Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец и бланк

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки работодатель вручает работнику, чтобы тот выбрал формат: оставить бумажную книжку или перейти на электронную. Ниже — бланк в Word и заполненный образец, а ещё порядок действий, когда работник принёс заявление о переходе.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Ивановой Марии Сергеевне

оператору call-центра

от ООО «Ромашка»

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

о праве выбрать формат сведений о трудовой деятельности

16 ноября 2026 г. № 7

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся в электронном виде и передаются в Социальный фонд России. Работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, выбирает, как вести сведения дальше: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Прошу до 30 ноября 2026 года подать письменное заявление о выборе одного из вариантов: продолжать ведение бумажной трудовой книжки либо перейти на электронную трудовую книжку и получать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Если заявление не поступит, работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку. Заявление составляется в свободной форме и сдаётся в отдел кадров.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / А. А. Смирнов /

Работник ознакомлен

Оператор call-центра

____________ / М. С. Иванова /

Зачем нужно уведомление

С 2021 года сведения о трудовой деятельности работника работодатель передаёт в Социальный фонд России, а бумажную книжку продолжают вести тем, кто выбрал её письменно, и работникам с правом выбора, которые не подали ни одного заявления. Переход на электронную книжку — решение работника, принудить к нему нельзя (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Уведомление нужно, чтобы этот выбор был зафиксирован. Пока работник не подал заявление, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку — даже если тот считает, что уже перешёл на электронную.

Для работников, впервые устроившихся после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют вовсе: сведения о них ведутся только электронно (ч. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ), уведомление им не нужно.

Что указать в уведомлении

Кому адресовано: фамилия, имя, отчество работника и его должность.
От кого: наименование организации или ИП и должность подписанта.
Дата и номер, если уведомления регистрируют в компании.
Норма об электронных сведениях о трудовой деятельности и о праве работника выбрать формат.
Просьба подать письменное заявление с указанием срока.
Последствие молчания: работодатель продолжит вести бумажную книжку.
Подпись работодателя и отметка работника об ознакомлении с датой.

Как вручить уведомление

Проверьте, кому оно нужно. Уведомление получают работники, у которых есть бумажная трудная книжка и которые ещё не подали заявление о выборе формата. Тем, кто впервые устроился после 31.12.2020, уведомление не вручают.
Вручите под подпись. Вручите уведомление лично и попросите работника поставить дату и подпись. Подпись подтверждает, что работник знает о праве выбора.
Дождитесь заявления. Заявление работник пишет в свободной форме: фамилия, должность и воля — оставить бумажную книжку или перейти на электронную.
Оформите выбор. Переход оформляют приказом, вносят запись в трудовую книжку о переходе на электронные сведения и сдают отчётность в СФР.
Храните документы. Уведомления и заявления храните в личном деле работника: они подтверждают, что выбор зафиксирован.

Что происходит после заявления работника

Работник вправе перейти на электронную книжку в любой момент — достаточно письменного заявления. У работодателя появляются жёсткие сроки.

Бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронные сведения выдают не позднее трёх рабочих дней со дня заявления. Если до увольнения осталось меньше трёх рабочих дней, книжку выдают не позднее дня увольнения. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 о переходе сдают в Социальный фонд не позднее 25-го числа следующего месяца (ст. 2 закона № 439-ФЗ, п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Нарушение сроков — административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Частые ошибки

Уведомление не вручили, и выбор работника нигде не зафиксирован — юридически он остался на бумажной книжке.
Работодатель сам решил перевести всех на электронные книжки приказом: так нельзя, нужна воля работника.
Бумажную книжку не выдали в трёхдневный срок после заявления.
Забыли сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 о переходе.
Уведомление вручили работнику, принятому после 31.12.2020, у которого бумажной книжки нет.

Частые вопросы

Обязан ли работодатель уведомлять работников о переходе на электронные книжки в 2026 году?

Обязанность оповестить всех работников о праве выбора действовала до конца 2020 года. Сейчас уведомление вручают, если работник ещё не зафиксировал выбор: пока заявления нет, работодатель ведёт бумажную книжку. Вручить уведомление повторно не запрещено.

Можно ли перевести работника на электронную книжку без его заявления?

Нет. Переход возможен только по инициативе работника (ч. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Приказ работодателя без заявления силы не имеет.

В какой форме работник пишет заявление?

В свободной форме: фамилия, должность и чёткое волеизъявление — оставить бумажную книжку или перейти на электронную. Единого бланка закон не устанавливает.

Можно ли перейти обратно на бумажную книжку?

Нет. Выбор формата работник делает один раз: после перехода на электронную книжку вернуться к бумажной нельзя.

Что выдаёт работодатель при переходе на электронную книжку?

Бумажную трудовую книжку с записью о переходе на электронные сведения — в течение 3 рабочих дней со дня заявления. Дальше сведения о работе работник получает по форме СТД-Р у текущего работодателя.

Сколько хранить уведомление и заявление?

Их хранят в личном деле работника. Сроки устанавливает номенклатура дел компании по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда кадровые бумаги держатся на памяти одного человека

Чтобы уведомления и заявления собирались сами

Уведомления, заявления и приказы по каждому работнику легко потерять: один уволился, другой перешёл на электронную книжку, у третьего выбор так и не зафиксирован.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, проверяют, у кого из работников нет заявления, и приносят кадровику готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»