Реестр путевых листов: бланк в Excel скачать бесплатно

Реестр путевых листов — таблица, в которой компания учитывает выданные путевые листы: кому, на какую машину, когда и с какими показаниями одометра. Ниже — бланк в Excel и образец заполнения, чтобы журнал учёта вёлся с первого дня.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Транспортный участок

Реестр путевых листов

за октябрь 2026 года

01 октября 2026 г.

Учёт ведётся по форме, утверждённой приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Записи вносятся в день выдачи путевого листа.

В реестр включаются все путевые листы, выданные за месяц, с указанием номера, даты, водителя, автомобиля, показаний одометра при выезде и возвращении, времени выезда и возвращения.

Ответственный за ведение реестра — диспетчер транспортного участка.

Ответственный за ведение реестра

Диспетчер

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен реестр путевых листов

Путевой лист — документ, по которому списывают топливо, подтверждают расходы на транспорт и следят за работой водителя. Один лист легко потерять, а проверяющим и бухгалтерии нужен полный список выданных листов за период.

Реестр, он же журнал учёта путевых листов, решает три задачи: показывает, все ли листы вернулись с отметками, даёт бухгалтерии основание для списания топлива и помогает восстановить картину поездок, если сам лист утерян.

Обязательной формы реестра закон не устанавливает. Компания утверждает её сама — приказом или приложением к учётной политике. Бланк ниже можно взять за основу и дополнить своими графами.

Какие графы включить в реестр

Порядковый номер записи и номер путевого листа.
Дата выдачи листа и срок его действия.
Фамилия, имя, отчество водителя и номер водительского удостоверения.
Марка, модель и государственный номер автомобиля.
Показания одометра при выезде и при возвращении.
Дата и время выезда, дата и время возвращения.
Количество выданного топлива и остаток в баке, если это нужно для списания.
Отметка механика или диспетчера о выпуске на линию и о возвращении.
Отметка о сдаче листа: дата, подпись принявшего.
Примечание: рейс отменён, лист испорчен, водитель на больничном.

Как вести журнал учёта путевых листов

Утвердите форму. Приложите бланк к учётной политике или утвердите приказом руководителя. Так у проверяющих не будет вопроса, почему журнал выглядит именно так.
Заведите нумерацию. Номера путевых листов идут подряд в течение года. В реестре повторяйте номер листа, чтобы запись и документ совпадали.
Записывайте при выдаче. В момент выдачи листа внесите водителя, машину, показания одометра и время выезда. Пустая графа потом превращается в догадку.
Закрывайте запись при возврате. Когда лист вернулся, добавьте показания одометра, время возвращения и отметку о сдаче.
Сверяйте в конце месяца. Сравните число записей с числом листов в папке. Расхождения ищите сразу, пока водители помнят рейсы.

Что говорит о путевых листах закон

Состав сведений путевого листа и порядок его оформления установлены приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390: в лист включают сведения о перевозке, транспортном средстве и водителе, а также другие предусмотренные приказом данные. Для отдельных видов перевозок есть свои порядки, но общий набор реквизитов задаёт этот приказ.

Путевой лист оформляют до выпуска транспорта на линию. Один лист можно оформить на рейс, который длится дольше смены, или на несколько рейсов в течение рабочего дня или смены водителя. Реестр не заменяет путевой лист, а лишь учитывает его: доказательством расходов остаётся сам лист с отметками.

Частые ошибки в реестре

Записи вносят задним числом, когда листы уже собраны, — и путают даты выездов.
Нет графы с показаниями одометра, поэтому списать топливо по листу нечем.
Номера листов в реестре не совпадают с номерами в папке — при проверке не сходится ни одна запись.
Журнал ведут в одном файле, а листы выписывают в другом отделе; в итоге половина рейсов не учтена.
Реестр хранят только в электронном виде без резервной копии и теряют при смене компьютера.

Частые вопросы

Обязателен ли реестр путевых листов?

Обязательной формы нет. Но если компания выписывает путевые листы, ей нужен порядок их учёта — для бухгалтерии, для списания топлива и для проверок. Реестр или журнал учёта и есть такой порядок, утверждённый самой компанией.

Можно ли вести реестр в Excel?

Да. Excel удобен: строки добавляются по мере выдачи листов, а итоги за месяц считаются формулами. Главное — хранить файл в защищённой папке и делать резервные копии.

Чем реестр отличается от журнала учёта путевых листов?

По сути ничем: это разные названия одной таблицы. В журнале учёта записывают выданные путевые листы, а реестр — тот же список. Название выбирает компания.

Сколько хранить реестр и путевые листы?

Срок хранения зависит от вида документов и закрепляется в номенклатуре дел компании. Путевые листы относят к первичным документам, и хранят их не меньше срока, установленного для подтверждения расходов. Точный срок лучше сверить с бухгалтером.

Нужно ли распечатывать реестр, если он ведётся в Excel?

Если в компании принят электронный документооборот, можно обойтись файлом. Для надёжности распечатывайте реестр по итогам месяца и подписывайте у ответственного — так проще доказать, что записи не менялись задним числом.

Когда таблицы и документы отнимают время у руководителя

Чтобы рутинные документы собирались сами

Реестры, путевые листы и заявки отнимают часы: каждую строку надо сверить, а расхождения искать вручную.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят руководителю готовую сводку на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»