Как заполнить личный листок по учёту кадров: образец заполнения

Личный листок по учёту кадров — документ, в котором работник сам, от руки, сообщает о себе всё, что нужно отделу кадров: паспорт, образование, работу до приёма, семью. Ниже — бланк и заполненный образец с пояснением по каждому пункту.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Фамилия, имя, отчество: Иванова Мария Сергеевна

Дата рождения: 14 марта 1994 г.

Место рождения: г. Казань

Личный листок по учёту кадров

заполняется собственноручно при приёме на работу

18 ноября 2026 г.

Образование: высшее. Казанский федеральный университет, 2016 г., специальность «Экономика», квалификация «бакалавр».

Работа до приёма: 2019–2026 гг. — ООО «Вектор», ведущий экономист.

Семейное положение: замужем. Муж — Иванов Пётр Андреевич, 1992 г. р., инженер. Дочь — Иванова Анна Петровна, 2020 г. р.

Паспорт: серия 9204 № 123456, выдан 12.05.2014 Отделом УФМС России по Республике Татарстан в г. Казани. Адрес: г. Казань, ул. Лесная, д. 8, кв. 24.

Работник

М. С. Иванова

____________ / /

Что такое личный листок и зачем он нужен

Личный листок — учётный документ отдела кадров. Его заполняет сам работник при приёме: сведения о нём, об образовании, о работе до этой должности, о семье. По листку кадровик заводит личную карточку Т-2 и сверяет документы — паспорт, диплом, трудовую книжку.

Унифицированной формы листка нет: Госкомстат утвердил в 2004 году альбом форм, где листок был частью личного дела, но обязательной эта форма не стала. Компания берёт старый бланк, свой шаблон или форму, которую закрепила в инструкции по делопроизводству. Бланк 2020 года, который скачивают в сети, — тот же типовой листок, к нему и относится слово «2020» в запросе.

Личный листок по учёту кадров: бланк скачать 2020 и унифицированная форма

Унифицированной формы листка в законе нет. Госкомстат включил его в альбом учётных форм 2004 года, но обязательной эта форма не стала, поэтому компания вправе взять типовой бланк 2020 года или свой шаблон.
Типовой бланк 2020 года, который предлагают скачать в сети, устроен одинаково: шапка с фамилией, датой и местом рождения, затем пункты об образовании, работе до приёма, семейном положении, паспорте и подпись работника.
Скачанный бланк проверьте перед первым заполнением: уберите графы, которых нет в вашем учёте, и закрепите форму приказом или в инструкции по делопроизводству.
Если компания ведёт электронный документооборот, бланк хранят в системе и распечатывают для подписи — заполняют всё равно от руки.
Скачанный файл подпишите датой редакции: так видно, какой бланк действовал в момент приёма работника.

Что понадобится перед заполнением

Паспорт — для пунктов о рождении, паспортных данных и адресе.
Диплом или аттестат — для пункта об образовании и учебном заведении.
Трудовая книжка и договоры по совместительству — для пункта о работе до приёма.
Свидетельство о браке и свидетельства о рождении детей — для пункта о семейном положении.
Военный билет — для пункта о воинской обязанности, если работник военнообязан.
Ручка — листок заполняют от руки, чернилами одного цвета, без помарок.

Как заполнить личный листок по пунктам

Шапка и дата. Фамилию, имя и отчество пишите полностью, без сокращений, как в паспорте. Дата рождения — цифрами и словами, место рождения — как в паспорте.
Образование. Название учебного заведения, год окончания, специальность и квалификацию — дословно по диплому. Если образование неполное, укажите, сколько курсов окончено и в каком заведении.
Работа до приёма. Перечислите места работы с датами приёма и увольнения и должностями. Перерывы больше месяца объясните: учёба, служба, уход за ребёнком. Сведения берите из трудовой книжки.
Семейное положение. Укажите, в браке ли вы, и перечислите близких родственников: супруга, детей, родителей. Для каждого — фамилию, имя, отчество, год рождения и место работы.
Паспорт и адрес. Серия, номер, кем и когда выдан паспорт, адрес регистрации и фактического проживания, телефон. Эти данные сверят с паспортом.
Подпись. Поставьте подпись и дату. Подпись подтверждает, что сведения верны.

Частые ошибки

Сокращают имена и названия организаций — кадровик не сможет сверить данные с документами.
Пишут образование «высшее», не указывая заведение, год и специальность.
Оставляют пустым пункт о работе до приёма — тогда в трудовой книжке остаётся непонятный перерыв.
Заполняют листок на компьютере, хотя по правилам его пишут от руки.
Исправляют ошибку замазкой: неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут верную и заверяют подписью.

Частые вопросы

Обязателен ли личный листок по учёту кадров?

Нет. Унифицированной формы нет, и закон не требует заполнять именно этот листок. Компания вправе вести учёт по личной карточке Т-2 и анкете, а листок использовать по своему решению — если так записано в инструкции по делопроизводству.

Чем личный листок отличается от анкеты и карточки Т-2?

Анкета — короткий опросник, который компания составляет сама. Личный листок — подробный документ, который работник заполняет от руки и подписывает. Карточку Т-2 заводит кадровик на основании листка, паспорта и трудовой книжки.

Нужно ли указывать в листке родственников?

Да, если форма содержит такой пункт: супруга, детей, родителей — с фамилией, именем, отчеством, годом рождения и местом работы. Эти сведения нужны для деклараций о конфликте интересов и для воинского учёта.

Как исправить ошибку в уже сданном листке?

Неверную запись зачёркивают одной чертой, рядом пишут правильную, ставят подпись и дату. Замазывать и заклеивать нельзя: документ должен читаться целиком.

Сколько хранится личный листок?

Листки входят в личное дело работника. Срок хранения личных дел руководителей — постоянно, остальных работников — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда кадровые бумаги отнимают время у дела

Чтобы листки и карточки собирались сами

Личные листки, анкеты, заявления и карточки отнимают у кадровика дни: каждую бумагу надо проверить, сверить с паспортом и трудовой книжкой и перенести в учёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с документами работника и приносят готовый листок на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»