Сводная номенклатура дел: образец

Сводная номенклатура дел — документ, который перечисляет все дела организации за год с индексами, заголовками, сроками хранения и отмечает, кто за них отвечает. Ниже — образец сводной номенклатуры и титульного листа, порядок составления и ответы на частые вопросы.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

И. И. Иванов

«15» декабря 2025 г.

Сводная номенклатура дел

на 2026 год

Место составления: г. Москва

Индекс дела: 01-01. Заголовок: Устав ООО «Ромашка», изменения к нему. Количество томов: 1. Срок хранения: постоянно, ст. 7 Перечня. Примечание: —

Индекс дела: 01-02. Заголовок: Протоколы общих собраний участников общества. Количество томов: 1. Срок хранения: постоянно, ст. 8 Перечня. Примечание: —

Индекс дела: 02-01. Заголовок: Приказы по основной деятельности. Количество томов: 1. Срок хранения: постоянно, ст. 19 Перечня. Примечание: —

Составитель

Секретарь

____________ / А. А. Смирнова /

Согласовано

Протокол ЭК ООО «Ромашка» от 10.12.2025 № 5

____________ / /

Что такое сводная номенклатура дел

Сводная номенклатура дел — это систематизированный перечень всех дел организации за календарный год с указанием индексов, заголовков, количества томов, сроков хранения и ответственных подразделений. Она нужна, чтобы документы не терялись, вовремя подшивались в дела и передавались в архив или уничтожались по правилам.

Сводную номенклатуру составляет делопроизводитель или секретарь на основе номенклатур структурных подразделений. Если подразделений нет, достаточно одной номенклатуры на всю организацию — она и будет сводной. Порядок составления задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (пункты 10–13).

Что указать в сводной номенклатуре

Наименование организации и год, на который составлена номенклатура.
Индекс дела: номер подразделения и порядковый номер дела через дефис, например 02-05.
Заголовок дела: кратко и точно, что за документы в нём собраны.
Количество томов (частей) — заполняют по итогам года, в начале года ставят прочерк или 1.
Срок хранения и номер статьи по перечню: постоянный, временный (с указанием срока) или «до минования надобности».
Примечание: отметки о переходящих делах, о передаче в архив, об уничтожении.
Подписи составителя и виза заведующего архивом, если архив есть.
Грифы согласования: протокол экспертной комиссии организации, а при передаче дел в государственный архив — протокол экспертно-проверочной комиссии архивного органа.

Как составить сводную номенклатуру дел

Соберите номенклатуры подразделений. Каждое подразделение составляет свою номенклатуру и передаёт ответственному за делопроизводство. Сроки и ответственных закрепите приказом руководителя.
Проверьте заголовки и сроки хранения. Заголовки дел должны отражать содержание документов. Сроки хранения сверьте с перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и с отраслевыми перечнями.
Сведите разделы в один документ. Разделы идут в порядке значимости: руководство, бухгалтерия, кадры, производство. Внутри раздела — по степени важности документов. Индексы дел не повторяются.
Согласуйте с архивом и экспертной комиссией. Сводную номенклатуру рассматривает экспертная комиссия организации. Если документы передаются в государственный или муниципальный архив, нужен протокол экспертно-проверочной комиссии архивного органа.
Утвердите у руководителя. Утверждает руководитель организации. Сводную номенклатуру вводят в действие с 1 января следующего года, составляют в конце текущего года.

Титульный лист номенклатуры дел: образец

На титульном листе сводной номенклатуры указывают наименование организации, слово «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ» или «СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ», год, на который она составлена, место составления и гриф утверждения. Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его подпись, расшифровку и дату.

Если организация имеет вышестоящий орган или является филиалом, на титульном листе указывают и его наименование. Для структурного подразделения в заголовке пишут название подразделения и организации.

Частые ошибки

Заголовки дел слишком общие: «Разные документы», «Переписка» — по ним нельзя понять, что внутри, и нельзя определить срок хранения.
Сроки хранения взяты с потолка, без ссылки на статью перечня. Проверяйте по перечню № 236 и отраслевым.
Нет согласования с экспертной комиссией или архивом, когда оно обязательно.
Индексы дел повторяются или не связаны с подразделением.
Номенклатуру составили в середине года, а не в конце предыдущего — тогда часть дел остаётся без учёта.

Частые вопросы

Кто составляет сводную номенклатуру дел?

Ответственный за делопроизводство: секретарь, делопроизводитель или сотрудник канцелярии. Он собирает номенклатуры подразделений и сводит их в один документ. Руководитель утверждает.

Когда составляют сводную номенклатуру на следующий год?

В конце текущего года, чтобы она действовала с 1 января. Конкретный срок устанавливает руководитель приказом.

Нужно ли согласовывать сводную номенклатуру с архивом?

Да, если организация передаёт документы в государственный или муниципальный архив. Тогда нужен протокол экспертно-проверочной комиссии архивного органа. Если архива нет, достаточно экспертной комиссии организации.

Чем сводная номенклатура отличается от номенклатуры подразделения?

Сводная включает все дела организации и составляется на основе номенклатур подразделений. Номенклатура подразделения охватывает только его документы.

Можно ли вести сводную номенклатуру в электронном виде?

Да, если в организации так принято. Подписывают электронной подписью или распечатывают и подписывают от руки. Правила Росархива № 77 не запрещают электронную форму.

Когда бумаги ищут дольше, чем нужно

Чтобы документы собирались по правилам без ручной сверки

Номенклатура, сроки хранения и подшивка дел отнимают время у секретаря и руководителя. Я настраиваю ИИ-агентов, которые разносят документы по делам, следят за сроками и готовят сводную номенклатуру к утверждению.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»