Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчёт — документ, по которому бухгалтер начисляет отпускные: в нём указаны период работы, дни отпуска и средний заработок. Ниже — бланк по форме Т-60 и образец заполнения для сотрудника, уходящего в отпуск с 1 декабря 2026 года.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Форма по ОКУД 0301051

16 ноября 2026 г. № 27

Табельный номер 014. Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам.

Период работы, за который предоставляется отпуск: с 1 января 2026 года по 31 декабря 2026 года.

Продолжительность отпуска 14 календарных дней, с 1 по 14 декабря 2026 года.

Основание: приказ о предоставлении отпуска от 16 ноября 2026 г. № 31.

Руководитель подразделения

Начальник отдела продаж

____________ / П. П. Петров /

Бухгалтер, рассчитавший отпускные

Бухгалтер

____________ / А. С. Сидорова /

Что такое записка-расчёт об отпуске

Записка-расчёт — документ, в котором кадровик и бухгалтер фиксируют, за какой период работы сотрудник берёт отпуск, сколько дней отдыхает и сколько отпускных ему начислено. На её основании бухгалтерия делает расчёт, а сотрудник видит, из чего сложилась сумма.

Форму Т-60 утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. Коммерческая организация может применять её или разработать свою. Бюджетные учреждения оформляют записку-расчёт по форме 0504425, утверждённой приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Что указать на лицевой стороне

Наименование организации и структурного подразделения.
Дату составления и регистрационный номер документа.
Табельный номер, фамилию, имя, отчество и должность сотрудника.
Период работы, за который предоставляется отпуск.
Продолжительность отпуска в календарных днях и даты начала и окончания.
Номер и дату приказа о предоставлении отпуска — основание для записки.
Подписи руководителя подразделения и бухгалтера.

Что на обратной стороне

Обратную сторону заполняет бухгалтер: там расчёт отпускных. Сначала записывают заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска, затем число календарных дней, которые принимают в расчёт, потом средний дневной заработок и сумму к выплате.

С 1 сентября 2025 года средний заработок считают по Положению, утверждённому постановлением Правительства от 24.04.2025 № 540. Средний дневной заработок для отпускных — заработок за расчётный период, делённый на 12 и на 29,3, если все месяцы отработаны полностью. Если были больничные, командировки или другие периоды с сохранением среднего заработка, их дни и суммы исключают, а дни неполных месяцев пересчитывают.

Как заполнить записку-расчёт

Возьмите приказ об отпуске. Записку составляют после приказа: даты и число дней отпуска в обоих документах должны совпадать.
Заполните лицевую сторону. Впишите сотрудника, период работы, за который дают отпуск, даты отдыха и реквизиты приказа.
Посчитайте заработок. Сложите выплаты за 12 месяцев перед месяцем отпуска. Больничные, отпускные, командировочные и материальную помощь в расчёт не включают.
Посчитайте средний дневной заработок. Разделите заработок на 12 и на 29,3, если все месяцы полные. Для неполных месяцев дни считайте отдельно по календарным дням.
Умножьте на дни отпуска. Начисленные отпускные — средний дневной заработок, умноженный на календарные дни отпуска. Сумму к выплате определяют после удержания НДФЛ и других применимых удержаний.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. Руководитель подразделения подписывает лицевую сторону, бухгалтер — расчёт. Документ хранится вместе с приказом об отпуске.

Частые ошибки

Берут 12 месяцев до даты отпуска, а не календарные месяцы перед месяцем начала отпуска.
Включают в заработок больничные и прошлые отпускные — эти суммы и дни исключаются.
Делят на 29,3 месяц, отработанный частично, вместо пересчёта по календарным дням.
Ссылаются на отменённое Положение № 922 вместо действующего № 540.
Расходятся даты и число дней отпуска с приказом — бухгалтерия пересчитывает документ заново.

Частые вопросы

Обязательна ли записка-расчёт по форме Т-60?

Для коммерческих организаций унифицированная форма не обязательна: можно применять Т-60 или свою форму, если она закреплена в учётной политике. Бюджетные учреждения оформляют записку-расчёт по форме 0504425.

Когда составляют записку-расчёт — до приказа или после?

После приказа об отпуске. В записке указывают номер и дату приказа, а число дней и даты отпуска должны совпадать с ним.

Нужна ли записка-расчёт на отпуск без сохранения зарплаты?

Нет. Такой отпуск не оплачивается, а записка-расчёт нужна для расчёта выплат.

За сколько дней до отпуска выплачивают отпускные?

Не позднее чем за три дня до начала отпуска — это требование статьи 136 Трудового кодекса. Если срок нарушен, работодатель платит компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день просрочки по статье 236 ТК.

Сколько хранить записку-расчёт?

Срок хранения зависит от того, как её учитывают в номенклатуре дел компании. Обычно её хранят вместе с приказом об отпуске; конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Пока отпускные считают вручную, ошибки копятся

Чтобы расчёт отпускных собирался сам

Каждый отпуск — это сверка приказа, заработка за год, больничных и командировок. В потоке из десятков сотрудников такие сверки съедают дни бухгалтера и заканчиваются пересчётами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные из учётной системы, сверяют периоды и готовят расчёт к подписи — на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»