Постановление правительства о трудовых книжках

Трудовые книжки ведутся по порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 утратило силу с 1 сентября 2021 года. Ниже — действующие требования и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Работодатель: ООО «Ромашка»

Работник: И. И. Иванов

Правила ведения трудовой книжки

выписка из Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Работодатель ведёт бумажную трудовую книжку работника, сохранившего её ведение, если работник проработал у него свыше пяти дней и эта работа является для него основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях не вносятся, кроме случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) не позднее пяти рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения.

Записи заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при наличии) и подписью самого работника при его увольнении.

Ответственный за ведение трудовых книжек

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванов /

Какое постановление регулирует трудовые книжки

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и прежняя инструкция по заполнению трудовых книжек утратили силу. Сейчас форму и порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливает приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н вместе с нормами Трудового кодекса: ТК устанавливает, что трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и стаже, а приказ описывает, как её вести.

С 2021 года у каждого работника есть ещё и электронные сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК. Работодатель представляет сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд. Если работник сохранил бумажную книжку, записи о работе продолжают вносить и в неё. Постановление Правительства от 10.07.2020 № 1017 внесло в правила о книжках правки: там, где раньше речь шла только о трудовой книжке, теперь упоминаются и сведения о трудовой деятельности.

Что требуют правила от работодателя

Вести бумажную книжку работника, сохранившего её ведение, если эта работа для него основная и он проработал больше пяти дней. Для работников, впервые поступивших на работу после 2020 года, формируют электронные сведения.
Вносить записи о приёме, постоянных переводах, увольнении и основаниях прекращения договора — на основании приказа.
Не вносить сведения о взысканиях, кроме увольнения как дисциплинарного взыскания.
Делать запись не позднее пяти рабочих дней после приказа, а при увольнении — в день увольнения.
Заверять записи подписью ответственного лица, печатью работодателя (если она есть) и подписью работника при увольнении.
Вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей и хранить бланки как документы строгой отчётности.

Как заполнить трудовую книжку

Заполните титульный лист. Фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и профессия — по паспорту и документу об образовании. Работник подписывается на титульном листе, а ответственный за книжки заверяет запись и ставит печать.
Внесите запись о приёме. В разделе «Сведения о работе» укажите порядковый номер записи, дату приёма, наименование работодателя и структурного подразделения, должность и основание — номер и дату приказа.
Внесите запись о переводе. Постоянный перевод — отдельной записью с новой должностью и приказом. Временный перевод в книжку не пишут.
Внесите запись об увольнении. Дата, номер записи, статья Трудового кодекса и формулировка основания, затем номер приказа. Работник ставит подпись, ответственный заверяет запись.
Выдайте книжку. В день увольнения книжку выдают работнику под подпись в книге учёта движения трудовых книжек.

Частые ошибки

Запись об увольнении без ссылки на статью ТК: основание должно быть названо по кодексу.
Сокращения и исправления: записи пишут полностью, а неверную запись в сведениях о работе или награждении признают недействительной отдельной строкой и вносят правильную.
Временные переводы и взыскания, кроме увольнения, — их в книжку не вносят.
Книжка без подписи работника при увольнении: правила требуют ознакомить его с записями.
Нет книги учёта движения трудовых книжек: её ведение обязательно, а бланки списываются по ней.

Частые вопросы

Обязателен ли бумажный бланк трудовой книжки?

Для тех, кто сохранил бумажную книжку, работодатель продолжает её вести по порядку, утверждённому приказом Минтруда № 320н. Работники, перешедшие на электронные сведения, получают их без ведения бумажной книжки.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек в компании?

Приказом назначают ответственного — обычно из отдела кадров. Он вносит записи, ведёт книгу учёта и хранит бланки. За нарушение правил ведения предусмотрена ответственность по Кодексу об административных правонарушениях.

Что делать, если запись внесена неверно?

Неверную запись в сведениях о работе или награждении не зачёркивают: её признают недействительной и вносят правильную запись. Порядок исправления установлен приказом Минтруда № 320н.

Нужно ли вносить в книжку сведения о дистанционной работе?

Да, если для работника эта работа основная: приём и увольнение вносят на общих основаниях, а в качестве места работы указывают работодателя без адреса, если договором не предусмотрено иное.

Сколько хранят трудовые книжки после увольнения?

Невостребованные книжки хранят до востребования, а сроки хранения документов по личному составу устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы записи и приказы собирались по правилам

Каждая запись в книжке опирается на приказ, а приказы и заявления теряются между отделами и почтой.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают кадровые документы по шаблону, сверяют данные работника с приказом и приносят ответственному готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»