Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Внутренняя опись дела для сдачи в архив: образец

Внутренняя опись перечисляет документы внутри дела и показывает, на каких листах каждый лежит. Без неё архив не примет толстое дело: проверяющий не найдёт, где заявление, а где приказ. Ниже — образец заполнения и бланк, который можно перенести в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Внутренняя опись документов дела № 12

«___» __________ 20__ г.

В деле № 12 «Приказы по личному составу за 2026 год» подшито 48 документов на 96 листах. Внутренняя опись составлена для передачи дела в архив организации.

Итого 48 (сорок восемь) документов. Количество листов внутренней описи — 2.

Составитель описи

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что такое внутренняя опись дела

Внутренняя опись — это таблица перед документами дела: в ней по порядку перечислены все документы, указаны их даты, заголовки и номера листов. Она нужна, когда в деле десятки разных бумаг: приказов, заявлений, актов, и без перечня невозможно понять, что именно подшито.

Форму внутренней описи организации берут из Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Там есть рекомендуемый образец: графы «№ п/п», «Регистрационный № документа», «Дата документа», «Заголовок документа», «Номера листов дела», «Примечания». Организация может добавить свои графы, если это закреплено в инструкции по делопроизводству.

Какие графы заполнить

  • Номер по порядку — сквозной для всех документов дела.
  • Регистрационный номер документа: исходящий номер приказа, входящий номер заявления или номер по номенклатуре дел.
  • Дата документа — та, что стоит на самом документе, а не дата подшивки.
  • Заголовок документа: краткое название, например «Приказ о приёме на работу Петрова П. П.». Длинные заголовки сокращают, но смысл сохраняют.
  • Номера листов дела: первый и последний лист документа. Если документ занимает один лист, ставят один номер.
  • Примечания — для особых случаев: документ из другого дела, копия, литерный номер.

Как составить внутреннюю опись

  1. Пронумеруйте листы дела. Перед описью все листы дела нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текст. Опись составляют уже по готовой нумерации.
  2. Перечислите документы по порядку. Каждый документ — отдельная строка. Порядок должен совпадать с порядком листов в деле.
  3. Укажите номера листов. В графе «Номера листов дела» пишут через тире: 1–2, 3, 4–5. Если документ занимает несколько листов, указывают первый и последний.
  4. Подведите итог. Внизу пишут общее число документов цифрами и прописью, а также количество листов самой описи.
  5. Подпишите и подшейте. Опись подписывает составитель с расшифровкой и датой. Её подшивают в начало дела перед документами.

Зачем опись при сдаче в архив

Архив принимает дела по описям дел, а не по внутренним описям. Но если дело содержит документы разного вида, без внутренней описи проверяющий не сможет сверить количество листов и документов. При приёме-передаче сверяют заголовок дела, крайние даты, число листов и наличие внутренней описи.

В листе-заверителе дела отдельной строкой указывают количество листов внутренней описи — это нужно, чтобы при проверке не считать листы повторно.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись для каждого дела?

Нет. Её составляют, когда в деле много документов или они разные по видам. Для тонкого дела из двух-трёх приказов опись не нужна: достаточно заголовка на обложке и листа-заверителя.

Кто подписывает внутреннюю опись?

Тот, кто её составил: обычно сотрудник, отвечающий за делопроизводство или кадры. Руководитель подписывает опись дел, а не внутреннюю опись. В некоторых организациях внутреннюю опись утверждает руководитель подразделения — это закрепляют в инструкции.

Что писать в графе «Примечания»?

Только особенности: например, документ подшит копией, оригинал хранится в другом деле, или у документа литерный номер. Если особенностей нет, графу оставляют пустой.

Можно ли составить опись после подшивки дела?

Да, но нумерацию листов к этому моменту уже нужно закончить. Если опись составляют позже, её подшивают в начало дела, а в листе-заверителе делают отметку о количестве листов описи.

Нужна ли внутренняя опись для электронных документов?

Для электронных документов составляют реестр файлов, а не внутреннюю опись на бумаге. Правила приёма электронных дел в архив устанавливает приказ Росархива № 77 и локальные инструкции организации.

Когда бумаги в архиве ищут дольше, чем делают

Чтобы документы находились за минуту

Внутренние описи, листы-заверители и номенклатура дел отнимают время у тех, кто и так занят кадрами или бухгалтерией.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие описи по шаблону из ваших файлов и проверяют нумерацию листов перед сдачей в архив.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы