Журнал выдачи ключей от помещений: образец

Журнал выдачи ключей от помещений — внутренний документ компании, в котором фиксируют, кто, когда и какой ключ взял и вернул. Закон его вести не обязывает, но без журнала сложно понять, у кого ключ от склада или серверной. Ниже — образец и правила заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ ОТ ПОМЕЩЕНИЙ

Начат: 01 января 2026 г.

Окончен: 31 декабря 2026 г.

Журнал выдачи ключей от помещений

образец заполнения

2026 г.

Ответственный за ведение журнала: начальник административно-хозяйственного отдела П. П. Петров.

Журнал прошнурован, пронумерован и скреплён подписью руководителя и печатью организации.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен журнал выдачи ключей

Журнал выдачи ключей от помещений — это внутренний учётный документ. В нём фиксируют, кто получил ключ, от какого помещения, когда и когда вернул. Так руководитель видит, у кого ключи от склада, серверной или кабинета с документами, и может проверить, все ли ключи на месте.

Для обычных помещений компания может завести журнал для внутреннего контроля. Для ключей от электроустановок выдачу и возврат нужно фиксировать в журнале произвольной формы. Компании заводят его для безопасности и порядка. Если помещения с ограниченным доступом есть, журнал помогает контролировать, кто и когда туда заходил.

Журнал учёта ключей от помещений: образец и отличия от журнала выдачи

Журнал учёта ключей от помещений — более широкая форма, чем журнал выдачи. В нём не только расписываются за полученный ключ, но и ведут общий список всех ключей компании: сколько их, от каких помещений, кому выданы и где хранятся запасные.

На практике часто заводят один документ — журнал учёта выдачи ключей от помещений. Образец такого журнала совмещает обе задачи: в нём есть графы для выдачи и возврата, а также раздел или отдельная страница с перечнем всех ключей и мест их хранения. Если компания небольшая, достаточно журнала выдачи; если помещений много и ключи нумеруют, удобнее вести журнал учёта.

Какие графы включить в журнал учёта и выдачи ключей

Порядковый номер записи.
Дата и время выдачи ключа.
Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, получившего ключ.
Номер или название помещения, от которого выдан ключ.
Номер ключа или идентификатор (если ключи пронумерованы).
Подпись сотрудника в получении ключа.
Дата и время возврата ключа.
Подпись сотрудника, принявшего ключ обратно, или подпись ответственного за журнал.
Примечание: например, ключ передан под охрану или возвращён в сейф.

Как заполнять журнал

Назначьте ответственного. Приказом или распоряжением закрепите, кто ведёт журнал и принимает ключи. Обычно это начальник административно-хозяйственного отдела или сотрудник охраны.
Пронумеруйте и прошнуруйте. До начала записей пронумеруйте страницы, прошнуруйте журнал и скрепите подписью руководителя и печатью организации — так записи сложнее изъять или подменить.
Записывайте при каждой выдаче. Сотрудник, получивший ключ, ставит подпись и время. Если ключ берут на время, отметьте предполагаемое время возврата.
Отмечайте возврат. При возврате ключа сотрудник и ответственный ставят подписи. Если ключ не вернули вовремя, зафиксируйте это в примечании и сообщите руководителю.
Храните журнал в недоступном месте. Журнал храните у ответственного или в сейфе. Записи вносят ручкой, исправления заверяют подписью.

Как вести журнал сдачи ключей под охрану

Если ключи на ночь сдают охране, заведите отдельный раздел или отдельный журнал: в нём фиксируют, кто сдал ключ, время сдачи и кто принял.
Укажите в журнале должность и фамилию охранника, принявшего ключ, и его подпись.
При утреннем получении ключа сотрудник расписывается в журнале охраны или в общем журнале выдачи — в зависимости от того, как организовано хранение.
Если охрана ведёт свой журнал, в основном журнале достаточно отметки «сдан под охрану» с указанием времени.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал выдачи ключей по закону?

Для обычных помещений журнал заводят для внутреннего контроля. Выдачу и возврат ключей от электроустановок обязательно фиксируют в журнале произвольной формы. Если в компании есть помещения с ограниченным доступом, журнал помогает отслеживать, кто и когда брал ключи.

Кто должен вести журнал?

Обычно это назначает руководитель приказом. Чаще всего журнал ведёт начальник административно-хозяйственного отдела, секретарь или сотрудник охраны. Ответственный принимает ключи и делает записи.

Чем журнал учёта ключей отличается от журнала выдачи?

Журнал выдачи фиксирует только операции: кто взял ключ и когда вернул. Журнал учёта ключей от помещений дополнительно содержит перечень всех ключей компании с номерами и местами хранения. На практике часто ведут один документ — журнал учёта выдачи ключей, где есть и перечень, и записи о выдаче.

Как хранить журнал?

Журнал хранят у ответственного или в сейфе. Страницы нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью руководителя и печатью. Записи вносят ручкой; исправления заверяют подписью ответственного.

Нужно ли вести отдельный журнал для сдачи ключей под охрану?

Можно вести отдельный журнал охраны или раздел в общем журнале. Главное — фиксировать, кто, когда и какие ключи сдал и кто их принял. Если охрана ведёт свой журнал, в основном журнале можно ставить отметку о сдаче.

Что делать, если ключ потерян?

Зафиксируйте в журнале запись о потере с датой и подписью ответственного. Сообщите руководителю и при необходимости замените замок. В журнале сделайте отметку о замене ключа или замка.

Когда журналы и заявки отнимают время

Автоматизируйте учёт ключей и заявок

Если сотрудников много, журнал выдачи ключей и заявки на пропуска съедают время администратора. ИИ-агент может принимать заявки, проверять, кому положен ключ, и готовить записи в журнале.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся задачи: отвечают на заявки, сверяют данные и готовят документы по шаблону.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»