Дефектная ведомость на списание краски: образец и акт на списание

Краску списывают не одной бумагой, а двумя: дефектная ведомость фиксирует, что именно испорчено или израсходовано сверх нормы и почему, акт на списание закрывает материал в учёте. Ниже — бланк ведомости, заполненный образец и акт, который идёт следом.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ: главный инженер П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Дефектная ведомость на списание краски

о выявленных дефектах и причинах списания лакокрасочных материалов

16 ноября 2026 г. № 7

Комиссия в составе начальника цеха И. И. Иванова, технолога С. С. Сидорова и кладовщика А. А. Кузнецова осмотрела лакокрасочные материалы на складе участка окраски и установила следующее.

Эмаль ПФ-115 белая, 40 кг, партия № 214, хранилась на стеллаже у ворот склада. При вскрытии тары обнаружена плёнка и расслоение: краска загустела и для нанесения непригодна. Причина — нарушение температурного режима хранения зимой.

Комиссия предлагает списать 40 кг эмали ПФ-115 белой по причине порчи при хранении и оформить акт на списание материалов.

Председатель комиссии

Начальник цеха

____________ / И. И. Иванов /

Члены комиссии

Технолог

____________ / С. С. Сидоров /

Кладовщик

____________ / А. А. Кузнецов /

Зачем нужна дефектная ведомость на краску

Дефектная ведомость — документ комиссии: она осматривает материал и письменно фиксирует, что с ним не так, сколько его и по какой причине пора списать. Для краски это чаще всего порча при хранении, истёкший срок годности, расслоение или загустение, а также перерасход сверх нормы на конкретном заказе.

Ведомость сама по себе материал из учёта не убирает. Она обосновывает списание: на её основании издают акт на списание материалов, и уже акт служит первичным документом для бухгалтерии. Ведомость прикладывают к акту, чтобы у проверяющего была видна причина, а не только сумма.

Формы дефектной ведомости в законе нет. Компания утверждает свою приказом руководителя или приложением к учётной политике и указывает её в перечне применяемых форм.

Что указать в дефектной ведомости

Наименование и код материала: эмаль ПФ-115 белая, номенклатурный номер по справочнику.
Единицу измерения и количество: килограммы или литры — так, как краска числится на складе.
Партию, дату поступления и место хранения — по этим данным материал находят в учёте.
Что именно обнаружено: расслоение, плёнка, загустение, посторонний запах, истёкший срок годности.
Причину: нарушение условий хранения, истечение срока, перерасход на заказе.
Предложение комиссии: сколько списать и каким документом оформить.
Состав комиссии, подписи всех участников и дату осмотра.

Как оформить списание краски

Соберите комиссию. В неё включают материально ответственного работника — кладовщика или мастера участка — и специалиста, который разбирается в материале: технолога, инженера, колориста.
Осмотрите материал. Вскройте тару, оцените состояние краски и сверьте остаток по складу с учётом. Количество в ведомости должно совпадать с тем, что числится за материально ответственным лицом.
Заполните ведомость. Опишите дефект и причину так, чтобы решение было понятно без устных пояснений. Укажите количество к списанию.
Издайте акт на списание. На основании ведомости оформите акт: кто списывает, что, сколько и по какой причине. Акт подписывают те же лица, что и ведомость.
Передайте в бухгалтерию. Бухгалтерия отражает списание в учёте и хранит ведомость вместе с актом: они подтверждают, что материал выбыл не бесследно.

Чем ведомость отличается от акта на списание

Ведомость отвечает на вопрос «что случилось и почему списываем», акт — «что и сколько списали и на каком основании». Ведомость составляет комиссия по итогам осмотра, акт оформляет выбытие материала в учёте со ссылкой на ведомость.

На практике встречаются обе схемы: одни компании делают только акт с подробным описанием дефекта, другие ведут ведомость и акт отдельно. Вторая схема надёжнее, когда краски много и списывают её регулярно: ведомость показывает объём проверки, акт — движение по складу.

Если краска израсходована сверх нормы на заказе, а не испорчена, причина в ведомости другая: неверный расчёт нормы, брак при нанесении, работа на нестандартной поверхности. Акт в этом случае списывает перерасход, а ведомость объясняет, откуда он взялся.

Частые ошибки

В ведомости нет количества — акт потом не с чем сверить, и списание повисает.
Причина описана словами «пришла в негодность» без указания, что именно произошло и при каких условиях хранилась краска.
Подписал один человек: для списания нужна комиссия, а не только кладовщик.
Ведомость и акт расходятся по количеству или номенклатуре — бухгалтерия не примет такое списание.
Списывают краску, которая по документам ещё числится за другим материально ответственным лицом.

Частые вопросы

Обязательна ли дефектная ведомость, если есть акт на списание?

Закон отдельной формы ведомости не требует. Компания сама решает, вести её или ограничиться актом с описанием дефекта. Ведомость полезна там, где списаний много и нужно показать, как комиссия установила причину.

Кто подписывает дефектную ведомость на краску?

Комиссия не меньше трёх человек: материально ответственный работник и специалисты, которые могут оценить состояние материала. Ведомость утверждает руководитель или уполномоченное им лицо.

Можно ли списать краску с истёкшим сроком годности?

Да, если комиссия подтвердила, что материал непригоден. В ведомости указывают срок годности и дату, когда он истёк, а в акте — количество к списанию. Дальше краску утилизируют по правилам обращения с отходами.

Нужен ли акт на списание, если краска израсходована на работу?

На обычный расход в пределах нормы акт на списание не нужен: материал списывают по требованию-накладной или по ведомости расхода на основании производственных документов. Акт оформляют на порчу, недостачу или перерасход сверх нормы.

Сколько хранить ведомость и акт?

Документы о списании материалов хранят вместе с первичными документами учёта. Срок компания закрепляет в номенклатуре дел, опираясь на перечень типовых архивных документов.

Когда списания собираются вручную

Чтобы бумаги по складу собирались без ручной сверки

Ведомости, акты и требования на списание отнимают время у кладовщика и бухгалтера: каждую бумагу надо сверить с остатком, номенклатурой и подписями.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют количество с учётом и приносят на подпись уже готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»