Заявление на выдачу денег в подотчёт 2023: бланк скачать

Заявление на выдачу денег в подотчёт пишет работник, чтобы получить наличные или перевод на карту на покупки для компании. Ниже — бланк и заполненный образец: сумма, срок, перечень расходов и подпись.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера отдела закупок

И. И. Иванова

Заявление на выдачу денег под отчёт

о выдаче подотчётных сумм на хозяйственные расходы

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать под отчёт 45 000 рублей на хозяйственные расходы: канцелярские товары для отдела закупок, картриджи для принтера и папки для архива.

Сумму прошу перечислить на банковскую карту, счёт которой указан в заявлении. Срок, на который выдаются деньги, — до 1 декабря 2026 года.

Обязуюсь представить авансовый отчёт с подтверждающими документами в срок, установленный в компании.

Работник

Менеджер отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

Что такое заявление на выдачу денег под отчёт

Подотчётные деньги — суммы, которые компания выдаёт работнику на покупки для неё: канцелярию, запчасти, билеты, гостиницу в командировке. Работник тратит их по назначению, а потом отчитывается авансовым отчётом и прикладывает чеки.

Заявление пишет сам работник на имя руководителя. В нём указывают сумму, на что её выдают и на какой срок. С 30.11.2020 отдельный приказ о выдаче под отчёт не обязателен: основанием служит заявление работника с подписью руководителя, если компания не установила свой порядок.

Что указать в заявлении

Адресата: должность и фамилию руководителя, который подписывает выдачу.
Автора: свою должность, фамилию и инициалы.
Сумму цифрами и прописью.
Назначение: на что именно нужны деньги — канцелярия, запчасти, билеты.
Срок, на который выдаются деньги, или дату, до которой работник отчитается.
Способ выдачи: наличными из кассы или переводом на банковскую карту с реквизитами счёта.
Дату и подпись работника.

Как оформить выдачу под отчёт

Работник пишет заявление. Указывает сумму, назначение и срок; если деньги переводят на карту — реквизиты счёта.
Руководитель подписывает. Своей подписью разрешает выдачу. Компания вправе вести журнал таких заявлений.
Деньги выдают или переводят. Наличные — из кассы по расходному ордеру, безналичные — на карту работника.
Работник отчитывается. Представляет авансовый отчёт с чеками и накладными в срок, который установила компания.
Остаток возвращают. Неизрасходованные деньги работник сдаёт в кассу или возвращает переводом.

Срок и отчёт

Срок, на который выдают подотчётные деньги, компания устанавливает сама и закрепляет в локальном акте. Работник отчитывается авансовым отчётом по форме АО-1 или по своей форме, если компания её утвердила.

К авансовому отчёту прикладывают документы, подтверждающие расход: кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции, билеты. Если работник не вернул остаток и не отчитался, компания вправе удержать долг из зарплаты с соблюдением ограничений Трудового кодекса.

Частые ошибки

В заявлении нет назначения — непонятно, признавать ли расходы в налоговом учёте.
Не указан срок: работник держит деньги месяцами, а компания не может их учесть.
Нет подтверждающих документов: чек потерян, и расход нечем обосновать.
Не отслеживают сроки отчёта по ранее выданным суммам и возврат неизрасходованного остатка.
Заявление подписано без разрешения руководителя: бухгалтерия выдаёт деньги без основания.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ о выдаче денег под отчёт?

Нет. С 30.11.2020 приказ не обязателен: достаточно заявления работника с подписью руководителя. Компания может оставить приказ в своём порядке, если так удобнее.

Можно ли перевести подотчётные деньги на карту работника?

Да. В заявлении указывают способ выдачи и реквизиты счёта. Работник подтверждает расходы так же, как при наличных.

На какой срок выдают деньги под отчёт?

Закон конкретного срока не устанавливает: его определяет компания в локальном акте или в самом заявлении. Разумный срок — до даты, когда работник представит авансовый отчёт.

Можно ли выдать деньги без заявления?

Да. Вместо заявления работника основанием для оформления расходного кассового ордера может быть распорядительный документ компании или предпринимателя с указанием подотчётного лица, суммы и срока выдачи.

Что будет, если работник не отчитается?

Компания вправе удержать неизрасходованный остаток из зарплаты с учётом ограничений Трудового кодекса, а при отказе вернуть деньги — взыскать их в суде.

Заявления и авансовые отчёты съедают часы бухгалтерии

Чтобы подотчётные документы собирались сами

Каждое заявление, каждая поездка и каждый чек проходят через бухгалтерию: сверить сумму, проверить назначение, дождаться отчёта.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявления по шаблону, сверяют суммы с лимитами и напоминают работнику об авансовом отчёте — бухгалтеру остаётся проверить готовое.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»