Письмо о перезачёте денежных средств: образец

Письмо о перезачёте — документ, которым компания просит контрагента направить уже уплаченные деньги в счёт другого договора или будущей поставки. Ниже — бланк и заполненный образец: что указать по обоим договорам, как сослаться на переплату и какие документы приложить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, КПП 770101001

Письмо о перезачёте денежных средств

с договора № 14/2026 на договор № 27/2026

16 ноября 2026 г. № 41

По договору поставки от 12 марта 2026 г. № 14/2026 ООО «Ромашка» перечислило ООО «Вектор» 480 000 рублей платёжным поручением от 20 марта 2026 г. № 318. Товар поставлен на 420 000 рублей, переплата составляет 60 000 рублей.

Прошу зачесть 60 000 рублей в счёт оплаты по договору поставки от 1 октября 2026 г. № 27/2026. Зачёт прошу оформить актом или письмом о зачёте с вашей стороны.

Приложение: копия платёжного поручения от 20 марта 2026 г. № 318, акт сверки расчётов на 1 л. в 1 экз.

Подписант

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно письмо о перезачёте

Деньги, уплаченные по одному договору, нельзя по своему желанию направить в счёт другого: назначение платежа задаёт плательщик, и менять его в одностороннем порядке нельзя. Поэтому переплату закрывают письмом: компания просит контрагента зачесть сумму в счёт другого договора, а тот соглашается — письмом или актом.

Зачёт взаимных требований регулирует ст. 410 ГК: обязательство прекращается полностью или частично заявлением одной стороны, если встречные требования однородны и срок их наступил. Если у сторон есть встречные однородные требования и соблюдены условия статьи о сроке, для зачёта достаточно заявления одной стороны. Перед переносом переплаты проверьте, возникло ли требование о её возврате; при необходимости согласуйте перенос с контрагентом.

Что указать в письме

Реквизиты обоих договоров: дату, номер, предмет — с какого договора и на какой переносим деньги.
Платёжное поручение, которым пришли деньги: дата, номер, сумма.
Размер переплаты и как она образовалась: недопоставка, возврат товара, ошибочный платёж.
Просьбу: зачесть сумму в счёт конкретного договора или будущей поставки.
Просьбу подтвердить зачёт актом или ответным письмом.
Приложения: копию платёжного поручения, акт сверки, УПД или накладные.
Подпись руководителя и печать, если компания её использует.

Как оформить перезачёт

Сверьте расчёты. Сначала подпишите с контрагентом акт сверки: в нём видно, сколько денег перечислено и сколько товара или услуг получено.
Определите сумму. Переплата — это разница между уплаченным и полученным. Если есть спор о сумме, сначала закройте его, потом пишите о зачёте.
Напишите письмо. Укажите оба договора, платёжное поручение, сумму переплаты и куда её направить. Одно письмо — один перезачёт.
Отправьте с подтверждением. Передайте письмо под подпись или отправьте заказным письмом с описью; сохраните отметку о получении.
Получите подтверждение. Попросите ответное письмо или акт о зачёте: без него в учёте останутся две несвязанные суммы.

Чем зачёт отличается от возврата

Если деньги нужны обратно на счёт, пишут заявление о возврате, а не о зачёте: контрагент перечисляет переплату платёжным поручением. Зачёт оставляет деньги у контрагента, но закрывает ими другой договор — это быстрее и не требует движения денег по счёту.

Если деньги перечислены ошибочно, можно потребовать их возврата. Если у получателя есть встречное однородное требование к отправителю и соблюдены условия статьи 410 ГК РФ, стороны могут провести зачёт.

Частые ошибки

Не указан договор, на который переносят деньги, — контрагент не знает, что закрывать.
Нет ссылки на платёжное поручение: сумму переплаты невозможно проверить.
Письмо отправлено без подтверждения получения — при споре не доказать, что контрагент его видел.
Зачёт оформлен только с одной стороны, без акта или ответного письма: в учёте суммы не сходятся.
Письмо подписано сотрудником без полномочий — нужна доверенность или подпись руководителя.

Частые вопросы

Обязан ли контрагент зачесть переплату по моему письму?

Зачёт по ст. 410 ГК делается заявлением одной стороны, если требования однородны и срок наступил. Но если контрагент не согласен, что переплата есть, или суммы спорные, зачёт не состоится — тогда переплату возвращают или взыскивают.

Можно ли зачесть переплату в счёт будущей поставки, если договора ещё нет?

Можно, если в письме указать, в счёт какого договора или счёта направляются деньги. Без договора зачёт оформляют как аванс по новому соглашению — лучше подписать его до перезачёта.

Нужна ли печать на письме о перезачёте?

Если компания использует печать, её ставят рядом с подписью. Закон печать для такого письма не требует.

Нужно ли писать отдельное письмо на каждый договор?

Да, так проще: в одном письме — одна пара договоров и одна сумма. Если перезачётов несколько, пишут отдельные письма или одно с таблицей, но тогда контрагенту труднее подтвердить зачёт.

Что делать, если контрагент не отвечает?

Направьте письмо повторно заказным с описью и приложите акт сверки. Если переплата подтверждена, её можно вернуть требованием о возврате, а при отказе — взыскать в суде.

Сверки и перезачёты отнимают время у бухгалтера и руководителя

Чтобы письма и акты собирались сами

Письма о зачёте, акты сверки и заявления на возврат пишутся вручную, а суммы в них сверяют с учётом.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют суммы из учёта и приносят руководителю готовое письмо на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»