Служебная записка на отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью

Служебная записка фиксирует, почему сотрудника нужно вернуть с отдыха, и запускает оформление. Обычно для отзыва нужно согласие работника; лучше получить его письменно. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника цеха

И. И. Иванова

Служебная записка

об отзыве из отпуска в связи с производственной необходимостью

16 ноября 2026 г. № 27

Слесарь механосборочных работ С. А. Кузнецов находится в ежегодном оплачиваемом отпуске с 9 ноября по 6 декабря 2026 года. 14 ноября 2026 года вышла из строя линия сборки узла № 3, а заменить Кузнецова на этом участке некем: второй слесарь этой квалификации болеет.

Прошу согласовать отзыв Кузнецова С. А. из отпуска с 18 ноября 2026 года. Согласие работника получено, неиспользованные 19 дней отпуска он просит предоставить в феврале 2027 года.

Приложение: письменное согласие Кузнецова С. А. на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник цеха

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка об отзыве из отпуска

Отозвать сотрудника из ежегодного отпуска можно, только если он согласен, а оставшуюся часть отпуска он использует тогда, когда ему удобно (ст. 125 ТК РФ). Служебная записка нужна, чтобы у приказа была причина: руководитель подразделения объясняет, что случилось и почему без этого человека не обойтись.

Самой записки для отзыва мало. К ней прикладывают письменное согласие работника, а дальше издаётся приказ, в котором указывают дату возвращения и дни, которые сотрудник догуляет позже. Записка без согласия силу не даёт: приказ на её основании будет незаконным.

Что указать в записке

Кому адресована: руководителю компании или тому, кто решает вопросы отпусков.
Кто пишет: должность и фамилия руководителя подразделения.
Работник: фамилия, имя, отчество, должность, период отпуска по приказу.
Причина: что именно случилось и почему работу нельзя поручить другому.
Дата, с которой сотрудника нужно вернуть, и когда он догуляет остаток.
Отметка о том, что согласие работника получено, и приложение — само согласие.
Подпись автора, а при принятом в компании порядке — виза кадровика.

Как оформить отзыв

Проверьте, можно ли отзывать. Нельзя отзывать беременных женщин и работников до 18 лет. Занятого на вредных или опасных работах можно отозвать только в исключительных случаях, указанных в статье 125 ТК РФ, например для предотвращения производственной аварии; часы такой работы оплачивают не менее чем в двойном размере.
Возьмите письменное согласие. Согласие лучше оформить отдельным документом или заявлением работника: в споре оно подтвердит, что отзыв добровольный.
Напишите записку. Руководитель подразделения излагает причину и просит согласовать отзыв с конкретной даты.
Издайте приказ. На основании записки и согласия кадровик готовит приказ об отзыве: дата возвращения и дни, которые сотрудник догуляет.
Отметьте остаток отпуска. Неиспользованные дни вносят в график отпусков и предоставляют в удобное для работника время.

Частые ошибки

Пишут записку задним числом, когда сотрудник уже работает, — тогда причину отзыва подтвердить нечем.
Оформляют только приказ, без письменного согласия работника.
Отзывают беременную женщину или несовершеннолетнего — это прямо запрещено.
Не фиксируют, сколько дней отпуска осталось и когда их отдадут.
Оставляют причину общей: «производственная необходимость» без фактов не убеждает ни суд, ни работника.

Частые вопросы

Обязателен ли письменный отзыв из отпуска?

Порядок законом детально не прописан, но закон требует согласия работника на отзыв. Лучше оформить его письменно: так проще подтвердить добровольность отзыва при споре. Служебная записка — удобный способ зафиксировать причину и получить визу руководителя до издания приказа.

Кого нельзя отзывать из отпуска?

Беременных женщин и работников до 18 лет отзывать нельзя. Работников, занятых на вредных или опасных работах, можно отозвать только в исключительных случаях, перечисленных в статье 125 ТК РФ, с оплатой соответствующих часов не менее чем в двойном размере. Обычно отзыв требует согласия работника.

Что делать с неиспользованными днями отпуска?

По выбору работника остаток предоставляют в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединяют к отпуску за следующий рабочий год. Дни стоит занести в график отпусков, чтобы остаток не потерялся.

Можно ли отозвать сотрудника без его согласия, если он на испытательном сроке?

Нет. Испытательный срок не отменяет правило о согласии работника на отзыв. Согласие лучше оформить письменно, чтобы подтвердить его при споре.

Кто пишет служебную записку — кадровик или руководитель подразделения?

Обычно руководитель подразделения, где работает сотрудник: он знает причину. Кадровик проверяет реквизиты, визирует записку и готовит приказ.

Пока записки и согласования идут по цепочке, работа стоит

Чтобы документы собирались без ручной пересылки

Записка об отзыве, согласие, приказ и правка графика отпусков — четыре документа на одного человека. Когда таких случаев десятки, часть бумаг теряется, а решения застревают у руководителя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают данные из кадровой системы и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»