Уведомление о вызове представителя поставщика для составления акта: образец

Когда в товаре нашли дефект, получатель сообщает об этом поставщику и зовёт его специалиста на осмотр. Так причина дефекта устанавливается совместно: поставщик не сможет потом сказать, что товар испортили при монтаже или хранении, а получатель — что скрыл дефект при приёмке.

Порядок вызова обычно прописан в договоре поставки или в гарантийных условиях. Если там стоит срок, за который поставщика извещают, соблюдайте его: пропуск срока даёт поставщику повод оспорить акт. Если срока нет, назначайте дату осмотра так, чтобы поставщик успел приехать, — обычно это несколько рабочих дней с даты получения уведомления.

Уведомление — документ, который запускает эту процедуру. Его отправляют до осмотра, а не после, иначе акт потеряет смысл.

Неявка представителя не лишает получателя права составить акт. Комиссия осматривает товар, описывает дефекты и указывает в акте, что поставщик извещён уведомлением с такой-то датой и номером, но представителя не направил. К акту прикладывают копию уведомления, квитанцию об отправке и подтверждение доставки.

Такой акт — доказательство для претензии и для суда. Поставщик может оспорить его, если докажет, что уведомление не получил или что дефект возник по вине получателя. Поэтому храните все документы об отправке и не выбрасывайте упаковку и повреждённые детали до разрешения спора.

Если поставщик приехал, но подписывать акт отказался, в акте делают отметку об отказе и указывают, что представитель ознакомлен с содержанием. Отказ от подписи не отменяет выводов комиссии, но зафиксировать его нужно в самом документе.