Бланк заявки на материалы: образец

Заявка на материалы — документ, по которому кладовщик или снабженец выдаёт со склада или закупает то, что нужно цеху, стройке или отделу. Ниже — бланк в Word и заполненный образец заявки на месяц.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Отдел: производственный участок № 2

Начальник участка С. А. Кузнецов

Кому: на склад ООО «Ромашка»

Заведующему складом А. В. Смирновой

Заявка на материалы

на ноябрь 2026 года

09 ноября 2026 г. № 27

Прошу выдать со склада материалы для сборки партии изделий по заказу № 118. Норма расхода взята из карты раскроя, остаток на складе — по данным учёта на 08.11.2026.

1. Лист стальной 2 мм, 1250 × 2500 — 40 листов. 2. Уголок 40 × 40 × 4 — 120 м. 3. Круг стальной 12 мм — 60 м. 4. Электроды 3 мм — 15 кг.

Срок — до 12 ноября 2026 года. Если чего-то нет на складе, прошу закупить до 20 ноября 2026 года.

Приложение: карта раскроя на 2 л. в 1 экз.

Заявитель

Начальник участка

____________ / С. А. Кузнецов /

Согласовал

Главный инженер

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужна заявка на материалы

Заявка связывает того, кому нужен материал, и того, кто его выдаёт или покупает. В ней видно, что заказать, сколько, к какому сроку и для какой работы — по ней кладовщик собирает выдачу, а снабженец закупку.

Единой формы в законе нет: компания утверждает свой бланк приказом или в инструкции по делопроизводству. В заявке достаточно тех реквизитов, по которым её можно исполнить и потом проверить: кто просит, что именно, сколько, когда и кто согласовал.

Что указать в заявке на материалы

Заявителя: отдел, участок, должность и фамилию с инициалами.
Получателя заявки: склад, отдел снабжения, конкретного сотрудника.
Назначение: под какой заказ, изделие или работу нужны материалы.
Наименование и характеристику: марка, размер, толщина, диаметр — то, по чему материал нельзя перепутать с похожим.
Количество в единицах учёта: листы, метры, килограммы, штуки.
Срок: когда материалы нужны на участке.
Приложение: карта раскроя, спецификация, эскиз.
Подпись заявителя и согласующего.

Как заполнить бланк заявки

Возьмите остатки. Сверьте, что уже есть на складе, чтобы не заказать лишнее: заявка идёт за вычетом остатка.
Опишите материал точно. Пишите так, как материал записан в номенклатуре компании: марка, размер, единица учёта. «Металл тонкий» склад исполнить не сможет.
Посчитайте количество. Количество берите из нормы расхода или спецификации и приложите расчёт — так заявку согласуют без пересчётов.
Поставьте срок. Укажите дату, к которой материалы нужны на участке, и отдельно — крайнюю дату закупки, если на складе пусто.
Согласуйте и передайте. Подпишите заявку у руководителя и передайте на склад или в снабжение; копию оставьте у себя.

Частые ошибки

Материал назван бытовым словом, а не по номенклатуре — склад выдаёт не то или возвращает заявку.
Нет единицы учёта: «40 листов» и «40 листов по 2 метра» — разные объёмы.
Не указан срок — заявка лежит в общей стопке до конца месяца.
Заявка идёт без согласующего, и снабжение не знает, кто отвечает за расход.
Одна заявка на десять разных заказов: непонятно, что списывать на какой заказ.

Частые вопросы

Чем заявка на материалы отличается от служебной записки?

Служебная записка — это обращение по любому рабочему вопросу: просьба, предложение, сообщение. Заявка — документ с перечнем материалов и количеством, по которому склад или снабжение что-то выдают или закупают. Если в компании заявку не утвердили, её оформляют как служебную записку с перечнем в приложении.

Обязательна ли форма заявки?

Формы, обязательной для всех, закон не устанавливает. Компания утверждает свой бланк приказом руководителя или приложением к учётной политике, и тогда все подразделения подают заявки по нему.

Можно ли подать заявку в электронной системе?

Можно, если в компании работает система заявок или электронный документооборот. Заявка в системе с подписью согласующего заменяет бумажную, а порядок подачи закрепляют в регламенте закупок.

Кто согласует заявку на материалы?

Обычно руководитель подразделения и тот, кто отвечает за бюджет закупок: главный инженер, директор по производству, финансовый директор. Кто именно — компания прописывает в регламенте закупок.

Сколько хранят заявки на материалы?

Срок зависит от того, что заявка подтверждает: расход материалов, оплату поставщику или выполнение заказа. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Заявки, которые теряются между участком и складом

Чтобы заявки на материалы собирались и проверялись сами

Заявки приходят из мессенджеров, почты и блокнотов, и снабженцу приходится сводить их вручную: что уже есть на складе, что заказано, чего не хватает к сроку.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает заявки по шаблону, сверяет позиции с номенклатурой и остатками в 1С, собирает сводную потребность и приносит снабженцу готовый список на закупку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»