Приёмо-сдаточная накладная: бланк скачать

Приёмо-сдаточная накладная фиксирует, что одна сторона передала товар, а другая его приняла: сколько, какого качества и без претензий или с ними. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на поставку партии офисных кресел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Получатель: ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Поставщик: ООО «Вектор»

ИНН 7809876543, КПП 780101001

Приёмо-сдаточная накладная

к договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47/П

16 ноября 2026 г. № 118

По договору поставки от 12 октября 2026 г. № 47/П поставщик передал, а получатель принял товар по следующему перечню.

1. Кресло офисное «Стандарт», ткань серая, артикул КР-12 — 40 шт. по 6 900 рублей, всего 276 000 рублей. 2. Кресло офисное «Комфорт», ткань чёрная, артикул КР-15 — 10 шт. по 9 400 рублей, всего 94 000 рублей. Итого 50 шт. на сумму 370 000 рублей, включая НДС 22 % — 66 721,31 рубля.

Качество товара условиям договора соответствует. Упаковка целая, механических повреждений нет. Претензий по количеству и качеству получатель не имеет.

Приложение: счёт-фактура от 16 ноября 2026 г. № 118 на 1 л. в 1 экз., товарная накладная по форме № ТОРГ-12 от 16 ноября 2026 г. № 118 на 2 л. в 1 экз.

Передал (поставщик)

Кладовщик

____________ / А. С. Волков /

Принял (получатель)

Кладовщик

____________ / Н. П. Соколова /

Зачем нужна приёмо-сдаточная накладная

Накладная закрывает передачу товара: в ней видно, что поставщик отгрузил, а получатель принял именно этот товар в этом количестве и в этом состоянии. С этого документа получатель подтверждает, что претензий к поставке нет, либо перечисляет, что не сошлось.

Закон отдельной формы для такой накладной не устанавливает. Стороны оформляют её по образцу из договора или по своему бланку, а обязательные сведения берут из правил о первичных документах: дата, стороны, содержание операции, её измерители в рублях и натуральном выражении, должности и подписи тех, кто сделку провёл.

Отдельно от накладной поставщик выставляет счёт-фактуру, если работает с НДС. Накладная подтверждает передачу товара, счёт-фактура — сумму налога к вычету.

Что указать в накладной

Название документа и дату с номером — по нумерации поставщика или по договору.
Стороны: наименование, ИНН и КПП поставщика и получателя, адрес доставки, если товар везут на склад.
Основание: договор, счёт или заявка — с датой и номером.
Перечень товара: наименование, артикул, единица измерения, количество, цена за единицу и сумма по строке.
Итог: общее количество, сумма прописью и цифрами, ставка и сумма НДС или отметка «Без НДС».
Состояние товара: качество, комплектность, упаковка, выявленные расхождения.
Приложения: счёт-фактура, товарная накладная, акт расхождений, доверенность на получателя.
Подписи и должности тех, кто передал и принял товар, с расшифровкой.

Как заполнить накладную

Заполните шапку. Наименования, ИНН и КПП сторон, дату и номер, основание — договор или счёт.
Перенесите товар из счёта. Наименование, артикул, количество и цену берите из счёта или спецификации к договору, чтобы строки совпадали.
Посчитайте итог. Сложите суммы по строкам, выведите общее количество и сумму с НДС, отдельной строкой — сам налог.
Опишите приёмку. Отметьте, соответствует ли товар договору, цела ли упаковка, есть ли расхождения по количеству или качеству.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у поставщика, второй — у получателя. Кладовщик получателя ставит подпись и дату приёмки.

Частые ошибки

Строки накладной не совпадают со счётом или спецификацией: в наименовании, артикуле или количестве.
Нет ИНН и КПП одной из сторон — документ слабее подтверждает, кто именно передал товар.
Не указана ставка НДС или сумма налога, хотя поставщик работает с НДС.
Подписал только кладовщик поставщика: без подписи принимающей стороны накладная не доказывает приёмку.
Расхождения по количеству описаны словами, но не составлен отдельный акт с пересчётом.

Частые вопросы

Чем приёмо-сдаточная накладная отличается от товарной?

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 — унифицированный бланк, которым оформляют отпуск товара со склада поставщика. Приёмо-сдаточная накладная — документ о передаче и приёмке: в ней стороны фиксируют, что получатель принял товар и в каком состоянии. Часто обе функции совмещают в одном документе, если так записано в договоре.

Обязательна ли форма № ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года формы первичных документов из альбомов Госкомстата не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк. Обязательные сведения первичного документа перечислены в законе о бухгалтерском учёте — их и должен содержать бланк.

Кто подписывает накладную со стороны получателя?

Тот, кто принимает товар по должности: кладовщик, заведующий складом, директор. Если товар получает другой сотрудник, ему выдают доверенность, а её реквизиты указывают в накладной.

Нужна ли печать на накладной?

Нет. Печать на первичном документе не обязательна, если стороны не договорились о ней. Достаточно подписей с расшифровкой и должностей.

Что делать, если товар пришёл с недостачей?

В накладной фиксируют фактически принятое количество, а на расхождение составляют отдельный акт с участием представителя поставщика или, если он не приехал, с отметкой об этом. Акт и накладная вместе служат основанием для претензии.

Сколько хранить приёмо-сдаточные накладные?

Документы о приёмке товара хранят по правилам архивного учёта и налогового контроля: налоговое законодательство требует держать документы для исчисления налогов, а конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда накладные собирают вручную

Чтобы приёмка и сверка шли без ручного переноса

Накладные, счета и акты сверки приходят от десятков поставщиков в разных форматах, и кто-то вручную переносит строки в учёт, сверяет количество и суммы.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы, сверяют строки со счётом и договором и возвращают готовые данные в CRM и 1С — человек проверяет только расхождения.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»