Акт о недовложении: образец и бланк

Акт о недовложении фиксирует, что во вложении не хватает части: документов, товара, комплектующих. Его составляют в момент вскрытия или приёмки, пока упаковка и содержимое не разошлись. Ниже — бланк в Word и образец заполнения по недостаче в посылке поставщика.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Комиссия в составе:

кладовщик А. С. Волков,

бухгалтер М. И. Соколова,

менеджер по закупкам Д. Р. Ахметов

Акт о недовложении

по отправлению № 4471 от 3 ноября 2026 г.

5 ноября 2026 г. № 12

5 ноября 2026 года при вскрытии посылки по отправлению № 4471 от ООО «Поставка» обнаружено недовложение: по накладной № 4471 значится 40 комплектов крепежа, фактически поступило 36 комплектов. Недостача — 4 комплекта.

Упаковка нарушений не имела, пломбы целы, масса посылки 12,4 кг против указанных отправителем 13,1 кг.

Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр направлен поставщику вместе с претензией, второй хранится в бухгалтерии.

Члены комиссии

Кладовщик

____________ / А. С. Волков /

Что такое акт о недовложении

Акт о недовложении — документ, которым получатель фиксирует недостачу во вложении: в посылке, контейнере, пачке документов не хватает части того, что указано в описи, накладной или спецификации.

Закон отдельной формы для такого акта не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или в инструкции по делопроизводству, а сам акт составляют в момент вскрытия, пока можно проверить упаковку, пломбы и вес. Акт — основание для претензии поставщику или перевозчику и для записи в учёте о фактически поступившем количестве.

Что указать в акте о недовложении

Название организации и место составления.
Дату и номер акта, а также номер отправления, накладной или описи, к которой относится вложение.
Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы тех, кто вскрывал и пересчитывал.
Что именно не хватает: наименование, количество по документу и фактически поступившее количество.
Состояние упаковки и пломб, вес отправления, если он указан отправителем.
Сколько экземпляров составлено и куда направлен каждый.
Подписи членов комиссии с расшифровкой.

Как составить акт о недовложении

Вскройте при свидетелях. Пригласите двух-трёх сотрудников, которые не отвечают за приёмку этого вложения: так акт не превратится в слово против слова.
Сверьте с документом. Пересчитайте содержимое и сравните с описью, накладной или спецификацией: что значится и что пришло.
Опишите упаковку. Запишите состояние пломб, коробки, вес. Целые пломбы при недостаче — довод в пользу того, что недоложил отправитель.
Заполните акт. Внесите наименования, количество по документу, фактическое количество и разницу. Ошибки не зачёркивайте — исправляйте оговоркой и подписями.
Подпишите и направьте. Подпишите акт всеми членами комиссии, приложите фото и направьте экземпляр поставщику вместе с претензией.

Частые ошибки

Акт составляют через день после вскрытия — доказать недостачу уже сложно.
В акте нет количества по документу: видно, что не хватает, но не видно, сколько должно было быть.
Не описана упаковка — поставщик отвечает, что недостачу допустил получатель после вскрытия.
Акт подписал один кладовщик, который сам принимал груз: нет независимых свидетелей.
Акт составили, но претензию не направили, и срок на неё истёк.

Частые вопросы

Обязательна ли форма акта о недовложении?

Нет. Закон формы не устанавливает, поэтому компания утверждает свой бланк. Акт, составленный в свободной форме с подписями комиссии, имеет ту же силу, если в компании нет обязательного бланка.

Кто подписывает акт о недовложении?

Комиссия из нескольких сотрудников: те, кто вскрывал, пересчитывал и отвечает за приёмку. Один подписант — слабое доказательство в споре с поставщиком.

Что делать дальше после акта?

Направить поставщику или перевозчику претензию с копией акта и приложением документов: накладной, описи, фото. По денежным требованиям из сделок в арбитражный суд идут по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок.

Можно ли составить акт по электронной почте?

Можно, если стороны согласовали обмен документами по электронной почте и в договоре указаны адреса. Для спора надёжнее бумажный акт с живыми подписями и фото вскрытия.

Нужно ли вызывать поставщика на вскрытие?

Если договор или правила перевозки требуют уведомить отправителя о вскрытии, вызовите его. Если он не пришёл, составьте акт своей комиссией и отметьте, что отправитель уведомлён и не явился.

Сколько хранить акт о недовложении?

Срок зависит от назначения: акт, которым оформлена приёмка товара, хранят вместе с первичными документами, а документы для расчёта налогов — 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, если иной срок не установлен.

Когда приёмка, претензии и сверки держат на себе менеджеры

Чтобы недовложения и расхождения ловились сами

Каждую поставку надо сверить с накладной, посчитать, составить акт и написать претензию. На потоке такие мелочи теряются, а деньги уходят.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют поступившие документы с заказом, отмечают расхождения и готовят акт с претензией на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»