акт с отметкой перевозчика — основание для претензии.

Сколько хранить упаковочные листы?

Срок задаёт номенклатура дел компании и правила хранения учётных документов. Для документов, нужных для расчёта налогов, действует срок хранения пять лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ.

Пока листы и накладные собирают вручную, склад теряет часы

Чтобы документы на отгрузку собирались сами

На каждую партию кладовщик вручную переносит позиции из инвойса в упаковочный лист, взвешивает места и сверяет итоги. На потоке отгрузок это часы работы и постоянные опечатки в весе и количестве.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы на отгрузку по шаблону, переносят позиции из учётной системы и приносят готовый лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»