Отчёт об использовании личного автомобиля в служебных целях: образец

Отчёт об использовании личного автомобиля в служебных целях — документ, которым работник подтверждает поездки на своей машине по делам компании и расходы на неё. Ниже — бланк и заполненный образец за месяц с расчётом компенсации.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по продажам

И. И. Иванова

Отчёт об использовании личного автомобиля в служебных целях

за ноябрь 2026 года

30 ноября 2026 г. № 7

В соответствии с приказом от 01.11.2026 № 45 и пунктом 3 дополнительного соглашения от 01.11.2026 № 2 к трудовому договору от 12.01.2024 № 14 представляю сведения об использовании личного автомобиля Lada Vesta, государственный номер А123ВС77, в служебных целях за ноябрь 2026 года.

Поездки совершены по маршрутам: 05.11.2026 — Москва, ул. Ленина, д. 10 — склад на ул. Промышленной, д. 5 — Москва, ул. Ленина, д. 10 (доставка документов клиенту); 12.11.2026 — Москва, ул. Ленина, д. 10 — офис клиента «Вектор» на ул. Садовой, д. 25 — Москва, ул. Ленина, д. 10 (переговоры); 19.11.2026 — Москва, ул. Ленина, д. 10 — производство партнёра в г. Химки, ул. Заводская, д. 3 — Москва, ул. Ленина, д. 10 (приёмка товара). Все поездки подтверждены путевыми листами и чеками на топливо.

Израсходовано на топливо 6 200 руб., на мойку 800 руб., на платную парковку 500 руб. Общая сумма расходов — 7 500 руб. Прилагаю чеки АЗС на 6 200 руб., чек автомойки на 800 руб., чек парковки на 500 руб., путевые листы за 05, 12 и 19 ноября 2026 года.

Прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля за ноябрь 2026 года в размере 7 500 руб. и возместить расходы на топливо, мойку и парковку в той же сумме.

Приложение: 1) чеки АЗС на 3 л.; 2) чек автомойки на 1 л.; 3) чек парковки на 1 л.; 4) путевые листы на 3 л.; 5) копия свидетельства о регистрации автомобиля на 1 л.

Работник

Менеджер по продажам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен отчёт об использовании личного автомобиля

Когда сотрудник ездит по делам компании на своей машине, компания компенсирует ему износ и расходы. Основание — статья 188 Трудового кодекса: работнику, который использует личное имущество с согласия и в интересах работодателя, положена компенсация за использование, износ и возмещение расходов. Размер и порядок выплаты стороны определяют соглашением в письменной форме.

Отчёт подтверждает, что поездки были служебными, а расходы — реальными. Отчёт вместе с другими документами помогает подтвердить служебное использование автомобиля и расходы: компания может подтвердить их и иными документами, содержащими необходимые сведения. Отчёт вместе с путевыми листами и чеками показывает: машина использовалась для работы, суммы подтверждены документами.

Что указать в отчёте

Основание: приказ руководителя и пункт дополнительного соглашения к трудовому договору, где согласованы использование машины и компенсация.
Данные автомобиля: марка, модель, государственный номер, номер свидетельства о регистрации.
Период, за который отчитываетесь: месяц, квартал или конкретная поездка.
Маршруты: откуда и куда ездили, дата каждой поездки, цель — доставка документов, переговоры, приёмка товара.
Расходы: топливо, мойка, парковка, ремонт — по каждому виду сумму и подтверждающий документ.
Итоговая сумма компенсации и возмещения расходов.
Приложения: чеки, путевые листы, копия свидетельства о регистрации.

Как заполнить отчёт

Сверьтесь с приказом и соглашением. В приказе руководитель разрешает использовать личный автомобиль, в дополнительном соглашении к трудовому договору стороны договариваются о размере компенсации. Реквизиты этих документов — в первом абзаце отчёта.
Перечислите поездки. Каждую служебную поездку запишите отдельно: дата, маршрут, цель. Если есть путевые листы, укажите их номера. Поездки на работу и с работы служебными не считаются.
Соберите чеки. Чеки АЗС, автомойки, парковки приложите к отчёту. В отчёте напишите, сколько потрачено по каждому чеку и на какую сумму всего.
Посчитайте компенсацию. Сумма компенсации — та, что согласована в дополнительном соглашении. Расходы на топливо и другие нужды возмещаются отдельно по чекам. В отчёте укажите обе суммы.
Подпишите и передайте в бухгалтерию. Отчёт подписывает работник. Руководитель ставит резолюцию, бухгалтерия начисляет выплату.

Частые ошибки

Не оформлены согласие работодателя на использование автомобиля и письменное соглашение о размере возмещения расходов — подтвердить основание и сумму выплаты будет сложнее.
В отчёте только общая сумма без разбивки по чекам — бухгалтерия не может проверить расходы.
Поездки на работу и с работы указаны как служебные — это личные поездки, они не компенсируются.
Забыли приложить путевые листы — при проверке нечем подтвердить маршрут.
Сумма компенсации в отчёте не совпадает с соглашением — бухгалтерия вернёт документ на исправление.

Частые вопросы

Обязательно ли оформлять отчёт об использовании личного автомобиля?

Закон не требует именно отчёта, но для подтверждения расходов и компенсации нужны документы. Отчёт вместе с путевыми листами и чеками — удобный способ показать, что поездки были служебными, а суммы — реальными. Без подтверждения бухгалтерия не вправе выплатить компенсацию, а налоговая снимет расходы.

Какие документы приложить к отчёту?

Чеки на топливо, мойку, парковку, ремонт; путевые листы, если они оформляются; копию свидетельства о регистрации автомобиля. Если поездка за границу или в другой регион — документы, подтверждающие цель поездки.

Можно ли включить в отчёт ремонт автомобиля?

Да, если ремонт связан со служебной эксплуатацией и подтверждён документами. В отчёте укажите вид ремонта, сумму и реквизиты заказ-наряда или чека. Компенсация за износ покрывает обычный износ, а ремонт после поломки в служебной поездке возмещается отдельно.

Нужно ли указывать в отчёте пробег?

Пробег помогает подтвердить интенсивность использования, но обязательным не является. Если в компании принято фиксировать пробег в путевых листах, перенесите данные в отчёт. Главное — маршрут и цель поездки.

Как часто сдавать отчёт?

Периодичность устанавливает компания: раз в месяц, квартал или после каждой поездки. Удобнее сдавать отчёт вместе с авансовым отчётом за месяц, чтобы бухгалтерия сразу начислила компенсацию.

Когда отчёты и компенсации отнимают время

Чтобы рутинные документы собирались сами

Отчёты об использовании личного автомобиля, авансовые отчёты и путевые листы отнимают время у сотрудников и бухгалтерии: каждую поездку нужно подтвердить, каждую сумму — сверить с чеком.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы по чекам и приносят руководителю готовый отчёт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»