Служебная записка на пропуск на территорию сотрудников: образец

Служебная записка на пропуск — внутренний документ, которым руководитель подразделения просит пропускной режим или охрану пустить на территорию своих людей: новых сотрудников, подрядчиков, специалистов на время работ. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на двух монтажников и одного нового сотрудника.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику службы охраны ООО «Ромашка»

С. С. Смирнову

от начальника производства

И. И. Иванова

Служебная записка

о выдаче пропусков на территорию

16 ноября 2026 г. № 27

С 1 декабря 2026 года на участок сборки выходят два монтажника подрядной организации ООО «Монтаж-Сервис» и новый оператор линии Петров А. А. Им нужен постоянный пропуск на территорию производственного корпуса, чтобы работать в цехе и проходить через контрольно-пропускной пункт.

Прошу выдать постоянные пропуска на территорию производственного корпуса с 1 декабря 2026 года по 31 мая 2027 года: Петрову Алексею Андреевичу, оператору линии; Сидорову Павлу Олеговичу, монтажнику ООО «Монтаж-Сервис»; Кузьмину Дмитрию Сергеевичу, монтажнику ООО «Монтаж-Сервис». Пропуска — с правом прохода в цех, без права выноса оборудования и материалов.

Приложение: 1) копия приказа о приёме Петрова А. А. на 1 л. в 1 экз.; 2) договор подряда с ООО «Монтаж-Сервис» от 10.11.2026 № 41 на 4 л. в 1 экз.; 3) список сотрудников подрядчика с паспортными данными на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник производства

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка на пропуск

Пропускной режим на заводе, в бизнес-центре, на складе или в закрытом офисе работает по правилам самой организации: положение о пропускном режиме и инструкция охраны. По этим правилам человека пускают на территорию по пропуску, а пропуск выдают на основании заявки или служебной записки от руководителя подразделения.

Служебная записка фиксирует, кто именно проходит, на какой объект, на какой срок и по какому основанию. По ней охрана оформляет пропуск, а у компании остаётся документ, которым подтверждается, что посторонний человек оказался на территории не самовольно.

Что указать в служебной записке на пропуск

Адресата: начальника службы охраны, начальника пропускного режима или руководителя, который утверждает допуск.
Автора: должность и фамилию с инициалами — от кого записка.
Название документа, дату и регистрационный номер по журналу подразделения.
Объект: корпус, цех, склад, офис или вся территория — куда нужен проход.
Срок: с какого числа и по какое пропуск нужен; для разового прохода — дату и время.
Людей: фамилию, имя, отчество полностью, должность; для подрядчиков — ещё и название их организации.
Основание: приказ о приёме на работу, договор подряда, заявка на работы.
Объём допуска: постоянный пропуск или разовый, с правом прохода в какие помещения, с правом выноса материалов или без.
Приложения: копии приказов, договоров, список людей с паспортными данными.
Подпись автора с расшифровкой.

Как оформить пропуск сотрудникам

Проверьте положение о пропускном режиме. В нём написано, кто подаёт заявку, кто её утверждает и какие данные нужны охране. Форму записки берите из приложения к положению, если она там есть.
Соберите данные людей. Фамилия, имя, отчество полностью, должность, для подрядчиков — организация и паспортные данные. Ошибка в фамилии — повод охране не пустить человека.
Укажите объект и срок. Пишите конкретно: «производственный корпус, цех сборки» и «с 1 декабря 2026 года по 31 мая 2027 года». Бессрочная просьба «на всё время работы» охране ничего не даёт.
Приложите основание. Приказ о приёме, договор подряда, заявка на монтаж. По ним охрана видит, что человек действительно работает на компанию.
Подпишите и передайте. Передайте записку в службу охраны или канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Пропуск на сотрудников подрядчика

Подрядчиков и специалистов сторонних организаций пускают на территорию по отдельной записке: у них нет приказа о приёме, а основание — договор подряда или договор на услуги. В записке называйте их организацию и прикладывайте список людей с паспортными данными — охрана сверяет документ с паспортом на входе.

Если работы идут долго, на подрядчика оформляют временный пропуск на срок договора, а по окончании работ пропуск сдают. Так на территории не остаётся действующих пропусков у людей, которые больше не работают на компанию.

Частые ошибки

Пишут «прошу пропустить сотрудников» без фамилий — охрана не может оформить пропуск на неизвестных людей.
Не указывают объект: пропуск на всю территорию даёт доступ и в те помещения, куда человеку не нужно.
Не прикладывают основание — записку возвращают на доработку, и человек ждёт на проходной.
Забывают про срок: по окончании работ или увольнении пропуск продолжает действовать.
Вписывают подрядчиков в записку о штатных сотрудниках — у них разные основания и разный порядок оформления.
Не оговаривают право выноса: без прямой оговорки охрана закрывает выход с оборудованием и материалами.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку на пропуск?

Тому, кто отвечает за пропускной режим: начальнику службы охраны, начальнику контрольно-пропускного пункта или руководителю, который утверждает допуск. Точный адресат указан в положении о пропускном режиме компании.

Можно ли оформить пропуск на группу сотрудников одной запиской?

Да. В одной записке перечисляют всех людей с фамилией, именем, отчеством и должностью, если у них один объект, один срок и одно основание. Если сроки или объекты разные, удобнее отдельные записки — охрана оформит пропуска без путаницы.

Нужна ли печать на служебной записке?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает руководитель подразделения. Печать ставят, только если её требует положение о пропускном режиме компании.

Что делать, если сотрудник потерял пропуск?

Сообщить в службу охраны и написать новую записку на замену: старый пропуск при этом блокируют. Порядок замены прописывают в положении о пропускном режиме.

Сколько хранить служебные записки на пропуск?

Срок зависит от содержания и от номенклатуры дел компании: записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в своей номенклатуре дел.

Пока записки ходят по рукам, люди стоят на проходной

Чтобы заявки на пропуск собирались сами

Записка на пропуск — простая бумага, но каждая проходит через руководителя, охрану и канцелярию, а человек ждёт на входе.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие заявки по шаблону, проверяют данные людей и основание и приносят охране готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»