Согласие сотрудника на хранение копии личных документов в личном деле: образец

Копии паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома и свидетельств о детях держат в личном деле только с письменного согласия работника. Ниже — бланк и заполненный образец: какие копии, зачем, сколько хранить и как работник может согласие отозвать.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела продаж

И. И. Иванова

Согласие на обработку персональных данных

на хранение копий личных документов в личном деле

16 ноября 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт 45 06 № 123456 выдан 12.03.2006 ОВД района Хамовники г. Москвы, даю ООО «Ромашка», адрес: 119034, г. Москва, ул. Пречистенка, д. 10, согласие на обработку моих персональных данных.

Согласие даю на хранение в моём личном деле копий следующих документов: паспорта, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе, диплома о высшем образовании, свидетельства о браке, свидетельств о рождении двоих детей.

Цель обработки — ведение личного дела работника: подтверждение сведений при приёме на работу, оформление кадровых документов, предоставление гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством.

Перечень действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение копий перечисленных документов. Обработка автоматизированная и без средств автоматизации.

Согласие действует до прекращения трудового договора и в течение срока хранения личного дела, установленного номенклатурой дел ООО «Ромашка». Согласие можно отозвать в любое время письменным заявлением; после отзыва копии документов возвращаются мне или уничтожаются в порядке, установленном оператором.

Работник

И. И. Иванов

____________ / /

Отметка оператора

Согласие принял: специалист по кадрам А. С. Смирнова, 16.11.2026

____________ / /

Зачем нужно письменное согласие

Копии паспорта, СНИЛС, ИНН, диплома, военного билета, свидетельств о браке и о рождении детей — это персональные данные. Закон № 152-ФЗ требует, чтобы у работодателя было законное основание обработки: согласие работника либо основание, прямо названное в законе.

Порядок ведения личных дел трудовое законодательство не устанавливает. Роструд на своих разъяснениях держится правила: копии таких документов хранят в личном деле только с письменного согласия работника, а без согласия их возвращают работнику или уничтожают. Поэтому согласие оформляют отдельным документом до того, как копии подшиты в дело.

С 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельно от других документов, которые человек подписывает: от трудового договора, заявления о приёме, ознакомления с локальными актами.

Что указать в согласии

Свои фамилию, имя, отчество и паспортные данные — чтобы было понятно, кто именно даёт согласие.
Наименование и адрес работодателя как оператора персональных данных.
Точный перечень копий: паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом, военный билет, свидетельства о браке и о рождении детей — только те, что действительно лежат в деле.
Цель обработки: ведение личного дела, подтверждение сведений при приёме, оформление кадровых документов, предоставление гарантий и компенсаций.
Перечень действий с данными: сбор, хранение, уточнение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
Срок действия согласия и порядок отзыва: письменное заявление, после которого копии возвращают или уничтожают.
Дату и подпись работника, отметку сотрудника кадров о приёме согласия.

Как оформить согласие

Определите, какие копии нужны. Оставьте в деле только те копии, без которых не обойтись: подтверждение права на работу, образование, льготы и гарантии. Всё остальное не собирайте.
Составьте текст под своё дело. Перечислите копии поимённо, назовите цель и срок. Общая формулировка «на обработку персональных данных в целях кадрового учёта» не показывает, зачем лежит копия паспорта.
Возьмите согласие до подшивки. Согласие подписывают до того, как копии попадут в личное дело. Иначе хранение идёт без основания.
Зарегистрируйте и подшейте. Отметьте приём согласия, подшейте его в дело рядом с копиями — так при проверке видно основание хранения.
Держите срок и отзыв под контролем. Когда срок согласия истёк или работник его отозвал, проверяют, есть ли другое законное основание хранения; если его нет, обработку прекращают и копии уничтожают либо возвращают работнику с соблюдением требований закона.

Частые ошибки

Согласие взято после того, как копии уже лежат в деле: хранение до подписи идёт без основания.
В перечне копий нет части документов, которые фактически подшиты, — согласие их не покрывает.
Цель описана общими словами, из неё не видно, зачем работодателю копия паспорта или свидетельства о браке.
Срок не указан, и согласие живёт бессрочно, хотя надобность в копиях отпала.
Нет порядка отзыва: работник просит убрать копии, а работодатель не знает, что с ними делать.
Согласие включено мелким шрифтом в трудовой договор или в заявление о приёме — с 1 сентября 2025 года так нельзя.

Частые вопросы

Можно ли хранить копии паспорта и СНИЛС в личном деле?

Можно, если работник дал на это письменное согласие. Без согласия копии возвращают работнику или уничтожают. Порядок ведения личных дел закон не устанавливает, поэтому опору даёт Закон № 152-ФЗ и разъяснения Роструда.

Нужно ли отдельное согласие, если работник уже подписал согласие на обработку данных при приёме?

Да, если в том согласии нет копий личных документов и цели их хранения. С 1 сентября 2025 года согласие оформляют отдельно от документов, которые человек подписывает при трудоустройстве.

На какой срок дают согласие?

Срок работодатель определяет сам: до прекращения трудового договора, до конца срока хранения личного дела по номенклатуре дел или до конкретной даты. Главное — назвать его в тексте, а не оставлять согласие бессрочным.

Можно ли отозвать согласие?

Да, в любое время письменным заявлением. После отзыва работодатель прекращает обработку копий и возвращает их работнику или уничтожает; если закон требует хранить документ дальше, обработка продолжается на этом основании.

Что будет, если хранить копии без согласия?

Это обработка персональных данных без законного основания. Роструд в таких случаях требует вернуть копии работнику или уничтожить их, а Роскомнадзор при проверке может привлечь работодателя к ответственности по статье 13.11 КоАП РФ.

Нужно ли согласие на копию трудовой книжки?

Да, копия трудовой книжки тоже персональные данные. Если бумажную книжку ведёт работодатель, сама книжка хранится у него по закону, но копия для личного дела требует согласия работника.

Когда согласия и личные дела отнимают время у кадров

Чтобы кадровые документы собирались сами

Согласия, заявления и копии документов приходят в разных видах: бумагой, сканами в почте, фотографиями в мессенджере. Каждое надо проверить, подписать и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие документы, проверяют заполнение по шаблону и приносят кадровику готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»