Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Докладная или докладная записка: как правильно

«Докладная» и «докладная записка» — одно и то же. Первое слово — разговорное сокращение, второе — официальное название документа. Ниже — чем отличаются виды докладных записок, какие реквизиты нужны по ГОСТ и как заполнить бланк.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Докладная записка

о нарушении сроков сдачи отчёта

16 ноября 2026 г. № 14

В соответствии с приказом от 01.11.2026 № 45 отдел продаж должен был сдать квартальный отчёт до 15 ноября. Отчёт не сдан, сотрудник, ответственный за подготовку, на работе отсутствует.

Прошу обязать ответственного сотрудника сдать отчёт до 18 ноября и рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании.

Приложение: служебная записка от 14.11.2026 № 7 на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Докладная или докладная записка: как правильно

Оба варианта верны, но у них разный статус. «Докладная записка» — официальное название документа, которое используют в делопроизводстве, инструкциях и ГОСТ. «Докладная» — разговорное сокращение, допустимое в устной речи.

В шапке документа, в журнале регистрации и в тексте приказа пишите «докладная записка». Если руководитель просит «написать докладную», он имеет в виду тот же документ. Докладная записка по ГОСТ оформляется как обычный внутренний документ: реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97, адресат, дата, подпись. Отдельного ГОСТа именно на докладную записку нет, поэтому её оформляют по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов. Докладная записка по ГОСТ — это документ с реквизитами по ГОСТ Р 7.0.97: наименование вида документа, адресат, дата, подпись.

Виды докладных записок в делопроизводстве

  • Информационная — сообщает о ходе работ, о выполнении поручения или о возникшей проблеме.
  • Инициативная — содержит предложение, просьбу или требование к руководителю (например, о закупке оборудования).
  • Отчётная — представляет результаты работы за период или по конкретному заданию.
  • По дисциплинарным вопросам — фиксирует нарушение трудовой дисциплины и служит основанием для взыскания.

Реквизиты докладной записки по ГОСТ

  • Наименование организации (если записка оформляется на бланке).
  • Адресат: должность, фамилия и инициалы руководителя в дательном падеже.
  • Автор: должность, фамилия и инициалы — в родительном падеже с предлогом «от».
  • Название документа: «Докладная записка».
  • Заголовок к тексту: кратко о чём записка.
  • Дата и регистрационный номер (если в компании ведут регистрацию).
  • Текст: изложение фактов, затем просьба или предложение.
  • Приложения (при наличии).
  • Подпись автора с расшифровкой.

Докладная записка по ГОСТ: что учесть

ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» задаёт состав реквизитов и правила их размещения. Компания может применять его добровольно или закрепить в инструкции по делопроизводству.

По ГОСТ адресат указывается в правом верхнем углу, автор — под ним, дата и номер — слева под названием документа. Текст печатают с абзацного отступа, подпись — в нижней части листа.

Как оформить докладную записку

  1. Выберите адресата. Пишите на имя руководителя, в чьей компетенции решить вопрос: генерального директора, начальника отдела, директора по персоналу.
  2. Укажите автора. Должность и фамилия с инициалами — от кого записка. Если записку готовит несколько сотрудников, подписывает её один, остальные указываются в тексте.
  3. Изложите суть. Первый абзац — факты: что произошло, когда, какие последствия. Ссылайтесь на документы, приказы, даты.
  4. Сформулируйте просьбу. Второй абзац начинается со слов «прошу» или «предлагаю». Укажите, что именно нужно сделать и к какому сроку.
  5. Подпишите и зарегистрируйте. Подпись с расшифровкой. Если в компании есть журнал регистрации, присвойте номер и дату.

Частые вопросы

Чем докладная записка отличается от служебной?

Служебная записка — более широкое понятие: её пишут по любому рабочему вопросу, часто между отделами. Докладная записка обычно адресована руководителю и сообщает о факте, требующем решения, в том числе о нарушении. В разных компаниях границу определяет инструкция по делопроизводству.

Нужно ли регистрировать докладную записку?

Если в компании принята регистрация внутренних документов, записку регистрируют в журнале или в системе электронного документооборота. Это помогает доказать дату, когда руководитель узнал о проблеме.

Можно ли написать докладную записку от руки?

Да, закон не требует машинописного текста. Главное — наличие подписи автора и даты.

Обязательно ли ссылаться на ГОСТ?

Нет, ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяют добровольно, если компания не закрепила его в своих локальных актах. Но оформление по ГОСТ упрощает работу с документом.

Когда докладные и служебные записки отнимают время

Автоматизируйте подготовку внутренних документов

Руководитель тратит часы на чтение и проверку записок, заявок и согласований. Часть этой работы можно передать ИИ-агенту.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют суммы и сроки и приносят руководителю готовый проект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы