Акт отбора проб пищевых продуктов

Акт отбора проб пищевых продуктов фиксирует, что именно взяли на проверку, из какой партии и в каких условиях. Без него лаборатория не знает, что исследует, а результат невозможно привязать к конкретной поставке. Ниже — бланк и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 68 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Вкусный дом»

Юридический адрес: 620014, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 51

Заказчик: ООО «Торговая сеть «Уралочка», договор № 47 от 12.01.2026

Место отбора: склад готовой продукции, г. Екатеринбург, ул. Энгельса, д. 8

Акт отбора проб пищевых продуктов

партии охлаждённых полуфабрикатов для лабораторных испытаний

16 ноября 2026 г. № 128

Наименование пробы: полуфабрикаты мясные рубленые охлаждённые «Котлета домашняя», партия № 311, изготовлена 15.11.2026, срок годности 72 часа, условия хранения от 0 до +4 °C.

Изготовитель: ООО «Вкусный дом», 620014, г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 51. Нормативный документ на продукцию: ГОСТ 32951-2014.

Отбор произведён по документам, применимым к выбранным испытаниям и согласованным с лабораторией; их обозначения указывают в акте. Время отбора — 10:40, при отборе присутствовал кладовщик С. А. Ким.

Отобрано 3 единицы по 500 г. Пробы упакованы в фасовочные пакеты, опломбированы пломбами-наклейками № 0041–0043. Целостность упаковки не нарушена.

Пробы направлены в испытательную лабораторию при температуре от 0 до +4 °C в термоконтейнере. Цель испытаний: проверка микробиологических показателей и массовой доли жира.

Приложение: копия товарной накладной № 903 от 15.11.2026 на 1 л. в 1 экз.

Отбор произвёл

Инженер по качеству

____________ / А. Ф. Сорокованов /

При отборе присутствовал

Кладовщик

____________ / С. А. Ким /

Зачем нужен акт отбора проб

Акт отбора проб пищевых продуктов — документ, которым фиксируют, какую продукцию взяли на лабораторные испытания. Он связывает пробу с конкретной партией, изготовителем и условиями, в которых продукт хранился до отбора.

Документ нужен в двух случаях. Первый — плановая проверка качества и безопасности своей продукции: акт показывает, что проба не подменена и доехала до лаборатории в нужных условиях. Второй — спор с поставщиком или покупателем: по акту видно, из какой партии взята проба, и результат испытаний можно предъявить именно к ней.

Единой формы, обязательной для всех, закон не устанавливает. Лаборатории и центры гигиены и эпидемиологии дают свои бланки, а компания может утвердить собственный в инструкции по делопроизводству. Набор сведений при этом один и тот же.

Что указать в акте

Наименование и адрес заказчика, договор или заявку на испытания.
Место отбора: склад, цех, магазин, адрес объекта.
Наименование пробы: вид продукта, торговая марка, номер партии.
Изготовителя и его адрес.
Нормативный документ на продукцию: ГОСТ, технический регламент или технические условия.
Дату и время изготовления, срок годности и условия хранения.
Нормативный документ, по которому отбирали пробу.
Количество и массу отобранных проб.
Вид упаковки, вид и номера пломб.
Условия транспортировки до лаборатории.
Цель испытаний: какие показатели проверяют.
Должности, фамилии и подписи того, кто отбирал, и того, в чьём присутствии отбирали.

Как отобрать пробу и оформить акт

Проверьте документы на партию. Возьмите накладную или удостоверение качества: номер партии, дату изготовления и срок годности переносите в акт из них, а не по памяти.
Подготовьте тару и пломбы. Чистая тара, пломбы или наклейки с номерами. Номера пломб записывайте в акт — по ним лаборатория сверяет, что проба не вскрыта.
Отберите пробу по нормативу. Метод отбора задаёт ГОСТ или другой документ на продукцию. Массу пробы берите по нему: лаборатории нужно столько, сколько требует метод испытаний.
Заполните акт на месте. Заполняйте в момент отбора, а не после. Условия хранения, температуру и время фиксируйте такими, какие они есть.
Упакуйте и опломбируйте. Опишите вид упаковки и пломбы в акте, проверьте целостность. Повреждённая упаковка делает пробу непригодной.
Подпишите и передайте. Акт подписывают тот, кто отбирал, и присутствовавший представитель. Один экземпляр остаётся у заказчика, пробы едут в лабораторию с копией акта.

Частые ошибки

Нет номера партии и даты изготовления — результат испытаний не привязать к конкретной поставке.
Не указаны номера пломб — нельзя доказать, что пробу не вскрывали по дороге.
Масса пробы меньше, чем требует метод испытаний, — лаборатория возвращает пробу без исследования.
Условия хранения и транспортировки записаны со слов, а не по факту: для скоропортящихся продуктов это решает исход проверки.
Акт заполнен после отправки проб, задним числом — такой документ при споре не работает.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма акта отбора проб?

Нет. Обязательной для всех формы нет: лаборатории и центры гигиены и эпидемиологии дают свои бланки, а компания вправе утвердить свой. Важно, чтобы в акте были сведения о партии, упаковке, пломбах и условиях хранения.

Кто подписывает акт?

Тот, кто отбирал пробу, и представитель организации, в чьём присутствии отбирали: кладовщик, заведующий производством, директор магазина. Если отбор ведёт сторонняя лаборатория, свою подпись ставит её сотрудник.

Сколько проб отбирать?

Столько, сколько требует метод отбора и метод испытаний по нормативному документу на продукцию. Лишний запас не помешает: часть пробы расходуется на подготовку к испытаниям, часть остаётся контрольной.

Нужно ли хранить контрольный образец?

Да, если это предусматривает документ на продукцию или договор с лабораторией. Контрольный образец хранят в тех же условиях, что и партию, и указывают в акте, отобран ли он.

Что делать, если упаковка пробы повреждена по дороге?

Лаборатория не принимает такую пробу: нарушена целостность, и результат недействителен. Отбор проводят заново, а в акте отмечают, что первая проба не дошла.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Можно, если стороны и лаборатория работают в системе электронного документооборота. Для спора надёжнее бумажный экземпляр с подписями или электронный документ с квалифицированной подписью.

Читать в журнале

Когда акты и протоколы отнимают время у производства

Чтобы документы по качеству собирались сами

Акты отбора проб, протоколы испытаний и журналы контроля качества повторяются из партии в партию: их заполняют вручную, сверяют с накладными и подшивают в дело.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных учётной системы и приносят специалисту готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»