Личный листок по учёту кадров: образец заполнения

Личный листок по учёту кадров — документ, в котором работник собственноручно сообщает о себе основные сведения: паспортные данные, образование, стаж, предыдущие места работы, семейное положение. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 67 КБ

Образец заполнения

Фамилия: Иванов

Имя: Иван

Отчество: Иванович

Личный листок по учёту кадров

«16» ноября 2026 г.

Дата рождения: 12 мая 1990 г. Место рождения: г. Москва. Гражданство: Российская Федерация.

Образование: высшее. Окончил Московский государственный университет в 2012 году по специальности «Менеджмент», квалификация — менеджер.

Стаж работы: общий — 12 лет, непрерывный — 5 лет, по специальности — 8 лет.

Предыдущие места работы: ООО «Ромашка», 2018–2026, должность — начальник отдела продаж; АО «Лютик», 2014–2018, менеджер по продажам.

Семейное положение: женат. Ближайшие родственники: жена — Иванова Мария Петровна, 1992 г. р.; сын — Иванов Пётр Иванович, 2015 г. р.

Паспорт: серия 45 00 № 123456, выдан ОВД района Хамовники г. Москвы 20 июня 2005 г.

Адрес места жительства: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 2. Телефон: +7 (999) 123-45-67.

Работник

Иванов И. И.

____________ / /

Специалист по кадрам

Петрова М. С.

____________ / /

Что такое личный листок по учёту кадров

Личный листок по учёту кадров — это документ, который работник заполняет от руки при приёме на работу или в первые дни после оформления. В нём собраны основные сведения о человеке: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, стаж, предыдущие места работы, семейное положение, паспортные данные, адрес и телефон.

Листок хранится в личном деле работника. Обязательной формы, утверждённой законом, нет: компания может разработать свой бланк или использовать типовой, который есть во многих кадровых системах. Главное — чтобы листок содержал все нужные сведения и был подписан работником.

Что указать в личном листке

Фамилию, имя, отчество полностью, без сокращений.
Дату и место рождения, гражданство.
Образование: какие учебные заведения окончил, в какие годы, специальность и квалификацию по диплому.
Стаж работы: общий, непрерывный и по специальности — на основании трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.
Предыдущие места работы: название организации, период работы, должность.
Семейное положение, а сведения о ближайших родственниках — только когда это прямо предусмотрено законом (например, при оформлении допуска к сведениям, составляющим гостайну) и с согласия самих родственников; для воинского учёта достаточно документов воинского учёта.
Паспортные данные, адрес места жительства, контактный телефон.
Дату заполнения и подпись работника; при необходимости — подпись специалиста по кадрам, принявшего листок.

Как заполнить личный листок

Выдайте бланк работнику. Личный листок заполняет сам работник собственноручно. Если в компании есть утверждённый бланк, используйте его; если нет — подойдёт типовой.
Проверьте документы. Попросите работника принести паспорт, диплом, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности). Сведения в листке должны совпадать с документами.
Заполните все разделы. Работник вписывает данные разборчиво, без помарок. Если какой-то раздел не относится к нему, ставится прочерк.
Поставьте дату и подпись. В конце листка работник ставит дату заполнения и подпись. Специалист по кадрам проверяет листок и тоже подписывает.
Подшейте в личное дело. Готовый листок хранится в личном деле работника вместе с другими кадровыми документами.

Частые ошибки

Способ заполнения листка законом не установлен: важно, чтобы сведения были достоверны и подтверждены подписью работника; требование заполнять листок лично — только внутреннее правило работодателя, если оно закреплено.
В листке указывают неполные сведения: например, не пишут стаж по специальности или пропускают сведения о родственниках.
Данные в листке расходятся с паспортом или дипломом — кадровик не сверил документы.
Листок не подписан работником или не поставлена дата — документ теряет силу.
Листок путают с анкетой: анкету заполняют до приёма на работу, а листок — после оформления.

Частые вопросы

Кто должен заполнять личный листок по учёту кадров?

Личный листок заполняет сам работник от руки. Специалист по кадрам проверяет сведения по документам и подписывает листок.

Когда заполняют личный листок — до приёма на работу или после?

После оформления на работу. До приёма могут попросить заполнить анкету, а личный листок — это уже документ личного дела.

Обязателен ли личный листок по учёту кадров?

Закон не требует его для всех компаний. Но многие работодатели включают листок в личное дело, потому что он удобен: в одном месте собраны основные сведения о работнике.

Чем личный листок отличается от личной карточки работника?

Личную карточку (форма № Т-2) ведёт кадровая служба, а личный листок заполняет сам работник. Сведения в них частично совпадают, но листок содержит больше данных о родственниках и предыдущих местах работы.

Сколько хранится личный листок?

Документы по личному составу, включая личные дела, личные карточки и листки по учёту кадров, хранятся 50 лет независимо от того, входят они в дело или нет; номенклатура дел только закрепляет этот срок.

Когда кадровые документы собираются вручную

Чтобы личные листки и анкеты заполнялись без ошибок

Каждый новый сотрудник заполняет личный листок, анкету и другие документы. Кадровик проверяет данные, сверяет с паспортом и дипломом, подшивает в дело. На это уходят часы, а ошибки в сведениях потом мешают при проверках и запросах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые помогают собирать кадровые документы по шаблону: проверяют заполнение полей, сверяют данные с документами и готовят листки к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»