Авансовый отчёт: бланк скачать и образец заполнения по форме АО-1

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

АО-1

23 ноября 2026 г.

Иванов Иван Иванович

Менеджер по продажам

14

Счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

Авансовый отчёт

форма по ОКУД 0302001

23 ноября 2026 г. № 14

Аванс выдан по расходному кассовому ордеру от 16 ноября 2026 г. № 87 на сумму 15 000 рублей.

Израсходовано 14 300 рублей, остаток 700 рублей внесён в кассу приходным кассовым ордером от 23 ноября 2026 г. № 41.

Приложение: кассовые и товарные чеки на 3 л. в 1 экз.

Подотчётное лицо

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое авансовый отчёт и кому он нужен

Авансовый отчёт сдаёт сотрудник, который получил деньги компании под отчёт: на командировку, покупку товаров в офис, бензин для служебной машины, оплату мелких услуг. Отчётом он подтверждает, на что ушли деньги, и закрывает долг перед работодателем.

Форму № АО-1 утвердил Госкомстат постановлением от 01.08.2001 № 55. Она необязательна: компания вправе разработать свой бланк. Но АО-1 удобна тем, что в ней уже есть все строки — от выданного аванса до остатка и перерасхода, и бухгалтерии проще принимать именно её.

Что указать в авансовом отчёте

Название компании и структурного подразделения, если сотрудник числится в отделе.
Дату составления и номер отчёта — нумерация сквозная за год.
Фамилию, имя, отчество и должность подотчётного лица.
Сумму аванса и документ, по которому его выдали: расходный кассовый ордер или платёжное поручение.
Таблицу расходов: дата, номер и вид документа, назначение покупки, сумма.
Итог: сколько израсходовано, остаток или перерасход.
Приложения: чеки, квитанции, накладные, билеты — то, что подтверждает каждую строку расхода.
Подписи сотрудника и главного бухгалтера.

Как заполнить авансовый отчёт

Возьмите бланк АО-1. Распечатайте форму или заполните её в бухгалтерской программе — главное, чтобы остались все строки и таблица расходов.
Заполните шапку. Впишите компанию, дату, номер, свои фамилию, имя, отчество и должность. Номер берите следующий за прошлым отчётом.
Перенесите выданный аванс. Укажите сумму из расходного ордера и его номер с датой — так бухгалтерия свяжет отчёт с выплатой.
Заполните таблицу расходов. По каждому чеку — отдельная строка: дата, номер документа, на что потрачено, сумма. Итог должен совпасть с суммой чеков.
Посчитайте остаток. Из аванса вычтите израсходованное. Положительная разница — остаток, который вы возвращаете в кассу; отрицательная — перерасход, который компания возмещает.
Приложите документы и подпишите. Подколите чеки и накладные к отчёту, подпишите его и отдайте в бухгалтерию.

В какие сроки сдать отчёт

По командировке — в течение трёх рабочих дней после возвращения: этот срок устанавливает п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённого постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
По деньгам, выданным на другие цели, — срок компания назначает сама и прописывает в приказе или положении о подотчётных лицах.
По действующему кассовому порядку выдавать новый аванс, пока сотрудник не отчитался за прошлый, не запрещено: требование о полном погашении задолженности отменено. Ограничение можно закрепить внутренним положением компании, тогда его нужно соблюдать.
Остаток по отчёту сотрудник возвращает в кассу или компания возмещает перерасход — в срок, который установлен в компании.

Частые вопросы

Обязательно ли заполнять форму № АО-1?

Нет. Форма утверждена постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55 и с 2013 года необязательна. Компания может утвердить свой бланк приказом или учётной политикой, но тогда в нём должны быть все обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно ли заполнить авансовый отчёт от руки?

Да. Закон не запрещает рукописные первичные документы, если в них есть обязательные реквизиты и подписи. Главное — заполнять шариковой ручкой и не замазывать исправления: неверную сумму зачёркивают, пишут верную и заверяют подписью.

Что приложить к отчёту, если чек потерян?

Нужен другой документ, подтверждающий расход: копия чека с отметкой продавца, товарная накладная, акт об оказании услуг, справка из магазина. Без подтверждения бухгалтерия вправе не принять сумму к учёту, и сотрудник вернёт её из своих денег.

Нужен ли авансовый отчёт на электронные чеки?

Да, отчёт нужен в любом случае. Электронный чек распечатывают или прикладывают QR-код из письма продавца — он заменяет бумажный.

Что будет, если не сдать отчёт вовремя?

Компания может удержать сумму из зарплаты, если решение принято не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса и сотрудник не оспаривает основания и размер (ст. 137 ТК РФ); при каждой выплате — не больше 20 % (ст. 138 ТК РФ). Без согласия спор решает суд.

Сколько хранить авансовые отчёты?

Срок зависит от содержания: отчёты по командировкам и хозяйственным расходам хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Отчёты, чеки и согласования собираются вручную

Чтобы бумаги собирались сами

Авансовые отчёты, чеки и заявки на поездки отнимают время у сотрудников и бухгалтерии: каждую строку надо сверить с документами и переслать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы с чеками и приносят бухгалтеру готовый отчёт на проверку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»