Неправильная запись в трудовой книжке: как исправить — образец 2023

Ошибочную запись в разделе «Сведения о работе» не зачёркивают и не замазывают: её признают недействительной и рядом пишут верную. Ниже — образец такого исправления и правила, по которым его вносят по Порядку, утверждённому приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В раздел «Сведения о работе» трудовой книжки

ТК-IV № 1234567

Петровой Анны Сергеевны

Исправление записи в трудовой книжке

о признании записи недействительной и внесении верной записи

20 ноября 2026 г.

В трудовой книжке Петровой А. С. запись за № 5 от 14 марта 2023 года о приёме на должность «менеджер по продажам» внесена с ошибкой в наименовании должности: по трудовому договору от 14.03.2023 № 12 должность называется «менеджер по работе с клиентами».

Запись за № 5 от 14 марта 2023 года недействительна. Принята на должность менеджера по работе с клиентами с 14 марта 2023 года, приказ от 14.03.2023 № 12.

Исправление внесено на основании трудового договора от 14.03.2023 № 12 и приказа от 14.03.2023 № 12.

Лицо, вносившее исправление

Специалист по кадрам

____________ / А. С. Иванова /

Работник

Петрова А. С.

____________ / /

Какие записи в трудовой книжке можно исправить, а какие нет

Трудовая книжка состоит из титульного листа, раздела «Сведения о работе» и раздела «Сведения о награждениях». Правила работы с ней с 1 сентября 2021 года задаёт Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н; действует он до 1 сентября 2027 года.

На титульном листе исправления допустимы: неверную фамилию, имя, отчество, дату рождения, образование или профессию зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильные сведения и на внутренней стороне обложки повторяют их со ссылкой на документ-основание, например паспорт или диплом.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачёркивать, подчищать и замазывать корректором нельзя. Неверную запись признают недействительной, а верную вносят новой строкой.

Как исправить неправильную запись в трудовой книжке

Найдите неверную запись. Сверьте её с приказом, трудовым договором и штатным расписанием: важно понять, что именно неверно — дата, должность, номер приказа или запись лишняя.
Создайте новый блок, если книжка уже закрыта подписью. После подписи ответственного лица и работника (а в бумажных книжках — и печати) начинают новый блок: в виде заголовка пишут полное и сокращённое наименование организации.
Признайте запись недействительной. В графе 1 ставят следующий порядковый номер, в графе 2 — дату исправления, в графе 3 пишут: «Запись за № 5 от 14.03.2023 недействительна».
Внесите верную запись. Следующей строкой в графе 3 пишут правильный текст, в графе 4 повторяют реквизиты приказа, на основании которого запись вносилась.
Закройте блок. Под исправлением ставит подпись лицо, вносившее запись, и работник; в бумажной книжке — печать организации, если она есть.

Как исправить запись в трудовой книжке: образец 2023

Если ошибка допущена в записи 2023 года и книжка уже закрыта подписью и печатью, в 2026 году исправление вносят новым блоком. В заголовке пишут наименование работодателя, затем строку с очередным номером и датой исправления, признают запись недействительной, вносят верную и повторяют номер приказа.

Год ошибки на порядок исправления не влияет: правила приказа № 320н одинаковы для записей 2023, 2024 и 2026 годов. Меняются только даты и номера в строках.

Частые ошибки при исправлении

Зачёркивают или замазывают запись корректором — так делать нельзя, запись признают недействительной.
Пишут «исправленному верить» — такой формулировки Порядок не предусматривает.
Вносят верную запись без строки о недействительности: получается две действующие записи об одном событии.
Забывают повторить в графе 4 номер и дату приказа, на основании которого внесли неверную запись.
Не ставят подпись работника и ответственного лица под новым блоком.
Продолжают прежний блок после подписи и печати — исправление вносят только новым блоком.

Когда нужен дубликат, а когда достаточно исправить запись

Дубликат трудовой книжки оформляют при утрате или повреждении книжки. При недействительной записи об увольнении или переводе его выдают по письменному заявлению работника, перенося все записи, кроме признанной недействительной.

При мелкой ошибке достаточно признать запись недействительной и внести верную. Если поступающий на работу утратил книжку или у него её нет по иной причине, работодатель по письменному заявлению оформляет новую книжку, когда закон предусматривает её ведение. Впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года бумажную книжку не оформляют.

Что делать со сведениями о трудовой деятельности в ЕФС-1

Сведения о работе по бумажной книжке дублируются в Социальный фонд: при приёме и увольнении подают форму ЕФС-1. Если ошибка попала в ранее поданные сведения, подают новую форму ЕФС-1 с исправленными данными по этому работнику.

Сведения о приёме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора подают не позднее следующего рабочего дня после соответствующего решения. Сведения о переводе на другую постоянную работу — не позднее 25-го числа следующего месяца. Исправление в бумажной книжке и исправление в ЕФС-1 делают согласованно, чтобы записи совпадали.

Частые вопросы

Можно ли зачеркнуть неправильную запись в трудовой книжке?

Нет. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачёркивать, подчищать и замазывать нельзя: неверную запись признают недействительной и рядом вносят верную.

Кто вносит исправление — прежний или новый работодатель?

Исправление вносит работодатель, у которого хранится книжка, — обычно текущий. Если ошибку допустил прежний работодатель, он может выдать справку о неверной записи, а исправление внесёт тот, у кого книжка на руках, на основании документов.

Нужен ли дубликат, если ошибка в записи 2023 года?

При утрате или повреждении книжки оформляют дубликат. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник может получить дубликат по письменному заявлению. Другие ошибки исправляют в самой книжке.

Ставят ли печать под исправлением?

В бумажной книжке блок закрывают подписью ответственного лица и работника; печать ставят, если она есть у организации. Отсутствие печати при её отсутствии у работодателя нарушением не считается.

Что делать, если ошибка в дате приёма, а запись об увольнении уже есть?

Создают новый блок: заголовок с наименованием организации, строка о недействительности записи о приёме, верная запись о приёме с правильной датой и номером приказа. Запись об увольнении при этом остаётся.

Когда кадровые документы отнимают время у собственника

Чтобы кадровые бумаги собирались сами

Трудовые книжки, приказы, ЕФС-1 и заявления сотрудников отнимают у руководителя часы: каждую бумагу надо проверить, сверить с приказом и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют реквизиты с приказами и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»