Журнал регистрации заявлений работников: образец скачать

Журнал регистрации заявлений работников нужен, чтобы в любой момент найти, кто и о чём написал, кто завизировал и что решил руководитель. Ниже — бланк и образец заполнения, графы и правило, как вести журнал, если его в компании ещё нет.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Журнал регистрации заявлений работников

начат 12 января 2026 г.

Начат 12 января 2026 г.

Журнал ведётся в отделе кадров. Каждое заявление регистрируют в день поступления, номер присваивают по порядку с начала календарного года.

Ответственный за ведение журнала — инспектор по кадрам; при увольнении передаёт журнал по акту.

Ответственный за ведение журнала

Инспектор по кадрам

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужен журнал регистрации заявлений

Заявление работника — документ, которым он просит об отпуске, переводе, увольнении, выдаче справки или копии документов. Если заявления лежат стопкой в папке, к концу квартала невозможно вспомнить, чьё заявление об отпуске ещё не подписано, а чьё ушло в бухгалтерию.

Журнал регистрации решает три задачи: фиксирует дату поступления (от неё считают сроки), показывает, у кого сейчас документ, и служит описью, если оригинал потерялся. Закон обязывает вести именно такой журнал редко — обычно это внутреннее правило компании, закреплённое в инструкции по делопроизводству.

Какие графы завести

Порядковый номер записи — с начала календарного года или срока хранения журнала.
Дата поступления заявления — по ней считают сроки ответа и приказов.
Фамилия, имя, отчество работника, должность и подразделение.
Краткое содержание: о чём просит работник — отпуск, перевод, увольнение, справка.
Вид документа: подлинник, копия, заявление в электронном виде.
Кто согласует или визирует: руководитель подразделения, бухгалтерия, юрист.
Решение: приказ с датой и номером, отказ с причиной, документ выдан.
Отметка о возврате или передаче заявления и подпись получившего.
Срок хранения записи и номер дела по номенклатуре.

Как вести журнал

Заведите журнал на год. Прошейте листы, укажите название, организацию, дату начала и ответственного. Электронный журнал в таблице допустим, если компания ведёт документы в системе.
Регистрируйте в день поступления. Работник сдаёт заявление лично, через канцелярию или в электронной системе. Дату ставит тот, кто принял, а не автор.
Записывайте содержание коротко. Одной строки достаточно: «отпуск с 02.02.2026 на 14 дней». Полный текст — в самом заявлении, журнал только для поиска.
Фиксируйте решение. Когда руководитель подписал приказ или отказал, допишите дату, номер и суть решения. Без этой графы журнал не отвечает на главный вопрос — что сделано.
Закрывайте журнал в конце года. Итоговую запись «Журнал закрыт, зарегистрировано N заявлений» подписывает ответственный, затем журнал сдают в архив.

Если журнала в компании нет

Заводить журнал или нет, решает компания: обязанности вести отдельный журнал заявлений работников в трудовом законодательстве нет. Но если работник спорит о дате заявления об увольнении или об отпуске, запись в журнале с датой и подписью принявшего помогает восстановить картину.

Проще закрепить журнал в инструкции по делопроизводству и номенклатуре дел: тогда у него есть ответственный, срок хранения и место в архиве. Если журнал ведут только в электронном виде, стоит настроить резервную копию и запрет удалять записи.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма журнала регистрации заявлений?

Нет. Единой формы в законе нет, компания разрабатывает бланк сама и утверждает приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.

Сколько хранить журнал?

Срок зависит от того, какие заявления в нём записаны. Обычно его устанавливают по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и закрепляют в номенклатуре дел компании: заявления по личному составу хранят дольше, чем разовые справки.

Можно ли вести журнал в Excel?

Да, если компания так решила. Тогда нужны защита от правки задним числом, резервная копия и понятный порядок, кто вносит записи.

Что делать, если работник подал заявление в электронном виде?

Зарегистрируйте его в журнале так же, как бумажное, и укажите вид документа. Если в компании есть электронный документооборот с усиленной подписью, отметку о подписании берут из системы.

Нужно ли хранить копии заявлений вместе с журналом?

Оригиналы или копии хранят в деле по номенклатуре, а журнал — отдельно, как учётный документ. В графе журнала указывают номер дела, чтобы заявление можно было найти.

Когда заявлений сотни, а порядка нет

Чтобы заявления не терялись между отделами

Заявления об отпусках, переводах и справках идут потоком: часть теряется в почте, часть лежит без решения неделями.

Я собираю ИИ-агентов, которые принимают такие документы из почты и мессенджеров, вносят запись в журнал, проверяют по шаблону и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»