Лицевая карточка сотрудника: бланк по зарплате

Лицевая карточка сотрудника — сводка по одному работнику за календарный год: сколько начислено по видам выплат, сколько удержано и выдано на руки. Ниже — бланк карточки и образец заполнения за месяц, а также форма лицевого счёта по заработной плате, которую ведут в бухгалтерии.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Организация: ООО «Ромашка»

Табельный номер: 014

Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович

Должность: менеджер отдела продаж

Дата приёма: 12.01.2026

Лицевая карточка сотрудника

за 2026 год

За декабрь 2026 г.

Оклад — 90 000,00. Начислено за месяц: повременно 90 000,00, премия 15 000,00, пособие по временной нетрудоспособности 4 800,00. Итого начислено 109 800,00.

Удержано: налог на доходы физических лиц 13 754,00. Итого удержано 13 754,00.

К выплате за месяц 96 046,00. Выплачено 96 046,00. Задолженность на конец месяца: за организацией нет, за работником нет.

Страховые взносы с оклада и премии: единый тариф 30 % — 31 500,00, взносы на травматизм 0,2 % — 210,00. Пособие по временной нетрудоспособности взносами не облагается.

Карточку заполнил

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна лицевая карточка

Лицевая карточка собирает по одному работнику всё, что за год прошло через расчётную ведомость: начисления по видам, удержания, суммы к выплате и страховые взносы. По ней видно, из чего сложился доход человека и сколько он получил на руки.

Форму закон не устанавливает. Компания утверждает свой бланк в учётной политике или альбоме форм. Исторически сложились две формы: лицевой счёт по заработной плате — таблица с месячными колонками, и лицевая карточка — сводка за год на одного работника. Обе закрывают одну задачу: показать расчёт по человеку без разбора расчётных ведомостей.

Что внести в карточку

Организацию, табельный номер, фамилию и инициалы, должность, дату приёма — шапка карточки.
Каждый месяц года: сколько отработано и начислено по видам выплат — оклад, премии, доплаты, отпускные, больничный.
Удержания: налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам, аванс.
Сумму к выплате и фактически выплаченную сумму за месяц.
Страховые взносы с выплат: единый тариф и взносы на травматизм.
Задолженность на конец месяца — за организацией или за работником.

Как заполнять карточку

Заведите карточку при приёме. Внесите реквизиты работника и условия оплаты: оклад, надбавки, порядок премирования.
Заполняйте по итогам месяца. Переносите суммы из расчётной ведомости: начисления, удержания, к выплате. Сверяйте итог с ведомостью, чтобы карточка и ведомость не расходились.
Считайте нарастающим итогом. К концу года в карточке видна годовая база для налога на доходы и для страховых взносов — по ней проверяют, не превышены ли предельные базы.
Закрывайте год. Подведите итоги за декабрь, подпишите карточку и уберите в дело. Новый год начинается с новой карточки.

Частые ошибки

В карточку переносят только сумму к выплате, без разбивки по видам выплат — тогда годовой доход не проверить.
Удержания записывают общей суммой, и налог на доходы физических лиц не сверить с расчётом.
Карточку заполняют раз в год по памяти, а не по итогам каждого месяца.
Не отражают страховые взносы — при проверке не видно, как считались взносы с выплат.
Путают карточку с расчётным листком: листок выдаётся работнику каждый месяц, карточка — внутренний учётный документ.

Частые вопросы

Обязательна ли лицевая карточка по закону?

Обязательной формы нет. Закон требует выдавать работнику расчётный листок при выплате зарплаты (ст. 136 ТК РФ), а в какой форме бухгалтерия ведёт учёт по каждому работнику, компания решает сама. Карточка — удобный способ держать расчёт по человеку в одном месте.

Чем лицевая карточка отличается от лицевого счёта по заработной плате?

Лицевой счёт — таблица, где месяцы идут колонками и на одном листе виден весь год. Карточка — сводка по одному работнику, её часто ведут на отдельном листе с разбивкой по месяцам и видам выплат. Содержание одно и то же: начисления, удержания, к выплате, взносы.

Чем карточка отличается от расчётного листка?

Расчётный листок работник получает каждый месяц: в нём составные части зарплаты, удержания и сумма к выплате (ст. 136 ТК РФ). Карточка — учётный документ бухгалтерии, работнику её не выдают.

Сколько хранить лицевые карточки и лицевые счета?

Документы по личному составу, к которым относят лицевые счета и карточки по зарплате, хранят в организации, а затем сдают в архив. Срок хранения устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Что делать при увольнении работника?

Заполните карточку до месяца увольнения, подведите итог, внесите дату увольнения и подшейте в дело. Если работник потом запросит справку о доходах или сведения о стаже, данные берут из карточки и расчётных ведомостей.

Когда карточки и ведомости собирают руками

Чтобы зарплатные документы собирались сами

Лицевые карточки, расчётные ведомости и сводки по взносам повторяются каждый месяц по каждому работнику. Руками их переносят из одной таблицы в другую, и ошибка в одной сумме тянется через весь год.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы между ведомостью и карточкой и приносят бухгалтеру готовый файл на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»