Должностная инструкция менеджера по закупкам: образец и бланк

Должностная инструкция менеджера по закупкам — внутренний документ, который закрепляет, что менеджер делает каждый день, перед кем отчитывается и за что отвечает. Ниже — образец с заполненными разделами и бланк, по которому можно собрать свою инструкцию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Снабторг»

А. А. Смирнов

«10» ноября 2026 г.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

образец

10 ноября 2026 г. № 12-ДИ

1. Общие положения. 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность менеджера по закупкам ООО «Снабторг». 1.2. Менеджер по закупкам принимается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора. 1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок. 1.4. На должность менеджера по закупкам назначается лицо с высшим или средним профессиональным образованием и стажем работы в снабжении не менее одного года. 1.5. Менеджер по закупкам должен знать: законодательство о закупках товаров, работ и услуг для нужд организации; порядок заключения и исполнения договоров поставки; правила ведения переговоров и деловой переписки; номенклатуру закупаемых товаров; порядок оформления первичных документов и приёмки товара.

2. Должностные обязанности. Менеджер по закупкам: 2.1. Готовит план закупок на месяц, квартал и год по заявкам подразделений. 2.2. Ищет поставщиков, запрашивает коммерческие предложения и сравнивает цены, сроки и условия поставки. 2.3. Согласовывает с поставщиками цену, сроки, порядок оплаты и доставки; готовит проекты договоров и передаёт их на подпись руководителю. 2.4. Оформляет заказы и контролирует их исполнение: сроки отгрузки, комплектность, качество. 2.5. Принимает товар по количеству и качеству, оформляет приёмку и первичные документы. 2.6. Ведёт учёт закупок в информационной системе и готовит отчёты о ценах и исполнении бюджета закупок. 2.7. Ведёт претензионную работу по недопоставкам и браку вместе с юридическим отделом.

3. Права. Менеджер по закупкам вправе: 3.1. Запрашивать у подразделений заявки и сведения, необходимые для закупки. 3.2. Получать коммерческие предложения и вести переговоры с поставщиками в пределах своей компетенции. 3.3. Вносить руководителю предложения по выбору поставщиков и снижению затрат. 3.4. Отказывать в приёмке товара, не соответствующего условиям договора, и оформлять такой отказ. 3.5. Требовать от подразделений своевременного предоставления заявок и подтверждения приёмки товара.

4. Ответственность. Менеджер по закупкам несёт ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, — в пределах трудового законодательства. 4.2. За правонарушения, совершённые в период работы, — в пределах административного, уголовного и гражданского законодательства. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах трудового законодательства. 4.4. За разглашение коммерческой тайны и конфиденциальных сведений о ценах и поставщиках.

Начальник отдела закупок

Начальник отдела закупок

____________ / П. П. Петров /

С инструкцией ознакомлен

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция переводит трудовой договор на язык ежедневной работы: что именно менеджер делает, с кем согласует, что подписывает и за что отвечает. Без неё обязанности размываются: закупщик ждёт заявку, подразделение ждёт закупщика, а сроки срываются.

Закон не требует инструкцию для каждой должности, но работодателю она нужна: по ней проверяют, справился ли сотрудник с работой, и обосновывают взыскание или увольнение за неисполнение обязанностей. Ссылка на инструкцию в трудовом договоре делает её обязательной для обеих сторон.

Что входит в инструкцию

Общие положения: кому подчиняется, кто назначает, какое образование и стаж нужны, что должен знать.
Должностные обязанности: закупочный цикл от заявки до закрывающих документов.
Права: запрашивать сведения, вести переговоры, вносить предложения, отказывать в приёмке брака.
Ответственность: за неисполнение обязанностей, правонарушения и ущерб — в пределах закона.
Взаимодействие: с кем согласует закупку, кто утверждает договор и приёмку.
Порядок пересмотра: кто инициирует изменения и с какой даты действует новая редакция.

Как составить инструкцию

Опишите место в структуре. Укажите, кому подчиняется менеджер и с какими отделами работает. От этого зависит, чьи заявки он принимает и перед кем отчитывается.
Соберите обязанности по циклу закупки. Разложите работу на этапы: планирование, поиск поставщика, согласование условий, заказ, приёмка, документы. На каждом этапе одно действие — один пункт инструкции.
Отделите обязанности от прав. В обязанностях — что менеджер делает, в правах — что он может требовать от других. Право запрашивать заявки помогает, когда подразделение затягивает.
Пропишите пределы ответственности. Формулировки об ответственности берите из трудового законодательства: дисциплинарная, материальная, административная и уголовная — в пределах закона.
Утвердите и ознакомьте. Инструкцию утверждает руководитель, сотрудник знакомится под подпись. Ссылку на инструкцию добавьте в трудовой договор.

Частые ошибки

Обязанности переписаны из инструкции другого отдела: менеджер по закупкам отвечает за закупочный цикл, а не за продажи или склад.
Нет порядка согласования: непонятно, кто утверждает договор и до какой суммы менеджер решает сам.
Ответственность описана общими словами без привязки к обязанностям: взыскание за такой пункт не выдержит проверки.
Инструкция не пересматривается после смены подчинения или товарных групп: обязанности расходятся с реальной работой.

Частые вопросы

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор фиксирует условия работы и трудовую функцию, а инструкция подробнее описывает обязанности. Согласованные условия договора обычно меняют письменным соглашением; в случаях, предусмотренных ТК РФ, действует особый порядок. При пересмотре отдельной инструкции проверьте, не меняются ли трудовая функция или другие условия договора.

Обязательна ли должностная инструкция?

Для большинства должностей закон её не требует. Но если в трудовом договоре есть ссылка на инструкцию, она становится обязательной для работника и работодателя. Без инструкции сложнее доказать неисполнение обязанностей.

Можно ли указать в инструкции право подписывать договоры?

Можно, если руководитель передал менеджеру такое полномочие. В инструкции пишут, какие договоры и на какую сумму менеджер подписывает сам, а какие передаёт на подпись руководителю. Полномочие на подпись от имени организации оформляют доверенностью.

Как часто пересматривать инструкцию?

При изменении структуры, товарных групп или порядка согласования. Порядок пересмотра прописывают в самой инструкции: кто инициирует, кто утверждает новую редакцию и с какой даты она действует.

Нужно ли знакомить менеджера с инструкцией под подпись?

Да, при приёме на работу и при внесении изменений. Отметка об ознакомлении с датой и подписью подтверждает, что сотрудник знает свои обязанности.

Читать в журнале

Когда инструкции и согласования съедают время

Чтобы закупки шли без ручного контроля

Менеджер по закупкам тратит часы на сбор заявок, сравнение цен и проверку документов. Часть этой работы можно передать агенту, который работает по инструкции.

Я собираю ИИ-агентов под задачу: агент принимает заявки, сверяет условия поставщиков с договором и готовит сводку для решения. Подключаю к CRM, 1С и почте, проверяю на ваших настоящих закупках.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»