Заявка на пропуск на территорию предприятия: образец и бланк

Заявка на пропуск — документ, которым компания просит охрану или режимную службу пустить на свою территорию человека или машину. Ниже — бланк в Word и образец заполнения на подрядчика, который приезжает на объект по договору.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Начальнику службы безопасности

ООО «Северный терминал»

от ООО «Монтажстрой»

ИНН 7800000000, тел. +7 900 000-00-00

Заявка на пропуск

на разовый въезд на территорию предприятия

16 ноября 2026 г. № 27

Прошу оформить разовый пропуск на въезд автотранспорта и проход на территорию предприятия для работников ООО «Монтажстрой» на 18 ноября 2026 года с 09:00 до 17:00.

Основание — договор подряда от 12.10.2026 № 45/П на монтаж вентиляции в корпусе № 3. Работы ведутся на основании заявки ООО «Северный терминал» от 10.11.2026.

Автомобиль: ГАЗ-3302, государственный номер А123ВС78, водитель Сергеев Пётр Ильич, паспорт 40 00 000000, водительское удостоверение 77 00 000000.

С правилами пропускного и внутриобъектового режима ознакомлены. Согласия на обработку персональных данных указанных лиц, если они требуются, оформлены отдельно.

Заявитель

Генеральный директор ООО «Монтажстрой»

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужна заявка на пропуск

На территорию завода, порта, склада или стройплощадки постороннего не пускают без пропуска. Заявку подаёт компания, которая направляет своего человека или машину: подрядчик, поставщик, арендатор. Охрана сверяет заявку с документом и оформляет пропуск на входе или заранее.

Единой формы заявки закон не устанавливает. Предприятие утверждает свой бланк в инструкции о пропускном и внутриобъектовом режиме и указывает в нём, какие сведения нужны. Поэтому заявку пишут на бланке принимающей стороны, а если бланка нет — по образцу ниже.

Что указать в заявке на пропуск

Кому адресована заявка: служба безопасности, режимный отдел, бюро пропусков — с названием предприятия.
Кто заявитель: полное название компании, ИНН, адрес, телефон и контактное лицо.
Кого пропускают: фамилия, имя, отчество, должность, паспортные данные или номер служебного удостоверения.
Транспорт: марка, государственный номер, прицеп, данные водителя и его удостоверения.
Вид пропуска и срок: разовый на конкретную дату, временный на период работ или постоянный для работника предприятия.
Основание: номер и дата договора, заявки, письма или приглашения, по которому человек приезжает.
Цель посещения и объект, куда нужен доступ: корпус, цех, склад, площадка.
Подпись руководителя заявителя и согласие людей на обработку персональных данных.

Как оформить заявку на пропуск

Возьмите бланк предприятия. Спросите форму у принимающей стороны: у службы безопасности, у своего контактного лица или в приложении к договору. Заявка на чужом бланке проходит быстрее.
Соберите данные людей и машины. Фамилия, имя, отчество, должность, паспорт или служебное удостоверение, для водителя — номер водительского удостоверения и государственный номер автомобиля.
Укажите основание. Договор, заявку или письмо с номером и датой. Без основания охрана не поймёт, почему посторонний должен попасть на объект.
Выберите вид и срок пропуска. Разовый — на один день и конкретные часы, временный — на период работ, постоянный — работникам самого предприятия.
Подпишите и передайте заранее. Заявку подписывает руководитель заявителя или уполномоченное лицо. Подайте её до дня въезда: охране нужно время на проверку и оформление.

Заявление на въезд на территорию предприятия

Заявление на въезд пишет водитель или представитель компании, когда пропуск нужен на разовую поездку: привезти груз, забрать оборудование, приехать на встречу. По содержанию оно совпадает с заявкой — те же данные человека, машины и основания, — но идёт от самого въезжающего или от его компании на имя службы безопасности.

Если предприятие выдаёт пропуска на транспорт, в заявлении указывают марку и государственный номер автомобиля, номер прицепа, данные водителя и маршрут внутри территории. Для пешего прохода хватает фамилии, должности и документа, удостоверяющего личность.

Частые ошибки

Заявку подают в день въезда: охрана не успевает проверить данные, и машина стоит у ворот.
Нет основания — договора или письма с номером и датой, поэтому непонятно, на каком праве человек находится на объекте.
Не совпадают данные: в заявке один государственный номер, на машине другой, и водителя не пускают.
Забыли согласие на обработку персональных данных: предприятие вправе не принять заявку с чужими данными без согласия.
Один пропуск на всех: в заявке перечисляют только руководителя, а приезжают пятеро рабочих.

Частые вопросы

Кто подписывает заявку на пропуск?

Руководитель компании-заявителя или лицо, которому он дал доверенность. Предприятие может требовать, чтобы подпись стояла на фирменном бланке и была заверена печатью, если печать есть.

За сколько дней подают заявку?

Срок устанавливает инструкция о пропускном режиме предприятия: для разового пропуска часто за день-два, для временного — заранее на весь период работ. Точный срок уточняйте у службы безопасности принимающей стороны.

Какие данные человека нужны для пропуска?

Фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность, серия и номер паспорта или служебного удостоверения. Для водителя дополнительно — номер водительского удостоверения и данные автомобиля. Точный перечень задаёт предприятие.

Нужно ли согласие на обработку персональных данных?

Да, если предприятие собирает данные для пропускного режима. Согласие оформляют отдельно от других документов, которые человек подписывает, — так требует статья 9 закона № 152-ФЗ. Если для обработки требуется согласие, оформите его отдельно от заявки. Человек подписывает собственное согласие либо его даёт уполномоченный представитель.

Можно ли оформить пропуск по электронной почте?

Можно, если предприятие принимает заявки в электронном виде и у него есть система электронных пропусков. Тогда заявку подписывают электронной подписью, а данные сверяют по документу на входе.

Что будет, если приехать без заявки?

На режимную территорию не пустят: охрана действует по инструкции о пропускном режиме. Водитель останется у ворот, пока заявку не подадут и не подтвердят.

Когда заявки на пропуск тонут в переписке

Чтобы заявки на пропуск собирались сами

Заявки на пропуск приходят по почте, в мессенджерах и по телефону, и охрана вручную сверяет каждую с договором и списком людей.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие заявки по шаблону, проверяют данные и основание по договору и приносят охране готовый пропуск на подтверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»