Внутренняя опись документов личного дела: бланк

Внутренняя опись — лист в начале личного дела с перечнем всех документов папки: номер, дата, название, номера листов. Ниже — бланк и образец заполнения на сотрудника, которого принимают в компанию.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 54 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Внутренняя опись документов личного дела

личное дело № 14

16 ноября 2026 г.

Итого: 6 документов, 11 листов.

Количество листов внутренней описи: один.

Опись составил

Специалист по кадрам

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем нужна внутренняя опись

Личное дело — папка с документами сотрудника: заявление, копия паспорта, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, диплом, приказы о приёме и переводах. Когда бумаг становится много, без перечня в них не разобраться.

Внутренняя опись решает две задачи. По ней видно, все ли документы на месте и на каких листах они лежат. И по ней же проверяют, что подшито, а что изъято, — при передаче дела в архив или другому сотруднику.

Обязательна опись только там, где порядок ведения личных дел задан ведомственным актом: у госслужащих, таможенных органов, муниципальных служащих. Для коммерческих компаний такого закона нет, но большинство ведёт личные дела и опись к ним — так проще работать.

Что указать в описи

Номер личного дела — тот же, что на обложке папки.
Номер по порядку, реквизиты документа (номер и дата) и его название.
Номера листов, которые документ занимает в деле: с какого по какой.
Примечание — если документ изъят, заменён или подшит копией.
Итоговую строку: сколько всего документов и листов, цифрами и прописью.
Количество листов самой описи — цифрами и прописью.
Должность, подпись и расшифровку того, кто опись составил, и дату.

Как заполнить внутреннюю опись

Заведите опись вместе с делом. Составляйте её в день, когда открываете папку, — тогда в ней сразу окажутся документы, принятые при трудоустройстве.
Пронумеруйте листы дела. Каждый лист папки получает свой номер; в описи указывают диапазон листов, который занимает документ.
Внесите документы по порядку. Строки идут в той же последовательности, что и документы в папке: заявление, паспорт, диплом, приказы.
Подведите итог. Пересчитайте документы и листы и запишите оба числа цифрами и прописью — так строку труднее исправить незаметно.
Подпишите и подшейте. Опись ставят в начало дела, перед документами; подпись и дата — обязательны.

Когда опись составляют заново

Если в дело добавляют документы, их дописывают в опись новыми строками и пересчитывают итог. Старые строки не вычёркивают: исправления заверяют подписью.

Когда документ изымают — например, сотрудник забрал трудовую книжку, — в графе «Примечание» пишут, что и когда изъято. Если дело уходит в архив, опись составляют заново на чистых листах по фактическому составу папки.

Форму компания утверждает сама. За основу удобно взять рекомендуемый образец из ведомственного порядка: например, приказ ФТС России от 09.09.2025 № 847 даёт внутреннюю опись документов личного дела с графами «Реквизиты документа», «Наименование документа», «Номера листов» и «Примечание». Для кадровой службы обычной компании такой набор подходит без изменений.

Частые вопросы

Обязательна ли внутренняя опись в коммерческой компании?

Нет. Закон требует вести личные дела и описи к ним от госслужащих и работников отдельных ведомств, где есть свой порядок. Компания вправе вести дела по своему положению — тогда опись становится обязательной для неё самой, и отступать от неё уже нельзя.

Чем внутренняя опись отличается от описи документов, имеющихся в личном деле?

Это два разных листа. Внутренняя опись — перечень того, что подшито в деле, с номерами листов. Опись документов, имеющихся в личном деле, встречается в положениях о персональных данных: там дополнительно отмечают дату включения документа в дело, дату изъятия и кто изъял. Для повседневной работы хватает внутренней описи.

Как нумеровать листы дела?

Сплошной нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, без пропусков. Опись тоже входит в дело и занимает свои листы — их считают отдельно, в строке «Количество листов внутренней описи».

Что делать, если документ добавили после того, как опись подписана?

Дописать новую строку в конце таблицы, пересчитать итог и заверить исправление подписью того, кто вносил изменение. Заводить вторую опись не нужно.

Можно ли вести опись в электронном виде?

Можно, если в компании есть электронный документооборот и положение разрешает хранить кадровые документы в электронном виде. Тогда опись — электронный документ с усиленной подписью; бумажную папку в таком случае не заводят.

Сколько хранить личные дела и описи?

Срок зависит от вида дела и задан перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет свой срок в номенклатуре дел.

Когда описи и личные дела собираются вручную

Чтобы кадровые документы собирались сами

Личные дела, описи и приказы отнимают время у кадровой службы: каждый документ надо переименовать, подшить в нужный раздел и внести в перечень.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы по типам, раскладывают их по папкам дел и готовят опись с номерами листов — человеку остаётся проверить и подписать.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»