Доверенность на ЭЦП: образец и бланк

Доверенность на электронную подпись передаёт сотруднику право подписывать документы своей электронной подписью от имени компании. Для электронного документооборота её оформляют машиночитаемой — файлом в формате XML, который подписывает руководитель. Ниже — образец такой доверенности и бланк для заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

ОГРН 1157746123456

Машиночитаемая доверенность

на подписание электронных документов электронной подписью

16 ноября 2026 г. № МЧД-14

ООО «Ромашка» в лице генерального директора П. П. Петрова, действующего на основании устава, настоящей доверенностью уполномочивает начальника отдела продаж И. И. Иванова (СНИЛС 123-456-789 00) подписывать своей электронной подписью от имени ООО «Ромашка» следующие документы.

Доверенное лицо вправе подписывать электронной подписью счета-фактуры, универсальные передаточные документы, акты выполненных работ и договоры поставки в пределах сумм, согласованных с генеральным директором.

Доверенность действует до 31 декабря 2027 года. Полномочия по настоящей доверенности не могут быть переданы третьим лицам.

Доверенность подписана электронной подписью генерального директора ООО «Ромашка» П. П. Петрова и размещена в единой информационной системе в сфере закупок и в информационной системе оператора электронного документооборота.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Доверенное лицо

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Что такое доверенность на ЭЦП

Электронная подпись подтверждает, кто подписал документ, но не отвечает на вопрос, вправе ли этот человек действовать за компанию. Право даёт доверенность: руководитель передаёт сотруднику часть своих полномочий, и сотрудник подписывает документы не от себя, а от имени организации.

Для электронного документооборота доверенность оформляют машиночитаемой — МЧД. Это файл в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя: из него программа проверки подписи сама видит, кто, от чьего имени и что подписал. Бумажная доверенность со сканом в системе такого не даёт: получатель не может проверить её автоматически.

Форму, порядок выдачи и проверки машиночитаемой доверенности установил приказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. С 1 сентября 2024 года сотрудники подписывают документы от имени компании только такой доверенностью — бумажная для электронного документооборота больше не подходит.

Что указать в доверенности на электронную подпись

Кто выдаёт: наименование организации, ИНН, ОГРН, должность и фамилию руководителя, основание его полномочий — устав или решение.
Кому выдаёт: фамилию, имя, отчество и СНИЛС сотрудника — по ним система сверяет его сертификат подписи.
Данные сотрудника: укажите сведения, необходимые выбранному формату МЧД для идентификации представителя.
Полномочия: какие документы сотрудник вправе подписывать и с какими ограничениями — по сумме договора, по виду документов, по контрагентам.
Срок действия: укажите дату окончания. Если срок не указан, по общему правилу доверенность действует один год со дня выдачи.
Передоверие: разрешено оно или запрещено.
Подпись руководителя — электронная, той же подписью, которой он подписывает документы компании.

Как оформить доверенность на ЭЦП

Определите, что передаёте. Выпишите, какие документы сотрудник будет подписывать своей подписью: счета-фактуры и передаточные документы, договоры, кадровые приказы, отчётность. Лишние полномочия не давайте.
Соберите данные сотрудника. Нужны СНИЛС и действующий сертификат электронной подписи. Если сертификата нет, сотрудник сначала получает его в удостоверяющем центре.
Заполните форму. Доверенность собирают в информационной системе удостоверяющего центра, в программе электронного документооборота или на портале госуслуг: программа сама проверит обязательные поля.
Подпишите у руководителя. Руководитель подписывает файл своей электронной подписью. С этого момента доверенность действует.
Разместите в реестре. Сведения о доверенности попадают в распределённый реестр, откуда её видят контрагенты и проверяющие. Сотруднику передайте номер и отпечаток доверенности.

Частые ошибки

Оформляют бумажную доверенность и прикладывают скан: для электронного документооборота с 1 сентября 2024 года нужна машиночитаемая.
Не указывают СНИЛС или сертификат сотрудника — проверка подписи не находит доверенность.
Дают полномочия на все документы без ограничений, хотя сотруднику нужны только счета и акты.
Забывают указать дату выдачи: без неё доверенность ничтожна. Если не указан только срок действия, по общему правилу она действует год.
Не отзывают доверенность при увольнении сотрудника — она действует до конца срока, пока руководитель её не отменит.

Частые вопросы

Чем машиночитаемая доверенность отличается от бумажной?

Бумажную доверенность читает человек, машиночитаемую — программа. МЧД — файл XML с подписью руководителя, из которого система проверки подписи извлекает данные о полномочиях. Для электронного документооборота с 1 сентября 2024 года применяют только МЧД, бумажную со сканом не принимают.

Кто может выдать доверенность на электронную подпись?

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель — тот, чья подпись подтверждает полномочия. Сотрудник может передоверить полномочия дальше, только если это прямо разрешено в доверенности.

Нужна ли доверенность директору?

Нет. Руководитель действует на основании устава и подписывает документы без доверенности. Доверенность нужна остальным сотрудникам, включая заместителей и главного бухгалтера.

Что будет, если сотрудник подпишет документ без доверенности?

Получатель при проверке подписи увидит, что полномочий нет, и документ не примет. Для компании это риск спора с контрагентом о том, заключён ли договор.

Как отозвать доверенность на ЭЦП?

Руководитель подписывает в системе сведения об отмене, и запись в реестре обновляется. С этого момента подпись сотрудника по этой доверенности не принимают. При увольнении отменяйте доверенность в тот же день.

Сколько действует доверенность на электронную подпись?

Столько, сколько указано в доверенности. Если срок не указан, по общему правилу она действует год со дня выдачи. Для подписания документов сотруднику нужен действующий сертификат подписи.

Подписи, доступы и доверенности копятся быстрее, чем вы успеваете их проверять

Чтобы рутина с документами шла без вас

Когда сотрудников много, доверенности, доступы и согласования превращаются в отдельный поток, который держится на руководителе: каждую бумагу надо проверить, каждую подпись — подтвердить.

Я собираю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, следят за сроками доверенностей и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»