Личное дело работника: образец

Личное дело — папка с документами сотрудника: от заявления о приёме до приказов о переводе и отпуске. Единой формы закон не устанавливает, поэтому ниже — образец обложки, титульного листа и внутренней описи, которые компания может взять за основу и утвердить своим положением.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 53 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Иванов Иван Иванович

Менеджер по продажам

Личное дело

Иванов Иван Иванович

Начато: 12 января 2026 г.

Личное дело № 14.

Окончено: ______________________

На ___ листах.

Срок хранения: 50 лет.

Ответственный за ведение дела

Инспектор по кадрам

____________ / П. П. Петрова /

Кому обязательно вести личные дела

Закон требует вести личные дела только для отдельных категорий: государственных гражданских служащих, муниципальных служащих, сотрудников некоторых ведомств. Для них состав документов прописан в федеральных законах и подзаконных актах.

Остальные компании не обязаны заводить личные дела, но вправе это делать. Порядок тогда утверждают внутренним документом — положением о ведении личных дел или инструкцией по делопроизводству. В нём описывают, на кого заводят дело, какие документы в него подшивают, кто отвечает за ведение и сколько дело хранится.

Что входит в личное дело работника

Заявление о приёме на работу и трудовой договор с дополнительными соглашениями.
Копия приказа о приёме, о переводах, об отпусках, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
Копии документов об образовании, квалификации, повышении разряда.
Личный листок по учёту кадров, анкета, дополнение к личному листку при изменении данных.
Копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, документов о семейном положении, если компания их собирает.
Согласия на обработку персональных данных, ознакомления с локальными актами.
Внутренняя опись документов и лист-заверитель дела.

Как оформить личное дело

Утвердите порядок. Опишите в положении, на кого заводите дело, кто его ведёт, какие документы подшиваете и сколько храните. Ознакомьте сотрудников под подпись.
Заведите папку. На каждого работника — отдельная папка. На обложке укажите компанию, подразделение, фамилию, имя, отчество и должность, даты начала и окончания дела.
Заполните титульный лист. Номер дела, фамилия, имя, отчество, должность, дата заведения, количество листов, срок хранения и подпись ответственного.
Составьте внутреннюю опись. Перечислите документы по порядку с номерами листов. Опись ведут одновременно с заведением дела и дополняют при поступлении новых документов.
Подшейте документы. Документы располагают в хронологическом порядке: сначала приём, затем переводы, отпуска, поощрения. Копии заверяют подписью и печатью, если компания её использует.
Закройте дело при увольнении. Внесите запись об увольнении, дополните опись, составьте лист-заверитель и передайте дело в архив.

Обложка и титульный лист: что написать

На обложке папки указывают наименование организации, структурное подразделение, фамилию, имя и отчество работника, должность, дату заведения и номер дела. Если дело ведут по номенклатуре дел, номер берут из неё.

Титульный лист повторяет эти сведения и добавляет дату окончания дела, количество листов, срок хранения и подпись ответственного за ведение. Единой формы нет, поэтому компания может разработать свой бланк и утвердить его приказом.

Частые ошибки

Нет внутренней описи: без неё невозможно проверить, все ли документы на месте, и найти нужный лист.
Документы подшиты вперемешку: хронологический порядок обязателен, иначе дело теряет смысл при проверке.
Копии не заверены: при споре или проверке незаверенная копия не подтверждает сведения.
Дело хранят в открытом доступе: персональные данные сотрудников должны быть защищены, доступ — только у ответственного.
Не указан срок хранения: без него дело нельзя передать в архив и уничтожить по правилам.

Частые вопросы

Обязательно ли вести личные дела в коммерческой организации?

Нет. Обязанность установлена только для отдельных категорий, например государственных гражданских служащих. Компания вправе вести дела по своему положению, но тогда должна соблюдать утверждённый порядок.

Сколько хранить личное дело работника?

Срок зависит от категории документов и устанавливается перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел и положении о личных делах.

Можно ли вести личные дела в электронном виде?

Можно, если компания утвердила такой порядок и обеспечивает защиту персональных данных. Бумажный экземпляр надёжнее при проверках и спорах, а электронный удобнее в работе.

Кто имеет доступ к личному делу?

Ответственный за ведение дела и руководитель компании. Остальные сотрудники получают доступ только с согласия работника или в случаях, прямо предусмотренных законом.

Что делать с личным делом при увольнении?

Дополните опись записью об увольнении, составьте лист-заверитель, закройте дело и передайте в архив. Выдавать оригиналы документов работнику нельзя, но он вправе получить копии и выписки.

Когда кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы личные дела собирались по шаблону

Кадровик тратит часы на то, чтобы разложить документы по папкам, проверить описи и найти нужный лист к проверке.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют комплектность и готовят папку к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»