Регламент по работе с дебиторской задолженностью: образец

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — внутренний документ компании: кто и в какой срок напоминает клиенту об оплате, до какой суммы можно отгружать без предоплаты, когда продажи останавливаются и кто идёт в суд. Ниже — бланк и заполненный образец для компании, которая отгружает с отсрочкой.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

02.11.2026

Регламент по работе с дебиторской задолженностью

порядок учёта, контроля и взыскания задолженности покупателей

02.11.2026 № 25-Р

1.1. Регламент устанавливает порядок работы работников ООО «Ромашка» с задолженностью покупателей: учёт, контроль сроков оплаты, напоминания, ограничение отгрузок и передачу долга на взыскание.

1.2. Регламент обязателен для коммерческого отдела, бухгалтерии и финансового департамента. Ответственный за ведение реестра задолженности — бухгалтерия.

2.1. Отсрочка платежа предоставляется покупателю только по договору, в котором указан срок оплаты. Предельная сумма отгрузки без предоплаты одному покупателю — 500 000 рублей; сверх этой суммы отгрузка только с согласия финансового директора.

3.1. Менеджер отдела продаж напоминает покупателю об оплате за три рабочих дня до срока и на следующий день после срока. Бухгалтерия ежедневно сверяет поступления с реестром и передаёт менеджерам список просроченных счетов.

4.1. При просрочке свыше 10 календарных дней отгрузки покупателю приостанавливаются до полного погашения долга. Решение о возобновлении отгрузок принимает коммерческий директор.

5.1. При просрочке свыше 30 календарных дней дело передаётся юристу. Юрист готовит претензию; если покупатель не ответил на претензию, вопрос о подаче иска решает генеральный директор.

6.1. Коммерческий директор до 5-го числа каждого месяца сдаёт генеральному директору отчёт о дебиторской задолженности: сумма по срокам, крупнейшие должники, движение за месяц, принятые меры.

Разработал

Финансовый директор

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен регламент по дебиторской задолженности

Пока порядок работы с долгами клиентов держится в голове у руководителя, каждый менеджер решает сам: одному покупателю звонит через неделю, другому — через месяц, одному отгружает без денег, другому нет. Регламент превращает это в общее правило: кто, когда и что делает с долгом.

Закон форму такого документа не задаёт. Компания утверждает его приказом руководителя, и с этого момента он обязателен для сотрудников — как любая внутренняя инструкция. Регламент не заменяет договор с покупателем: сроки и ответственность за просрочку должны быть в договоре, а регламент описывает, как компания эти сроки контролирует.

Что описать в регламенте

Кто ведёт реестр задолженности и с какой периодичностью его обновляет.
Предельная сумма отгрузки без предоплаты одному покупателю и кто даёт согласие на исключение.
Сроки напоминаний: до наступления срока оплаты и после.
При какой просрочке отгрузки приостанавливаются и кто их возобновляет.
При какой просрочке дело передают юристу и кто решает вопрос о претензии и иске.
Что входит в отчёт о задолженности, кому и к какому числу его сдают.
Как хранят документы по долгам: договоры, счета, акты сверки, переписку.

Как составить регламент

Соберите, как работают сейчас. Спросите менеджеров и бухгалтерию, кто сейчас напоминает об оплате и в какой срок. Часто выясняется, что напоминает каждый по-своему, а реестра нет вовсе.
Определите лимит отгрузки. Посчитайте, какую сумму компания готова держать в долгах у одного покупателя без риска для платежей. Лимит ставьте в регламент числом, а не словами «в разумных пределах».
Распишите сроки и ответственных. Каждому этапу — от напоминания до иска — назначьте срок в днях и сотрудника, который за него отвечает. Этап без ответственного не работает.
Согласуйте с юристом и бухгалтерией. Проверьте, что регламент не расходится с договорами и учётной политикой: сроки оплаты в договоре и в регламенте должны совпадать.
Утвердите приказом и доведите до людей. Подпишите регламент у руководителя, ознакомьте сотрудников под подпись и положите файл туда, где его найдут: в общую папку или регламентную базу.
Пересматривайте раз в год. Рынок и клиенты меняются: лимиты и сроки, удобные год назад, могут уже не подходить. Внесите в регламент дату пересмотра.

Частые ошибки

Регламент описывает только взыскание, а профилактики нет: лимитов отгрузки, проверки покупателя перед первой поставкой.
Сроки указаны словами «своевременно» и «оперативно» — каждый понимает их по-своему.
Нет ответственного за реестр: бухгалтерия считает, что долги — дело продаж, продажи — что дело бухгалтерии.
Регламент противоречит договору: в договоре отсрочка 30 дней, в регламенте отгрузки останавливают на 10-й день — покупатель вправе считать это нарушением.
Документ утвердили и забыли: через год в нём числятся уволенные сотрудники и старые лимиты.

Частые вопросы

Чем регламент отличается от положения о работе с дебиторской задолженностью?

По сути ничем: положение — то же самое, только название другое. В одних компаниях внутренние документы называют регламентами, в других — положениями. Выбирайте одно название и придерживайтесь его во всех документах компании.

Обязателен ли регламент по закону?

Нет, закон такого документа не требует. Но если компания хочет дисциплинировать работу с долгами и потом доказать, что сотрудник нарушил порядок, документ нужен: без него не к чему привязать ответственность.

Можно ли включить регламент в договор с покупателем?

Сам регламент — внутренний документ, и стороны договора им не связаны. Условия об отсрочке, неустойке и приостановке поставок должны быть в договоре; регламент лишь говорит сотрудникам, как эти условия исполнять.

Какой срок исковой давности по долгу покупателя?

Общий срок — три года (ст. 196 ГК РФ). Он отсчитывается со дня, когда компания узнала о нарушении права, то есть со дня, следующего за сроком оплаты по договору. Переписка с должником и акт сверки могут прервать течение срока — такие документы стоит хранить.

Что делать, если покупатель не платит и на претензию не отвечает?

Передать дело юристу: он оценит документы, подготовит иск и посчитает проценты по ст. 395 ГК РФ или договорную неустойку. Взыскание — отдельная работа, и регламент лишь определяет, когда её пора начинать.

Читать в журнале

Когда долги клиентов держат кассу

Чтобы напоминания и реестр долгов шли без ручного труда

Реестр задолженности, напоминания покупателям и отчёт руководителю съедают время бухгалтерии и менеджеров, а просрочку замечают, когда деньги уже нужны.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент сверяет поступления с реестром, готовит напоминания по шаблону регламента и приносит руководителю список просроченных счетов с принятыми мерами.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»