Акт о невозможности ознакомить сотрудника с приказом об увольнении

По ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ работника знакомят с приказом о прекращении трудового договора под роспись. Если приказ невозможно довести до сведения или работник отказывается с ним знакомиться, на самом приказе делают соответствующую запись. Это основание, а акт — подтверждение: он показывает, когда, где и при каких обстоятельствах ознакомить не удалось.

Обязателен акт в одном случае — когда работник отказывается знакомиться с приказом о дисциплинарном взыскании (ч. 6 ст. 193 ТК РФ). Если увольнение и есть дисциплинарное взыскание, акт составляют обязательно. В остальных случаях его готовят как дополнительное доказательство на случай спора, и лишним он не будет.

Когда работник в день увольнения не появился на работе — в отпуске, на больничном, в командировке или просто не вышел, — составить акт об отказе подписать приказ нельзя: отказа не было, человек просто отсутствовал. В этом случае составляют акт о невозможности ознакомить работника с приказом и указывают настоящую причину: «отсутствовал на рабочем месте», «находился в отпуске», «находился на больничном».

В акте фиксируют, что именно сделали, чтобы приказ дошёл до работника: направили заказным письмом с уведомлением и описью вложения по адресу из личного дела, продублировали на личную электронную почту, если такой канал согласован. Если письмо вернулось невручённым, сохраните его и отметьте возврат: считать эту дату датой ознакомления нельзя. При невозможности ознакомить работника соответствующую запись делают на самом приказе. Копию приказа работнику направляют по ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ.

Отказ фиксируют в тот же день. Предложите работнику прочитать приказ и расписаться; если он отказывается — зачитайте приказ вслух при свидетелях и составьте акт. В акте напишите: «С приказом ознакомлен, от подписи отказался» или «От ознакомления с приказом отказался», укажите время и свидетелей.

Отдельно отметьте, что работник получил заверенную копию приказа, если он её потребовал: по ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать копию по требованию. Это ещё одно доказательство, что работник знал о приказе.

Акт подписывают составитель — обычно кадровик или руководитель — и свидетели, которые были при этом. Работник акт не подписывает: он фиксирует его отсутствие или отказ. Если работник всё же готов поставить подпись об ознакомлении с актом — предложите, но отказ тоже фиксируют свидетели.

Акт хранят в личном деле работника вместе с приказом об увольнении. Срок хранения документов по личному составу — по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.