Акт закрепления транспортного средства за водителем: бланк

Акт закрепления фиксирует, какую машину водитель получил и в каком она была состоянии. Приказ закрепляет авто за человеком, а акт — это приёмка: VIN, пробег, комплектация, состояние агрегатов и подписи обеих сторон. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

к приказу от 16 ноября 2026 г. № 14

Водитель: И. И. Иванов

Акт закрепления транспортного средства за водителем

о передаче автомобиля и его техническом состоянии

16 ноября 2026 г. № 7

Настоящий акт составлен в том, что автомобиль Lada Granta, 2022 года выпуска, VIN XTA219010M0123456, государственный регистрационный знак У 926 ХО 77, передан водителю И. И. Иванову, удостоверение 77 12 345678, для работы по путевым листам.

Показания спидометра на дату передачи — 94 249 км, топливо в баке — 40 л, комплектация: запасное колесо, домкрат, знак аварийной остановки, аптечка, огнетушитель.

Состояние агрегатов: двигатель, коробка передач, тормозная система, рулевое управление, электрооборудование, шины — исправны, повреждений кузова и стёкол нет. Замечаний у водителя нет.

Водитель принял автомобиль и обязуется использовать его по назначению, проходить предрейсовый контроль и сообщать о неисправностях.

Автомобиль передал

Механик

____________ / П. П. Петров /

Автомобиль принял

Водитель

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт закрепления

Приказ о закреплении отвечает на вопрос, кто ездит на машине и кто за неё отвечает. Акт к этому приказу фиксирует состояние машины в момент передачи: с таким документом видно, что водитель получил и в каком виде, а при увольнении или переводе — что вернул.

Без акта спор о царапине, стёртых шинах или недостающем домкрате сводится к словам. С актом есть точка отсчёта: показания спидометра, комплектация и замечания на дату передачи.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания утверждает бланк приказом или приложением к учётной политике и оформляет его по правилам своего документооборота.

Что указать в акте

Марку, модель, год выпуска, VIN, номер двигателя, кузова и шасси — данные сверяйте с паспортом транспортного средства и свидетельством о регистрации.
Государственный регистрационный знак и инвентарный номер, если машину учитывают по номерам.
Данные водителя: фамилию, имя, отчество, должность, номер водительского удостоверения.
Основание — номер и дату приказа о закреплении.
Показания спидометра и остаток топлива в баке на дату передачи.
Комплектацию: запасное колесо, инструмент, знак аварийной остановки, аптечка, огнетушитель.
Состояние агрегатов, кузова, стёкол и шин, а также замечания водителя.
Подписи того, кто передал машину, и того, кто принял, с расшифровкой.

Как оформить передачу

Издайте приказ. В приказе напишите, за кем закрепляется машина, на каком основании и кто контролирует исполнение.
Осмотрите машину вместе с водителем. Сверьте VIN и номера агрегатов с документами, зафиксируйте пробег, топливо и комплектацию.
Заполните акт. Опишите состояние агрегатов и кузова, впишите замечания, если они есть, и данные водительского удостоверения.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр — в дело, второй — водителю; при возврате машины оформляйте такой же акт с новыми показаниями.

Частые ошибки

В акте нет VIN или номера двигателя — при споре не доказать, что передан именно этот автомобиль.
Не указан пробег: непонятно, сколько километров наездил водитель за время закрепления.
Не описана комплектация, и потом неясно, куда делся домкрат или запасное колесо.
Акт подписан только водителем, без того, кто передал машину.
Акт оформили, а приказа о закреплении нет — тогда непонятно, на каком основании машина у водителя.

Частые вопросы

Чем акт отличается от приказа о закреплении?

Приказ — распорядительный документ: руководитель решает, за кем закрепить машину. Акт — документ о приёмке: что именно передали и в каком состоянии. Обычно акт оформляют приложением к приказу или в тот же день.

Нужен ли акт о техническом состоянии отдельно?

Можно оформить одним документом: в акте закрепления уже есть состояние агрегатов, пробег и комплектация. Отдельный акт о техническом состоянии имеет смысл, когда машину принимают после ремонта или перед списанием.

Что делать, если водитель нашёл неисправность при приёмке?

Впишите её в акт до подписания или оформите отдельной строкой замечаний. Машину с неисправностью, из-за которой нельзя выезжать, лучше не передавать до устранения.

Нужно ли оформлять акт при возврате машины?

Да, так проще: новый акт с пробегом и состоянием на дату возврата покажет, что изменилось за время закрепления. Это пригодится и при увольнении водителя, и при передаче машины другому сотруднику.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от того, к какому делу его подшили. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда бумаги по автопарку собираются вручную

Чтобы акты и путевые листы готовились сами

Приказы, акты, путевые листы и заявки на ремонт по каждой машине отнимают время у механика и диспетчера: данные переносят из документов руками, а потом сверяют.

Я собираю ИИ-агентов, которые заполняют такие документы по шаблону из ваших данных, сверяют номера и пробег и приносят на подпись готовый комплект.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»