Штатное расписание и должностные инструкции: образцы и бланки

Штатное расписание фиксирует структуру компании, должности и оклады, а должностная инструкция описывает, что именно делает сотрудник на своей должности. Ниже — бланки в Word и образцы заполнения обоих документов.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Штатное расписание

на 2027 год

16 ноября 2026 г. № 14

Структурное подразделение: отдел продаж. Должность: менеджер по продажам. Количество штатных единиц: 4. Оклад: 80 000 рублей. Надбавки: нет.

Структурное подразделение: бухгалтерия. Должность: главный бухгалтер. Количество штатных единиц: 1. Оклад: 120 000 рублей. Надбавки: нет.

Итого по организации: 5 штатных единиц, месячный фонд оплаты труда — 440 000 рублей.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. А. Смирнова /

Что такое штатное расписание и должностная инструкция

Штатное расписание — внутренний документ, который показывает, из каких подразделений состоит компания, какие в ней есть должности, сколько по каждой должности штатных единиц и какой оклад установлен. Форму № Т-3 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. Применять её необязательно, но она удобна: в ней уже есть все нужные графы.

Должностная инструкция — документ на конкретную должность, в котором перечислены обязанности, права и ответственность сотрудника. Закон её форму не устанавливает, компания разрабатывает инструкцию сама и утверждает руководителем.

Что указать в штатном расписании

Наименование организации и дату, на которую составлено расписание.
Структурные подразделения в порядке подчинённости.
Должности по штату с кодом подразделения, если коды используете.
Количество штатных единиц по каждой должности.
Оклад или тарифную ставку в рублях.
Надбавки и доплаты, если они установлены.
Итоговые суммы по подразделениям и по организации в целом.
Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, гриф утверждения руководителя.

Что включить в должностную инструкцию

Общие положения: наименование должности, кому подчиняется сотрудник, кому подчиняются его подчинённые, порядок назначения и освобождения от должности.
Требования к квалификации: образование, стаж, знания и навыки.
Должностные обязанности: конкретные действия и результат, за который отвечает сотрудник.
Права: что сотрудник вправе запрашивать, подписывать, согласовывать.
Ответственность: за что и в каких пределах отвечает.
Порядок взаимодействия с другими подразделениями.
Подпись руководителя и ознакомление сотрудника.

Как составить и утвердить документы

Определите структуру и должности. Соберите потребности подразделений, проверьте, чтобы названия должностей совпадали с квалификационными справочниками, если работа даёт право на льготы или ограничения.
Посчитайте численность и фонд оплаты. Укажите количество штатных единиц по каждой должности и оклад. Итог по организации сверьте с бюджетом на оплату труда.
Утвердите штатное расписание. Подпишите у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, утвердите приказом или грифом руководителя. Ознакомьте сотрудников, если расписание меняет их оклады.
Разработайте должностные инструкции. На каждую должность из штатного расписания составьте инструкцию. Согласуйте с руководителем подразделения и юристом.
Ознакомьте сотрудников. При приёме на работу ознакомьте с инструкцией под подпись до подписания трудового договора; при изменении инструкции — в порядке, установленном трудовым законодательством.

Частые ошибки

В штатном расписании указывают фамилии сотрудников — там должны быть только должности и количество единиц.
Начисленная за месяц зарплата ниже МРОТ при полной норме времени и выполнении норм труда — это нарушение трудового законодательства, сам оклад может быть ниже МРОТ.
Должностная инструкция дублирует трудовой договор или противоречит ему: обязанности в инструкции должны соответствовать трудовой функции в договоре.
Инструкцию утверждают без ознакомления сотрудника — работник не знает своих обязанностей, а работодатель не может привлечь его к ответственности за их неисполнение.
Штатное расписание меняют без приказа и без ознакомления сотрудников, чьи оклады затронуты.

Частые вопросы

Обязательно ли вести штатное расписание?

Прямого требования в Трудовом кодексе нет, но оно нужно для расчёта зарплаты, определения численности и обоснования расходов. Суды и проверяющие считают его обязательным кадровым документом.

Можно ли использовать форму № Т-3?

Да, форма № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется как рекомендуемая. Компания вправе разработать свою форму и утвердить её локальным актом.

Кто подписывает штатное расписание?

Руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. Если этих должностей нет, подписывает тот, на кого возложены обязанности.

Нужна ли должностная инструкция, если обязанности есть в трудовом договоре?

Не обязательна, но удобна: в договоре обычно указывают краткую трудовую функцию, а подробный перечень обязанностей, прав и ответственности выносят в инструкцию. Главное — чтобы они не противоречили друг другу.

Как часто пересматривают штатное расписание?

Срок законом не установлен. Компания составляет расписание на год или на неопределённый срок и вносит изменения при появлении или сокращении должностей, изменении окладов.

Нужно ли знакомить сотрудника с должностной инструкцией?

Да, при приёме на работу до подписания трудового договора. При изменении инструкции, если она меняет обязанности, соблюдают порядок изменения определённых сторонами условий трудового договора по статье 74 ТК РФ.

Читать в журнале

Матрица ответственности: где все отвечают и где не отвечает никто

Когда штатное расписание и инструкции приходится переписывать вручную

Чтобы кадровые документы собирались сами

Штатное расписание, инструкции и приказы об изменениях готовят вручную, а потом сверяют между собой и с трудовыми договорами. На это уходят дни, и ошибки всплывают уже при проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют должности и оклады со штатным расписанием и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»