Журнал учёта электронных трудовых книжек: образец и бланк

Журнал учёта электронных трудовых книжек — внутренний документ компании, в котором фиксируют заявления работников о переходе на электронную книжку и выдачу бумажной. Ниже — образец заполнения и бланк в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Начат 01 января 2026 г.

Окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал учёта электронных трудовых книжек

регистрация заявлений о переходе на электронную трудовую книжку

Журнал ведётся в целях учёта заявлений работников о переходе на электронную трудовую книжку и выдачи бумажной трудовой книжки.

Записи вносятся на основании заявлений работников и приказов руководителя.

Ответственный за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен журнал учёта электронных трудовых книжек

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России. Бумажную книжку работник может оставить или перейти на электронную. Для этого он пишет заявление, а работодатель издаёт приказ.

Журнал учёта нужен, чтобы видеть, кто из работников уже перешёл на электронную книжку, когда и какое заявление подал, и была ли выдана бумажная книжка. Закон не требует вести именно журнал, но компания вправе утвердить такую форму внутренним документом. Это удобно: все заявления и приказы собираются в одном месте, и при проверке можно быстро показать, что права работников соблюдены.

Какие графы включить в журнал

Номер по порядку.
Дата регистрации заявления.
Фамилия, имя, отчество работника.
Должность и структурное подразделение.
Дата и номер заявления о переходе на электронную трудовую книжку (или об отказе от неё).
Дата и номер приказа о переходе (или об отказе).
Дата выдачи бумажной трудовой книжки, если работник её получил.
Подпись работника в получении книжки (или отметка о том, что книжка не выдавалась).
Примечание (например, причина отказа).

Как заполнять журнал

Примите заявление. Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку или об отказе от неё. Зарегистрируйте заявление в журнале в день получения.
Издайте приказ. На основании заявления руководитель издаёт приказ. Укажите его дату и номер в соответствующей графе.
Внесите запись в трудовую книжку. Если работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, внесите запись о заявлении в бумажную книжку и выдайте её на руки не позднее трёх рабочих дней. Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, выдайте книжку не позднее дня увольнения.
Отметьте выдачу книжки. В графе о выдаче бумажной книжки поставьте дату и подпись работника. Если книжка не выдавалась, напишите «не выдавалась».
Храните журнал. Журнал храните в кадровой службе. Срок хранения — не менее 5 лет после года, в котором закончено дело, если иное не установлено номенклатурой дел.

Частые ошибки

В журнале нет подписи работника в получении бумажной книжки — при споре сложно доказать, что книжку выдали.
Заявление зарегистрировано, но приказ не издан — переход не оформлен.
Журнал ведут в электронном виде без резервной копии — при сбое данные теряются.
Не указывают причину отказа от электронной книжки — это не обязательно, но помогает разобраться при вопросах.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта электронных трудовых книжек?

Закон не требует вести именно журнал. Работодатель обязан принимать заявления и издавать приказы, а форму учёта выбирает сам. Журнал — удобный способ хранить сведения о заявлениях и приказах.

Кто должен вести журнал?

Обычно это делает сотрудник кадровой службы или другой работник, назначенный приказом руководителя. В журнале указывают его должность и фамилию.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Да, если компания использует электронный документооборот или ведёт учёт в кадровой программе. Главное — обеспечить сохранность данных и возможность распечатать запись.

Что делать, если работник передумал переходить на электронную книжку?

Отказаться от перехода можно только до подачи заявления. После подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности вернуться к ведению бумажной книжки нельзя.

Нужно ли вносить в журнал работников, которые уже имеют электронную книжку?

Да, если они подали заявление о переходе. В журнал можно внести работников, подавших заявление о переходе. Тем, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную книжку не оформляют; заявление о выборе электронной книжки для этого не требуется.

Когда кадровые документы отнимают время

Чтобы рутинные бумаги собирались сами

Журналы, заявления и приказы по каждому работнику отнимают у кадровика часы: каждую бумагу нужно проверить, зарегистрировать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»