В связи с нехваткой персонала служебная записка

Служебная записка о нехватке персонала сообщает руководителю, что людей в подразделении не хватает и работа под угрозой. Ниже — бланк в Word и образец, в котором нехватку показывают цифрами, а не словами «нас мало».

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о нехватке персонала в отделе продаж

16 ноября 2026 г. № 21

В отделе продаж по штатному расписанию 8 должностей менеджера, работают 5 человек. Две вакансии открыты с августа, ещё одна освободилась 1 ноября. На отдел приходится около 400 обращений клиентов в месяц, и каждое обращение обрабатывает конкретный менеджер.

Из-за нехватки персонала срок ответа клиенту вырос с одного рабочего дня до трёх, часть заявок остаётся без звонка. Прошу разрешить принять двух менеджеров по действующему окладу и разрешить оплату сверхурочной работы оставшихся сотрудников до закрытия вакансий.

Приложение: штатное расписание отдела на 2 л. в 1 экз., выгрузка по обращениям за октябрь на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна записка о нехватке персонала

Служебная записка фиксирует, что подразделение работает не в полном составе, и переводит разговор о людях в разговор о цифрах: сколько должностей по штату, сколько занято, сколько работы не выполняется.

Без такой записки нехватку замечают только по срывам сроков, и тогда разбирают уже последствия. Записка нужна, когда открыта вакансия, сотрудник ушёл на больничный надолго, вырос объём заказов или отдел потерял нескольких человек сразу.

Что показать в записке

Штат по документу: сколько должностей в штатном расписании и сколько из них занято на дату записки.
Вакансии: какие открыты, с какого числа и сколько времени остаются незакрытыми.
Объём работы: число обращений, заказов, смен или участков, которые приходятся на отдел.
Что уже не выполняется: сроки ответа, пропущенные заявки, переработка оставшихся сотрудников.
Просьба: принять людей, разрешить сверхурочную работу, привлечь подрядчика или временно перераспределить нагрузку.
Приложения: штатное расписание, выгрузка по заявкам, табель — то, что подтверждает цифры.

Как написать записку о нехватке сотрудников

Сверьте штат с фактом. Возьмите штатное расписание и табель: должности по штату, занятые места, открытые вакансии и даты их появления.
Посчитайте нагрузку. Покажите объём работы за месяц и сколько его приходится на одного сотрудника — так видно, где предел.
Назовите последствия. Одна-две строки о том, что уже страдает: сроки, качество, переработка. Без общих слов «стало тяжело».
Сформулируйте просьбу. Что именно нужно: две ставки, разрешение на сверхурочные, временный подрядчик. Срок, к которому это нужно.
Подпишите и передайте. Передайте руководителю лично или через канцелярию, копию оставьте с отметкой о получении.

Служебная записка о неукомплектованности штата: чем отличается

Неукомплектованность штата — это разница между числом должностей по штатному расписанию и числом работающих. Записку о ней пишут, когда разрыв держится долго и мешает работе, а не в день увольнения одного человека.

В тексте достаточно одной строки с арифметикой: по штату столько, фактически столько, вакансии такие-то. Дальше — что из-за этого не делается и какое решение нужно от руководителя.

Частые ошибки

Пишут «не хватает людей» без цифр: сколько по штату и сколько работает, руководитель не видит.
Не называют вакансию и дату её открытия — непонятно, ищут человека или уже перестали.
Просят «увеличить штат» без объёма работы: непонятно, откуда взялась лишняя ставка.
Смешивают две просьбы — нанять людей и поднять оклады — в одном абзаце, и решение буксует.
Не прикладывают документы: штатное расписание и табель убеждают лучше любого текста.

Частые вопросы

Кому адресовать записку о нехватке персонала?

Руководителю, который принимает решение о штате и деньгах: генеральному директору или его заместителю по персоналу. Если решение о приёме в пределах бюджета отдела принимает начальник, адресуйте ему.

Обязательно ли прикладывать штатное расписание?

Закон этого не требует, но без него записка держится на словах. Выписка из штатного расписания и табель показывают разрыв между должностями и людьми за минуту.

Можно ли написать записку от руки?

Да. Форму закон не устанавливает; если в компании не утверждён обязательный бланк, рукописная записка с подписью имеет ту же силу.

Нужна ли печать?

Нет. Это внутренний документ, его подписывает автор, а решение руководитель оформляет резолюцией.

Чем записка о нехватке персонала отличается от докладной?

Докладной сообщают о событии или нарушении, служебной — просят и предлагают. Границу задаёт инструкция по делопроизводству компании, строгого правила закон не даёт.

Пока вакансия открыта, заявки копятся

Чтобы поток заявок не зависел от числа людей

Пока отдел недобрал людей, часть обращений остаётся без ответа, а оставшиеся сотрудники разрываются между клиентами.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые берут на себя повторяющиеся обращения: отвечают клиенту, разбирают заявку и передают менеджеру готовое дело.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»