Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Отгрузочный лист: образец и бланк

Отгрузочный лист — документ склада, по которому собирают и передают товар к отправке: что именно, сколько, в какой упаковке и на какой машине уезжает. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на партию коробок со склада поставщика в магазин.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», склад по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4

Получатель: ООО «Ласточка», магазин «Ласточка», г. Химки, ул. Победы, д. 11

Дата отгрузки: 13 ноября 2026 г.

Транспорт: ГАЗель, гос. номер А123ВС77, водитель Сергеев А. П.

Отгрузочный лист

к заказу № 218 от 12 ноября 2026 г.

13 ноября 2026 г. № 57

Отгружается товар по заказу № 218: кофе в зёрнах, 40 коробок по 12 пачек, вес одной коробки 6 кг; чай чёрный, 25 коробок по 20 пачек, вес одной коробки 4 кг. Всего 65 коробок, общий вес 340 кг.

Коробки уложены на две паллеты, каждая обтянута стрейч-плёнкой и опломбирована пломбой склада № 014 и № 015. Погрузка задним бортом, силами склада.

Товар принял кладовщик Сидорова М. В. по количеству мест; вложение внутри коробок не проверялось.

Отгрузил (склад)

Кладовщик

____________ / М. В. Сидорова /

Принял (перевозчик)

Водитель

____________ / А. П. Сергеев /

Зачем нужен отгрузочный лист

Отгрузочный лист связывает заказ и машину: по нему склад собирает товар, проверяет количество мест и передаёт партию водителю. Если на приёмке в магазине не хватает коробки, по листу видно, сколько мест ушло со склада и кто их принял.

Единой формы в законе нет: это внутренний документ компании, и каждая утверждает свой бланк. Отгрузочный лист не заменяет товарную накладную и транспортную накладную — он идёт вместе с ними и помогает сверить, что погрузили и что довезли.

Что указать в отгрузочном листе

  • Номер и дату, привязку к заказу или счёту, по которому идёт отгрузка.
  • Отправителя: компанию и склад, с которого уезжает товар.
  • Получателя и точный адрес доставки.
  • Состав отгрузки: наименование, количество мест, вес — по каждой позиции.
  • Упаковку и маркировку: паллеты, коробки, пломбы, номера пломб.
  • Транспорт: тип машины, государственный номер, водителя.
  • Условия погрузки: кто грузит, каким бортом, во сколько машина ушла.
  • Подписи: кто отгрузил со склада и кто принял у перевозчика.

Как заполнить отгрузочный лист

  1. Возьмите заказ. Перенесите в лист номер заказа, дату и получателя — так лист не потеряется среди других отгрузок.
  2. Пересчитайте места. Пишите не только пачки и штуки, но и количество мест: водитель принимает коробки и паллеты, а не содержимое.
  3. Опишите упаковку. Укажите паллеты, стрейч-плёнку и номера пломб: при споре о вскрытой коробке это первое, что проверяют.
  4. Запишите машину и водителя. Государственный номер и фамилия водителя — то, по чему потом находят, кто вёз партию.
  5. Подпишите при передаче. Склад и водитель подписывают лист в момент погрузки, а не задним числом: подпись подтверждает количество мест.

Частые ошибки

  • Указывают только штуки товара без количества мест — водителю нечего пересчитывать при погрузке.
  • Не пишут номера пломб, и при недостаче невозможно доказать, что коробку вскрыли в дороге.
  • Оставляют пустым адрес доставки, хотя у получателя несколько магазинов.
  • Подписывают лист после рейса, когда машина уже вернулась, — тогда он ничего не подтверждает.
  • Путают отгрузочный лист с транспортной накладной и не оформляют перевозку отдельно.

Частые вопросы

Чем отгрузочный лист отличается от товарной накладной?

Товарная накладная — документ учёта: по ней списывают товар со склада и принимают его на баланс у покупателя. Отгрузочный лист — рабочий документ склада и перевозки: он описывает места, упаковку и машину. Обычно оба документа едут с партией.

Нужна ли транспортная накладная, если есть отгрузочный лист?

Да, если перевозку оформляют по транспортной накладной. Отгрузочный лист её не заменяет: транспортная накладная подтверждает договор перевозки и приёмку груза, а отгрузочный лист — внутренний документ склада.

Кто подписывает отгрузочный лист?

Со стороны склада — кладовщик или другой работник, который отпускает товар. Со стороны перевозчика — водитель или экспедитор, принявший груз по количеству мест.

Можно ли вести отгрузочные листы в электронном виде?

Можно, если в компании есть система учёта и электронная подпись участников. Тогда лист формируют в системе, а подписи ставят электронно; бумажный экземпляр нужен, только если так требует получатель или перевозчик.

Сколько хранить отгрузочные листы?

Срок задаёт номенклатура дел компании. Документы, нужные для расчёта налогов, хранят в течение сроков, установленных налоговым законодательством, а внутренние складские бумаги — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда отгрузки держатся на памяти кладовщика

Чтобы листы и накладные собирались сами

Пока отгрузок немного, лист пишут вручную. На потоке кладовщик путает номера заказов, а руководитель узнаёт о пересортице от покупателя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают отгрузочные листы и накладные по данным заказа, сверяют количество мест с заявкой и приносят готовые документы на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы