Передаточная ведомость: образец

Передаточная ведомость фиксирует, что один сотрудник передал другому дела, документы и доступы, а тот их принял. Ниже — заполненный образец при передаче дел от увольняющегося бухгалтера и пустой бланк, который можно повторить в Word.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Передал: главный бухгалтер А. С. Смирнова

Приняла: бухгалтер М. Ю. Ковалёва

Основание: заявление об увольнении от 02.11.2026

Передаточная ведомость

о передаче документов и дел от главного бухгалтера

16 ноября 2026 г.

Передача проходит в связи с увольнением главного бухгалтера. Документы и доступы передаются в помещении бухгалтерии в присутствии заместителя директора.

Переданы: бухгалтерская отчётность за 2024–2026 годы, книга покупок и книга продаж, акты сверки с поставщиками, ключ электронной подписи и пароли к личному кабинету налогоплательщика.

Документы приняты в полном объёме, замечаний нет. Ключ электронной подписи передан по акту, пароль сменён получателем.

Передал

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Принял

Бухгалтер

____________ / М. Ю. Ковалёва /

Зачем нужна передаточная ведомость

Ведомость передачи документов нужна, когда дела уходят от одного человека к другому: сотрудник увольняется, уходит в отпуск по уходу за ребёнком, переводится в другой отдел или просто меняет участок работы. Без описи потом невозможно доказать, что папка с договорами, ключ электронной подписи или пароль от личного кабинета действительно были переданы.

Отдельной формы в законе нет. Компания сама решает, как назвать документ — передаточная ведомость, акт приёма-передачи документов внутри организации, опись передачи дел, — и что в нём перечислить. Важно одно: в документе видно, кто что передал, кто принял и в каком виде, а обе стороны поставили подписи.

Что указать в передаточной ведомости

Название компании и название документа с заголовком: о передаче каких именно дел или документов он составлен.
Дату составления и, если ведомости регистрируют, номер.
Кто передаёт и кто принимает: должность, фамилия, инициалы.
Основание: увольнение, перевод, отпуск, приказ руководителя.
Перечень: что передаётся — папки, дела, документы, ключи, доступы, печати, материальные ценности.
Состояние и замечания: всё ли принято, что утрачено или требует восстановления.
Подписи обеих сторон с расшифровкой, при необходимости — подпись свидетеля или руководителя.

Как составить ведомость

Соберите перечень. Выпишите, что именно передаёте: номера и даты договоров, названия папок, реестры, ключи, доступы. Чем точнее перечень, тем меньше споров потом.
Сверьте с фактическим наличием. Пройдите по списку вместе с принимающим: откройте папки, проверьте, что документы на месте, что пароль работает, что ключ читается.
Заполните ведомость. Впишите передающего и принимающего, основание, перечень и отметку о замечаниях. Формулировки держите короткими: «передано», «принято», «замечаний нет».
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у передающего, второй — у принимающего или в деле отдела. Подпись руководителя подтверждает передачу, если она идёт при увольнении.
Подшейте к делу. Ведомость храните вместе с личным делом или в деле отдела — она пригодится, если позже возникнет вопрос, кто отвечал за документы в спорный период.

Акт приёма-передачи внутри организации: простой вариант

Если дел немного, хватает короткого акта на одну страницу: кто передал, кто принял, что именно, в каком состоянии, дата и подписи. Такой акт приёма-передачи внутри организации не требует ни печати, ни нотариального удостоверения.

Передаточная ведомость отличается от акта только объёмом: в ведомости, как правило, таблица или список из многих позиций, в акте — одна-две. Юридическая сила у них одинаковая: обе стороны подтвердили передачу подписями.

Частые ошибки

Перечень общий: «документы бухгалтерии переданы» — по такой записи нельзя понять, что именно принято и чего не хватает.
Нет подписи принимающего: односторонняя ведомость доказывает только то, что передающий составил список.
Не отмечены доступы и ключи: электронная подпись, пароли и печати — такая же ценность, как папки с договорами.
Ведомость подписана после увольнения: подписывайте в последний рабочий день, пока обе стороны на месте.
Замечания при приёме не записаны: если чего-то не хватает, лучше зафиксировать это сразу, а не выяснять через месяц.

Частые вопросы

Обязательна ли передаточная ведомость при увольнении?

Закон не требует конкретной формы, но работник обязан передать дела и документы, которые ему были вверены. Ведомость — самый простой способ это подтвердить: без неё спор о том, кто потерял документ, решается не в пользу того, кто ушёл.

Кто подписывает ведомость, кроме передающего и принимающего?

Достаточно двух подписей. Руководитель подписывает, если передача идёт при увольнении или переводе и он утверждает передачу своим решением. Свидетеля привлекают, если есть спор или передают ценности.

Нужна ли печать компании?

Нет. Это внутренний документ, печать на нём не обязательна. Если в компании печатью заверяют внутренние документы по инструкции делопроизводства, поставьте её по правилам компании.

Сколько хранить передаточную ведомость?

Срок зависит от того, какие документы по ней передаются. Ведомости по основной деятельности компания хранит по номенклатуре дел, которую составляет сама; для документов бухгалтерского учёта срок задаёт закон о бухгалтерском учёте и правила архивного хранения.

Можно ли оформить ведомость в электронном виде?

Можно, если в компании есть электронный документооборот и обе стороны подписывают документ электронной подписью. Тогда ведомость хранится в системе, а бумажный экземпляр не нужен.

Читать в журнале

Передача дел повторяется в каждом отделе

Чтобы описи и акты собирались сами

Передаточные ведомости, акты приёма-передачи и описи документов отнимают время у бухгалтера и руководителя: каждую позицию надо сверить, внести в шаблон и собрать подписи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону компании, подтягивают перечень из учётной системы и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»