Кто составляет акт приёма-передачи имущества в личное пользование

В учреждении акт по форме 0510434 составляет сотрудник, ответственный за сохранность и использование имущества, а подписывают его двое: ответственное лицо и тот, кто получает или возвращает имущество. В коммерческой компании обязательной формы нет, и акт обычно готовит тот, кто выдаёт имущество со склада.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 65 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел продаж

Ответственное лицо: начальник отдела продаж И. И. Иванов

Получатель: менеджер П. П. Петров

Акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование

о выдаче ноутбука и мобильного телефона менеджеру отдела продаж

16 ноября 2026 г. № 27

Передаются объекты, полученные в личное пользование: ноутбук Lenovo ThinkPad, инвентарный номер 000123, стоимость 94 000 рублей; мобильный телефон, инвентарный номер 000124, стоимость 21 000 рублей.

Имущество передаётся для работы в офисе и на встречах с клиентами. Получатель отвечает за сохранность имущества, не передаёт его третьим лицам и сообщает о поломке или утрате в тот же день.

Имущество проверено, комплектно и работает. Замечаний нет.

Ответственное лицо

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Получатель

Менеджер

____________ / П. П. Петров /

Кто составляет акт в учреждении

В государственных и муниципальных учреждениях акт приёма-передачи объектов, полученных в личное пользование, оформляют по форме 0510434. Форму утвердил приказ Минфина от 15.04.2021 № 61н, применяют её с 1 января 2023 года все учреждения.

Составляет акт сотрудник, ответственный за сохранность и использование имущества. Это может быть не тот человек, который получает вещь: например, старшая медсестра выдаёт медицинское оборудование, а пользуется им врач.

Акт электронный. Ответственное лицо подписывает его квалифицированной электронной подписью, получатель или возвращающий имущество — простой электронной подписью. Направляют акт в «Электронный бюджет» в день выдачи или сдачи имущества, а в учёте факт отражают не позднее следующего рабочего дня после получения документа.

Что указать в акте

Наименование организации и подразделение, где работает получатель.
Ответственное лицо, которое выдаёт имущество, и получателя с должностями.
Дату и номер акта.
Наименование каждой вещи, инвентарный номер и стоимость.
Состояние и комплектность при передаче: что проверено и что приложено.
Условия использования и ответственность получателя: срок, порядок возврата, что делать при поломке или утрате.
Подписи ответственного лица и получателя.

Как оформить акт в коммерческой компании

Назначьте ответственного. Приказом закрепите, кто выдаёт имущество: кладовщик, начальник отдела, администратор. Он и будет составлять акт.
Проверьте вещь. Осмотрите имущество, сверьте комплектность и инвентарный номер, зафиксируйте состояние в акте.
Заполните акт в двух экземплярах. Один остаётся в бухгалтерии или у ответственного, второй получает сотрудник.
Подпишите оба. Подписи ответственного лица и получателя обязательны: без второй подписи акт не докажет, что вещь передана.
Внесите в учёт. Передачу отразите в бухгалтерском учёте и в карточке сотрудника, чтобы при увольнении было что вернуть.

Когда акт не нужен

Если имущество выдаётся на время рабочего дня и остаётся в офисе — например, инструмент из общей мастерской, — отдельный акт на каждую выдачу не нужен. Достаточно журнала выдачи или ведомости.

Акт нужен там, где вещь уходит из организации надолго: ноутбук для удалённой работы, телефон, спецодежда, оборудование для выездов. Такой акт подтверждает, что имущество у сотрудника, и помогает взыскать стоимость при утрате.

В учреждении форму 0510434 не заменяют самодельным бланком: движение имущества в личном пользовании отражают именно этим электронным документом.

Частые вопросы

Кто составляет акт приёма-передачи имущества в личное пользование?

В учреждении — сотрудник, ответственный за сохранность и использование имущества, по форме 0510434. В коммерческой компании — тот, кого руководитель назначил выдавать имущество: кладовщик, начальник отдела или администратор.

Кто подписывает акт по форме 0510434?

Двое: ответственное лицо учреждения ставит квалифицированную электронную подпись, получатель или возвращающий имущество — простую электронную подпись.

Можно ли составить акт в бумажном виде?

В учреждении акт по форме 0510434 электронный, его направляют через «Электронный бюджет». Компания вправе оформить бумажный акт в двух экземплярах: закон обязательной электронной формы для неё не устанавливает.

Что будет, если акт не оформить?

При увольнении сложно доказать, что вещь была у сотрудника, а при утрате — взыскать её стоимость. Акт и подпись получателя — основное доказательство передачи.

Нужен ли акт, если сотрудник пользуется имуществом в офисе?

Если вещь не покидает офис и выдаётся на день, достаточно журнала выдачи. Акт оформляют, когда имущество уходит из организации надолго.

Когда акты выдачи имущества теряются между отделами

Чтобы передача имущества оформлялась без писем и напоминаний

Выдача техники, спецодежды и инструмента повторяется каждый месяц: кто-то забывает акт, кто-то не вносит вещь в учёт, и при увольнении оказывается, что вернуть нечего.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют имущество с учётом и приносят ответственному лицу готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»