Акт о невыходе на работу сотрудника: образец 2023

Акт об отсутствии на рабочем месте фиксирует, что сотрудник не был на работе в определённые часы. Это основание запросить объяснения и только потом решать вопрос о взыскании. Ниже — бланк и заполненный образец 2023 года.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

12 октября 2023 г. № 7

Акт

об отсутствии работника на рабочем месте

12 октября 2023 г.

Мною, начальником отдела продаж И. И. Ивановым, в присутствии менеджера С. С. Сидорова и бухгалтера А. А. Кузнецовой составлен настоящий акт о нижеследующем.

Менеджер отдела продаж П. П. Петров 12 октября 2023 года отсутствовал на рабочем месте — кабинет 214 — с 9:00 до 13:00, то есть 4 часа подряд.

Причины отсутствия не сообщил. По телефону 12 октября 2023 года в 10:15 дозвониться не удалось, письменное объяснение не представлено.

Содержание акта подтверждаем личными подписями.

С актом ознакомлен, один экземпляр получил: менеджер П. П. Петров, 12 октября 2023 года.

Составитель акта

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Свидетель

Менеджер

____________ / С. С. Сидоров /

Свидетель

Бухгалтер

____________ / А. А. Кузнецова /

Зачем нужен акт о невыходе на работу

Акт об отсутствии на рабочем месте — документ, которым работодатель фиксирует факт и время отсутствия сотрудника. Сам по себе акт не наказывает: он подтверждает событие, из которого потом вырастает требование объяснений и, если причина неуважительная, дисциплинарное взыскание.

Для увольнения за прогул по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ работодатель должен подтвердить отсутствие и соблюсти порядок дисциплинарного взыскания. Акт — одно из доказательств, которым можно зафиксировать время отсутствия.

Что указать в акте

Наименование организации и место составления.
Дату и номер акта, если акты регистрируют в журнале.
Кто составляет акт: должность, фамилия и инициалы.
Свидетелей: не меньше двух человек, их должности и фамилии.
Работника: подразделение, должность, фамилию, имя и отчество.
Дату и точное время отсутствия — с какого по какое, сколько часов.
Конкретное рабочее место: кабинет, цех, склад.
Какие меры приняли, чтобы выяснить причину: звонки, сообщения, запрос объяснений.
Подписи составителя и свидетелей.
Отметку об ознакомлении работника или его отказе подписать акт.

Как составить акт

Зафиксируйте отсутствие. Проверьте рабочее место в начале дня и ещё раз в течение смены. Время каждой проверки записывайте: так видно, что человек отсутствовал весь период, а не вышел на минуту позже.
Позовите двух свидетелей. Подойдут любые сотрудники рядом: коллега из отдела, бухгалтер, специалист по кадрам. Их подписи подтверждают, что акт составлен не задним числом.
Составьте акт в тот же день. Укажите время отсутствия и что сделали, чтобы связаться с работником. Если он объяснил причину устно, запишите его слова в акт.
Попросите ознакомиться. Дайте работнику прочитать акт и подписать. Отказался — внесите в акт запись «от подписи отказался» и заверите её подписями свидетелей.
Запросите объяснение. Направьте работнику письменное требование объяснить отсутствие. На объяснение по статье 193 ТК РФ даётся два рабочих дня; акт об отсутствии объяснения прикладывают к делу.

Частые ошибки

Акт составлен через неделю после отсутствия — свидетели не помнят времени, а работник заявляет, что был на месте.
Нет свидетелей или в акте указан один человек: такой акт легко оспорить.
Не указано рабочее место: непонятно, где именно проверяли.
В акте сразу написан вывод «прогул»: прогул устанавливает работодатель отдельным решением после объяснений, а акт фиксирует только отсутствие.
Забыли записать отказ от подписи — потом сложно доказать, что работника знакомили с документом.

Частые вопросы

Сколько свидетелей нужно при составлении акта?

Закон число свидетелей для акта об отсутствии прямо не устанавливает. На практике берут не меньше двух: подписи двух незаинтересованных сотрудников убедительнее одной, а при споре суд оценивает, мог ли составитель подтвердить факт один.

Что делать, если работник отказывается подписывать акт?

Внесите в акт запись: «С актом ознакомлен, от подписи отказался» — и заверите её подписями свидетелей. Отказ не отменяет акт: он подтверждает, что работника с документом знакомили.

Можно ли уволить за прогул по одному акту?

Нет. Прогул — отсутствие на работе весь рабочий день или больше четырёх часов подряд без уважительных причин, подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. До взыскания работодатель требует письменное объяснение, а решение оформляет приказом. Акт — одно из доказательств, вместе с объяснениями, табелем и докладной запиской.

Какой датой оформлять акт, если о невыходе узнали вечером?

Датой фактического отсутствия. Если составить акт в тот же день не вышло, укажите в нём, когда проводили проверку, и приложите служебную записку о том, почему акт оформлен позже.

Нужно ли регистрировать акт?

Если в компании есть журнал регистрации актов и приказов по личному составу, акт вносят туда и присваивают номер. Обязательного требования закон не устанавливает.

Пока бумаги собираются вручную, один невыход съедает полдня

Чтобы кадровые документы собирались сами

Акт, докладная, требование объяснений, приказ — на каждый случай сотрудники отдела кадров собирают пакет вручную и сверяют даты по журналам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые по факту отсутствия собирают такой пакет по шаблону, подставляют данные из учётной системы и приносят руководителю готовые документы на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»