Приказ по путевым листам: образец и порядок заполнения

Приказ по путевым листам закрепляет, кто в компании выписывает путевые листы, по какой форме, на какой срок и что проверяют перед выпуском машины на линию. Ниже — образец приказа и разбор порядка заполнения по приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12

г. Москва

Приказ

о порядке оформления путевых листов

16 ноября 2026 г.

В соответствии с приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» и в целях контроля работы транспорта приказываю:

1. Оформлять путевые листы на каждое транспортное средство до выпуска на линию. Путевой лист на легковой автомобиль оформлять по форме № 3, утверждённой постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, с обязательными реквизитами по приказу Минтранса России № 390.

2. Назначить ответственным за оформление и выдачу путевых листов диспетчера Смирнову О. А. Выдавать путевой лист на один день — рабочий день водителя; при рейсе дольше смены оформлять лист на рейс.

3. Перед выпуском на линию проверять в путевом листе отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя и о техническом контроле транспортного средства. Без обеих отметок машину на линию не выпускать.

4. Хранить оформленные путевые листы в бухгалтерии не менее пяти лет.

5. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера Петрову Н. С.

Генеральный директор

ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлены

Диспетчер

____________ / О. А. Смирнова /

Зачем нужен приказ о путевых листах

Путевой лист подтверждает, что машина вышла на линию законно: водитель прошёл предрейсовый медосмотр, автомобиль прошёл технический контроль, рейс учтён. Для налоговой это документ, который обосновывает расходы на топливо и содержание транспорта, а для ГИБДД — подтверждение допуска водителя к работе.

Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390 устанавливает обязательные реквизиты путевого листа и порядок его заполнения. Типовой формы нет: компания разрабатывает бланк сама, но все обязательные сведения в нём должны быть. Приказ по путевым листам как раз закрепляет, кто и как эти листы оформляет, чтобы не приходилось разбираться с каждым рейсом отдельно.

Что указать в приказе

Кто оформляет и выдаёт путевые листы — должность и фамилия ответственного или целый отдел.
На какой срок выдаётся путевой лист: на один день, на смену или на рейс, если он длиннее рабочего дня.
По какой форме составляется лист: типовая форма № 3 для легкового автомобиля или собственный бланк компании.
Кто проверяет отметки о предрейсовом медосмотре и техническом контроле перед выпуском на линию.
Где хранятся путевые листы и сколько: срок хранения.
Кто контролирует исполнение приказа.

Как оформить приказ

Определите ответственного. Назначьте того, кто выписывает путевые листы: диспетчера, механика, секретаря. Если машин много, закрепите порядок в отдельном положении, а в приказе дайте на него ссылку.
Выберите форму. Возьмите типовую форму № 3 или разработайте свой бланк на её основе. Проверьте, что в нём есть все обязательные реквизиты по приказу Минтранса России № 390: срок действия листа, сведения об оформляющем, данные водителя, автомобиля, медосмотра и технического контроля.
Пропишите порядок выпуска. Укажите, что путевой лист оформляется до выхода машины на линию и без отметок медика и механика машина не выпускается.
Установите хранение. Определите, где лежат путевые листы и сколько: обычно в бухгалтерии, не меньше пяти лет.
Ознакомьте сотрудников. Дайте приказ под подпись диспетчеру, водителям и бухгалтеру, чтобы каждый знал свои обязанности.

Обязательные реквизиты путевого листа

Срок действия путевого листа: дата, в течение которой его можно использовать; если лист оформлен больше чем на день — даты начала и окончания.
Сведения о лице, оформившем путевой лист: для организации — наименование, адрес, телефон, ОГРН; для ИП — ФИО, адрес регистрации, телефон, ОГРНИП; для физлица без статуса ИП — ФИО, адрес, телефон, ИНН.
Сведения о транспортном средстве: тип, марка, государственный регистрационный номер, показания одометра при выезде и возвращении.
Сведения о водителе: фамилия, имя, отчество при наличии, СНИЛС, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, а также сведения о проведённых обязательных медосмотрах.
Дата и время выпуска на линию и возвращения, дата, время и результат предрейсового медосмотра, а также послерейсового медосмотра, если его проведение обязательно.
Дата и время технического контроля перед выездом.

Порядок заполнения по приказу Минтранса

Путевой лист оформляют или формируют в электронном виде на каждое транспортное средство, которое перевозит пассажиров, багаж или грузы. Если машина передана в аренду с экипажем, лист оформляет арендодатель.

Оформить лист нужно до выпуска машины на линию. Если рейс длится дольше рабочей смены водителя, допускается оформить один лист на рейс или несколько листов на каждого водителя.

Электронный путевой лист формируют по формату, утверждённому приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, а решение о переходе на электронные листы закрепляют в учётной политике.

Медицинские осмотры водителей проводят по порядку, утверждённому Минздравом России. Результат осмотра подтверждают отметкой в путевом листе. Если осмотр проводят с дистанционной передачей данных о здоровье, часть реквизитов листа формируется по требованиям Правительства России.

Частые ошибки

Путевой лист выписан после выхода машины на линию — это нарушение порядка, а не формальность.
Нет отметки о предрейсовом медосмотре или техническом контроле: лист не подтверждает допуск водителя и машины.
В листе нет СНИЛС водителя или реквизитов водительского удостоверения — реквизит стал обязательным.
Компания использует старый бланк без обновлённых реквизитов и не проверяет его перед печатью.
Путевые листы не хранят или хранят меньше установленного срока — при проверке нечем подтвердить расходы.

Частые вопросы

Обязателен ли приказ по путевым листам?

Закон не требует отдельного приказа именно о путевых листах. Но без документа, который закрепляет, кто и как их оформляет, в компании не будет единого порядка, а инспектор при проверке спросит, на каком основании выписан лист.

Можно ли оформить один путевой лист на несколько дней?

Можно оформить один путевой лист на рейс, который длится дольше рабочего дня или смены водителя. В листе указывают даты начала и окончания срока его действия.

Нужно ли указывать СНИЛС водителя?

Да, СНИЛС и реквизиты водительского удостоверения — обязательные сведения в путевом листе по приказу Минтранса России № 390. Лицензия медорганизации из обязательных реквизитов исключена.

Можно ли вести электронные путевые листы?

Да. Электронный путевой лист формируют по формату, утверждённому приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, а решение о переходе на электронный документооборот закрепляют в учётной политике.

Сколько хранить путевые листы?

Путевые листы относят к первичным документам, их хранят не меньше пяти лет. Точный срок зависит от номенклатуры дел компании: если листы подтверждают расходы, лучше держать их весь срок хранения документов по налогам.

Какой штраф за ошибки в путевых листах?

За ошибки в путевых листах штрафуют и организацию, и должностное лицо. Размер штрафа достигает 100 000 рублей. Чтобы избежать штрафа, проверяйте все обязательные реквизиты до выпуска машины на линию.

Путевые листы и заявки на транспорт съедают время диспетчера

Чтобы документы по рейсам собирались без ручной работы

Диспетчер тратит часы на то, чтобы выписать лист, проверить отметки медика и механика, свести данные одометра и передать листы в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют обязательные реквизиты и приносят ответственному готовый лист на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»