Акт рекламации на возврат товара поставщику: образец и бланк

Рекламация — это претензия покупателя к поставщику из-за брака, недопоставки или не того товара. Акт фиксирует, что именно пришло и чем оно не годится, и без него поставщик почти всегда отвечает «товар был нормальный». Ниже — бланк акта и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567

по договору поставки от 12 января 2026 г. № 7

Поставщик — ООО «Лютик», ИНН 7709876543

Место составления: склад по адресу г. Москва, ул. Складская, д. 4

Акт рекламации

о выявлении недостатков товара, поставленного по договору поставки

20 октября 2026 г. № 3

Товар по товарной накладной от 15 октября 2026 г. № 214 принят на склад 16 октября 2026 г. При приёмке обнаружены недостатки: у 12 из 200 упаковок нарушена герметичность, у 8 — сколы на корпусе.

Недостатки зафиксированы при осмотре в присутствии кладовщика П. П. Петрова и менеджера И. И. Иванова, фото прилагаются. Товар хранится на складе обособленно, в реализацию не передан.

На основании ст. 518 ГК РФ прошу заменить бракованный товар в течение 10 календарных дней или вернуть уплаченную за него сумму 48 000 рублей.

Приложение: товарная накладная № 214, фотографии, акт приёмки, претензия от 20.10.2026 № 3.

Представитель покупателя

Кладовщик

____________ / П. П. Петров /

Представитель покупателя

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Представитель поставщика

От подписи отказался, о чём сделана отметка

____________ / /

Что такое акт рекламации

Акт рекламации — документ покупателя, который фиксирует недостатки полученного товара и служит основанием для претензии поставщику. Закон его форму не устанавливает, поэтому компания составляет акт в свободной форме или по своему шаблону.

Рекламацию предъявляют по ст. 518 ГК РФ, когда поставщик передал товар с недостатками: покупатель вправе заявить требования по ст. 475 ГК РФ — например, уменьшить цену или устранить недостатки, а при существенном нарушении качества отказаться от договора и потребовать деньги либо заменить товар. Эти требования не применяются, если поставщик после уведомления без промедления заменил товар качественным. Правила о купле-продаже применяются к поставке, если договором не предусмотрено иное.

Что указать в акте рекламации

Название документа, дату и номер — акт регистрируют, чтобы потом на него ссылаться в претензии и суде.
Стороны: покупателя и поставщика с ИНН, реквизиты договора поставки.
Документ, по которому пришёл товар: товарная накладная, номер и дата, количество и цена партии.
Что именно не так: сколько единиц бракованных, в чём дефект, при каких условиях его обнаружили.
Кто осматривал товар и присутствовал при осмотре, подписи и отметку об отказе поставщика подписать.
Что покупатель требует: замену, возврат денег, уценку или ремонт, и в какой срок.
Приложения: фото, накладные, акт приёмки, переписка с поставщиком.

Как оформить возврат бракованного товара поставщику

Зафиксируйте брак при приёмке. Осмотрите товар в момент разгрузки или в срок, который даёт договор. Если дефект виден сразу, составьте акт до подписания накладной или сделайте отметку в ней.
Вызовите поставщика. Отправьте уведомление о выявленных недостатках: телеграмму, письмо с уведомлением или сообщение по договору. Так у поставщика будет возможность приехать и посмотреть товар.
Составьте акт. Опишите дефект конкретно: «скол на корпусе 2 см», а не «товар плохой». Приложите фото и укажите, сколько единиц забраковано из партии.
Направьте претензию. В претензии сошлитесь на договор и ст. 518 ГК РФ, перечислите требования и срок ответа. Приложите акт и документы на товар.
Верните товар и получите деньги. Передайте брак по акту приёма-передачи или транспортной накладной, получите замену или возврат оплаты. Сохраните документы о возврате.

Чем акт рекламации отличается от акта приёма-передачи и акта обмена

Акт приёма-передачи некачественного товара подтверждает, что брак физически вернули поставщику: сколько единиц, когда и кому передали. Его составляют уже после рекламации, при возврате.

Акт обмена товара — документ о замене: какой товар забрали и какой выдали взамен, с указанием артикулов и разницы в цене. Он закрывает сделку, когда поставщик не возвращает деньги, а меняет партию.

Если поставщик отказывается подписывать акт, сделайте в нём отметку об отказе и приложите доказательства отправки уведомления — это пригодится в споре.

Частые вопросы

В какой срок можно предъявить рекламацию поставщику?

Срок зависит от гарантии, срока годности и условий договора. Если гарантии и срока годности нет, недостатки должны быть обнаружены в разумный срок в пределах двух лет со дня передачи товара, если законом или договором не установлен больший срок. О выявленных недостатках письменно уведомите поставщика незамедлительно. Договором часто устанавливают свой срок на осмотр и рекламацию — его и соблюдайте, иначе поставщик откажет.

Обязателен ли акт рекламации, если брак виден сразу при разгрузке?

Формально можно ограничиться отметкой в накладной и фото, но акт с описанием дефекта и подписями надёжнее: он фиксирует, сколько единиц забраковано и в чём именно проблема, и поставщику труднее оспорить возврат.

Что делать, если поставщик не приехал на осмотр?

Составьте акт без него, укажите, что поставщик уведомлён и не явился, приложите копию уведомления и доказательства отправки. Такой акт вместе с перепиской подтверждает, что покупатель действовал добросовестно.

Можно ли вернуть бракованный товар без претензии?

Можно, если поставщик согласен: тогда достаточно акта приёма-передачи и накладной на возврат. Если он спорит, без письменной претензии с актом рекламации не обойтись — иначе нечем подтвердить, что брак был.

Нужна ли печать на акте рекламации?

Нет, если компания не применяет печать. Достаточно подписей представителей покупателя и отметки об отказе поставщика подписать акт.

Когда претензии и возвраты собираются вручную

Чтобы претензии и акты собирались сами

Каждый возврат — это акт, претензия, письма поставщику и сверка с накладными. Когда таких случаев десятки в месяц, менеджеры тонут в бумагах, а часть претензий теряется по срокам.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают акт и претензию по шаблону из данных накладной и фото брака, проверяют сроки по договору и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»