Запрос объяснительной записки у работника: образец и бланк

Запрос объяснительной записки — письменное требование работодателя объяснить проступок: прогул, опоздание, невыполнение обязанностей. Ниже — бланк требования и заполненный образец, а также что делать, если работник не ответил.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Менеджеру отдела продаж

П. П. Петрову

от ООО «Ромашка»

Требование о предоставлении письменного объяснения

о причинах отсутствия на рабочем месте

16 ноября 2026 г. № 14

12 ноября 2026 года вы отсутствовали на рабочем месте с 9:00 до 18:00 без уважительной причины. Согласно табелю учёта рабочего времени это время отмечено как прогул.

На основании статьи 193 Трудового кодекса РФ прошу в течение двух рабочих дней с момента получения настоящего требования представить письменное объяснение причин отсутствия на рабочем месте.

Объяснение можно передать в отдел кадров лично или направить по адресу электронной почты. Если объяснение не будет представлено в указанный срок, будет составлен акт.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Когда работодатель вправе запросить объяснение

Статья 193 Трудового кодекса РФ требует: до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать у работника письменное объяснение. Это правило действует для любого проступка — прогула, опоздания, невыполнения должностных обязанностей.

Запрос объяснительной записки — не наказание, а обязательный шаг процедуры. Без него взыскание можно оспорить: суд проверит, дали ли работнику возможность объяснить свои действия.

Если работник уже написал объяснительную сам, отдельное требование не нужно. Запрос оформляют, когда объяснения нет или оно неполное.

Что указать в требовании

Кому адресовано: должность, фамилия и инициалы работника.
От кого: название компании и должность руководителя или уполномоченного лица.
Что произошло: дата, время и обстоятельства проступка — без оценок и выводов.
Правовое основание: статья 193 Трудового кодекса РФ.
Срок: не меньше двух рабочих дней с момента получения требования.
Куда передать объяснение: отдел кадров, канцелярия или электронная почта.
Дата и номер документа, подпись руководителя.

Как оформить запрос объяснительной

Зафиксируйте проступок. Составьте акт или докладную: кто, когда и что заметил. Без этого требование будет висеть в воздухе.
Подготовьте требование. Напишите документ по образцу: обстоятельства, ссылка на статью 193 ТК, срок и способ передачи объяснения.
Вручите под подпись. Работник ставит на требовании дату и подпись. Копию с отметкой оставьте у себя.
Отправьте, если работник отказывается. Отправьте требование заказным письмом с описью вложения на адрес из личной карточки или уведомьте по электронной почте, если такой способ закреплён в локальном акте.
Выдержите срок. Два рабочих дня — минимум. Если объяснения нет, составьте акт об отказе и только потом решайте вопрос о взыскании.

Частые ошибки

Срок меньше двух рабочих дней: работник не успевает ответить, а взыскание потом отменяют.
Нет подтверждения вручения: требование составили, но работник говорит, что не получал его.
В требовании сразу объявляют выговор: запрос объяснения — отдельный документ, приказ о взыскании издаётся позже.
Оценки вместо фактов: «систематически халатно относится» — суд такую формулировку не примет, нужны даты и обстоятельства.
Забыли, что на объяснение по каждому проступку даётся отдельный срок: один запрос на несколько нарушений путает процедуру.

Частые вопросы

Сколько дней даётся работнику на объяснение?

По статье 193 Трудового кодекса РФ — не меньше двух рабочих дней с момента получения требования. Работодатель может дать больше, но не меньше. Два рабочих дня — это срок, в который работник обязан ответить, а не срок, после которого можно уволить: взыскание применяют не позднее месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни и отпуска.

Что делать, если работник отказался подписывать требование?

Составьте акт об отказе с подписями двух свидетелей. Отказ не отменяет требование: документ считается вручённым, если есть подтверждение отправки или свидетели.

Можно ли запросить объяснение по электронной почте?

Можно, если такой способ обмена документами закреплён в локальном акте компании или трудовом договоре. Для надёжности продублируйте требование на бумаге или отправьте заказным письмом.

Что будет, если работник не представит объяснение?

По статье 193 ТК РФ отсутствие объяснения не препятствует применению взыскания. Но сначала составьте акт об отказе или о непредставлении объяснения — иначе процедура будет неполной.

Нужно ли запрашивать объяснение, если работник сам написал объяснительную?

Нет. Если объяснение уже есть, требование не нужно. Но проверьте, что оно написано до издания приказа о взыскании и содержит ответ на те обстоятельства, которые вы вменяете.

Чем запрос объяснения отличается от уведомления?

Требование обязывает работника представить объяснение в срок. Уведомление чаще информирует о факте или о последствиях — например, что объяснение не представлено. Отдельно стоит уведомление о даче объяснений: оно сообщает работнику, что от него ждут объяснение, и называет срок. Так оформляют уведомление о даче объяснений об отсутствии на рабочем месте, когда работника нет на месте и вручить требование лично некому, и уведомление о даче объяснений о невыполнении должностных обязанностей, когда проступок длящийся и о нём надо сообщить заранее. В трудовом кодексе эти названия не разграничены, поэтому выбирайте по смыслу и закрепляйте в локальном акте.

Когда разбор проступков и увольнений отнимает время у руководителя

Чтобы кадровые документы собирались по шаблону

Требования, акты и приказы по каждому проступку приходится писать заново: сверить даты, проверить сроки, не забыть подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют данные из карточки работника и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»