Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

УПД по прослеживаемым товарам: образец

УПД по прослеживаемым товарам — это та же универсальная передаточная, в которую добавлены реквизиты прослеживаемости: номер партии и документ, по которому товар пришёл к продавцу. Ниже — заполненный образец и правила, по которым заполняют графы 11–14.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 69 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Продавец: ООО «Альфа-Трейд», ИНН 7712345678, КПП 771201001

Адрес: 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 2, корп. 1

Покупатель: ООО «Стройбаза», ИНН 5023456789, КПП 502301001

Адрес: 143900, Московская обл., г. Балашиха, ш. Энтузиастов, д. 40

Документ об отгрузке № 412 от 16 ноября 2026 г.

Универсальный передаточный документ

Счёт-фактура и передаточный документ (акт) — статус 1

16 ноября 2026 г.

Товар передан по договору поставки № 57 от 03.11.2026. Покупатель принял товар без замечаний, претензий по количеству и качеству не заявлено.

Показатели прослеживаемости заполнены по данным книги продаж и сведений из государственной информационной системы: графа 11 — регистрационный номер партии товара, графы 12 и 12а — код и обозначение единицы измерения для прослеживаемости, графа 13 — количество, графа 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях.

Документ составлен в двух экземплярах: первый — покупателю, второй — продавцу.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. В. Смирнов /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / Е. П. Орлова /

Товар передал

Кладовщик

____________ / И. И. Кузнецов /

Товар принял

Начальник склада ООО «Стройбаза»

____________ / С. А. Гусев /

Что такое УПД по прослеживаемым товарам

Универсальный передаточный документ совмещает счёт-фактуру и передаточный документ: по нему покупатель принимает товар и получает право на вычет НДС. Форму рекомендовала ФНС письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, и продавец вправе ею пользоваться вместо двух отдельных бумаг.

Когда товар входит в перечень прослеживаемых, в УПД добавляют показатели прослеживаемости — графы 11–14. Их состав и правила заполнения задаёт постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108: без этих реквизитов документ не примут в систему прослеживаемости, а покупатель не сможет подтвердить, откуда взялась партия.

Перечень прослеживаемых товаров утверждён постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110 — это холодильники и морозильники, стиральные и посудомоечные машины, мониторы и телевизоры, автопогрузчики, экскаваторы и другая техника из списка.

Что добавить в УПД по прослеживаемому товару

  • Графа 11 — регистрационный номер партии товара (РНПТ), по которой товар числится в системе прослеживаемости.
  • Графа 12 — код единицы измерения товара по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ).
  • Графа 13 — количество товара в этой единице измерения.
  • Графа 14 — стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС в рублях.
  • Номер и дата документа, по которому товар поступил к продавцу: счёт-фактура поставщика, УПД, таможенная декларация или акт ввода в оборот.
  • Сведения о стране происхождения и номере таможенной декларации, если товар ввезён из-за границы.

Как заполнить УПД по прослеживаемым товарам

  1. Проверьте, что товар прослеживаемый. Сверьте наименование товара и его код ТН ВЭД ЕАЭС с перечнем из постановления № 1110. Если кода в перечне нет, показатели прослеживаемости не заполняют.
  2. Возьмите номер партии. Регистрационный номер партии товара — это номер записи в системе прослеживаемости, под которым товар числится за вашей организацией. Он есть в сведениях о вводе в оборот, в документе поставщика или в выписке из системы.
  3. Перенесите данные из накладной поставщика. Если вы перепродаёте товар, номер партии и документ основания берут из документов, которые вам передал поставщик при отгрузке. Свой номер партии не придумывают: он присваивается при вводе товара в оборот.
  4. Заполните графы 12–14. В графах 12 и 12а укажите код и обозначение единицы измерения, используемой для прослеживаемости, в графе 13 — количество в этой единице, в графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС в рублях. Для штучного товара это код 796, для килограммов — 166, для литров — 112.
  5. Проверьте статус документа. В поле «Статус» ставят 1, если документ совмещает счёт-фактуру и передаточный акт, и 2, если это только передаточный документ без счёта-фактуры.
  6. Передайте покупателю. Передайте покупателю электронный УПД через оператора ЭДО. Покупатель оформляет приёмку и отражает сведения об операции в декларации по НДС или отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами — в зависимости от своего порядка отчётности. Если реквизиты расходятся, он не сможет отразить партию у себя.

Чем УПД по прослеживаемым товарам отличается от обычного

Обычный УПД содержит реквизиты счёта-фактуры и передаточного документа: продавца и покупателя, наименование товара, количество, цену, стоимость, сумму НДС и подписи. По прослеживаемому товару этих строк мало: нужны ещё номер партии и документ, по которому товар пришёл к продавцу.

Если продавец отгружает прослеживаемый товар по обычному УПД без граф 11–14, покупатель не увидит, откуда взялась партия, и не сможет подтвердить её в системе. Документ придётся переоформлять, а отгрузка повиснет до устранения расхождения.

Для товаров, которые не входят в перечень, показатели прослеживаемости не заполняют: пустые графы 11–14 в обычном УПД не ошибка.

Частые ошибки

  • Заполняют графы 11–14 по всем товарам подряд: показатели нужны только для позиций из перечня.
  • Ставят свой придуманный номер партии вместо регистрационного номера из системы прослеживаемости.
  • Указывают количество в одной единице измерения, а код ОКЕИ — от другой: например, штуки с кодом килограммов.
  • Забывают документ основания, по которому товар поступил к продавцу: без него партия не связывается с предыдущим звеном поставки.
  • Ставят статус 2, хотя документ включает счёт-фактуру и даёт право на вычет.

Частые вопросы

Обязательно ли оформлять УПД по прослеживаемым товарам?

Форма УПД рекомендованная, но показатели прослеживаемости по постановлению № 1108 обязательны для прослеживаемых товаров. Их можно включить в УПД или в отдельный счёт-фактуру с передаточным документом — главное, чтобы реквизиты были в документе отгрузки.

Где взять регистрационный номер партии товара?

Номер присваивается при вводе товара в оборот в системе прослеживаемости. Если вы перепродаёте товар, номер берут из документа поставщика — счёта-фактуры или УПД, по которому товар пришёл к вам.

Нужно ли указывать показатели прослеживаемости при возврате товара?

Да, при возврате прослеживаемого товара продавцу показатели прослеживаемости заполняют так же, как при обычной отгрузке: номер партии и документ основания позволяют вернуть товар в ту же цепочку.

Что делать, если в УПД неверно указан номер партии?

Продавец выставляет исправленный УПД: в строке 1а указывают номер и дату исправления, в строке 1 сохраняют номер и дату первоначального документа. Исправленный электронный УПД передают покупателю через оператора ЭДО и отражают исправления в отчётности по установленным правилам.

Отличается ли УПД по прослеживаемым товарам для импорта?

Да, при ввозе добавляют номер таможенной декларации и страну происхождения товара. Порядок получения РНПТ зависит от способа ввоза. При ввозе из ЕАЭС для товаров, на которые распространяется система подтверждения ожидания поставки, ФНС присваивает РНПТ на основании документа о предстоящей поставке; в других случаях применяют установленный для соответствующего ввоза порядок.

Когда документов много, а реквизиты расходятся

Чтобы УПД собирались без ручной сверки

Показатели прослеживаемости берутся из документов поставщика, книги продаж и системы прослеживаемости. Когда отгрузок десятки в день, кладовщик и бухгалтер сверяют номера партий вручную, и расхождения всплывают уже у покупателя.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают УПД по шаблону, переносят номер партии и документ основания из накладной поставщика и проверяют графы 11–14 до отправки покупателю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы