Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

График отпусков: образец и бланк

График отпусков — документ, по которому работники уходят в ежегодный оплачиваемый отпуск. Ниже — бланк и заполненный образец на год: кто, когда и на сколько дней отдыхает, как учесть льготников и что делать, если планы поменялись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«15» декабря 2026 г.

График отпусков

на 2027 год

№ 12 от 15 декабря 2026 г.

Структурное подразделение: отдел продаж

И. И. Иванов, менеджер, 28 календарных дней — с 12.01.2027 по 08.02.2027

П. П. Петров, генеральный директор, 14 календарных дней — с 03.08.2027 по 16.08.2027

Начальник отдела кадров А. С. Смирнова

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужен график отпусков

График отпусков — обязательный кадровый документ. В нём расписано, кто из работников и когда идёт в ежегодный оплачиваемый отпуск. Без графика работодатель не может законно отправить человека отдыхать: об отпуске предупреждают не позднее чем за две недели до начала по графику (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

График решает и рабочие задачи: отпуска не сваливаются в один месяц, замену ищут заранее, отпускные выплачивают в срок, а неиспользованные дни не копятся годами.

Форму Т-7 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она необязательна, но на практике её используют чаще всего: в ней уже есть все нужные графы.

Что указать в графике отпусков

  • Наименование организации и дату утверждения — её ставит руководитель.
  • Структурное подразделение: отдел, цех, филиал.
  • Должность, фамилию и инициалы работника — по каждой строке отдельно.
  • Количество календарных дней отпуска за год: обычно 28, у льготных категорий больше.
  • Планируемую дату начала отпуска и дату окончания.
  • Дату фактического ухода в отпуск — её заполняют по ходу года.
  • Подписи руководителя кадровой службы и руководителя организации.

Как составить график отпусков

  1. Соберите данные. Возьмите список работников, их отпускной стаж и неиспользованные дни. Учтите пожелания людей и загрузку отделов.
  2. Учтите льготников. Некоторым работникам отпуск дают в удобное для них время: женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 122, 260 ТК РФ), мужчинам — в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам (ч. 5 ст. 123 ТК РФ); женщинам — также по окончании отпуска по уходу за ребёнком (ст. 260 ТК РФ), и другим категориям по ТК и иным законам.
  3. Составьте проект и согласуйте. Проект графика раздайте руководителям подразделений: они проверяют, что отпуска не оставят отдел без людей.
  4. Утвердите график. Руководитель ставит дату и подпись. Сделать это нужно не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
  5. Ознакомьте работников. Каждого знакомят с графиком под подпись. Если человек устроился позже, его знакомят при приёме на работу.

Частые ошибки

  • График утверждён в начале января: срок «за две недели до начала года» нарушен.
  • В график не включили совместителей, работников на срочных договорах и тех, кто в декрете, но планирует отпуск.
  • Даты отпусков не согласованы с руководителями подразделений — в июле отдел остаётся без половины состава.
  • График составлен, но работников с ним не ознакомили под подпись.
  • Перенос отпуска оформили на словах, без заявления работника и приказа.

Частые вопросы

Когда нужно утвердить график отпусков?

Не позднее чем за две недели до начала календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Для графика на 2027 год крайний срок — 17 декабря 2026 года. Начинать сбор пожеланий можно раньше — закон это не ограничивает.

Обязательно ли использовать форму Т-7?

Нет. С 2013 года унифицированные формы необязательны, компания вправе разработать свой бланк и утвердить его приказом. Форма Т-7 удобна тем, что в ней уже есть все графы, — её и берут за основу чаще всего.

Кого включают в график отпусков?

Всех, с кем на дату утверждения действует трудовой договор: основных работников, совместителей, срочников, женщин в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, работников на длительном больничном. Включают и тех, кто в следующем году увольняется, — отпуск или компенсацию за него им всё равно считать.

Можно ли изменить график после утверждения?

Да. Порядок закон не устанавливает, компания прописывает его в локальном акте. На практике работник пишет заявление о переносе, руководитель согласует, а кадровая служба вносит изменения в график приказом или дополнением.

Как часто можно делить отпуск на части?

По соглашению сторон отпуск делят на части, но хотя бы одна часть за год должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Остальные части можно дробить как удобно обеим сторонам.

Сколько хранить график отпусков?

График отпусков хранят 3 года (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Точный срок компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать в журнале

Когда график отпусков собирают вручную по кускам

Чтобы кадровые документы собирались сами

График отпусков, заявления и приказы отнимают время у кадровой службы: данные берут из таблиц, сверяют со стажем, переносят в бланк.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные о работниках и приносят готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы