Письмо о срыве сроков поставки: образец

Письмо о срыве сроков поставки пишут поставщику, когда товар не пришёл к дате из договора или спецификации. В письме фиксируют нарушение, называют новый срок и предупреждают о санкциях. Ниже — образец заполнения и порядок, при котором письмо работает как доказательство.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Снабторг»

А. В. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Исх. № 118 от 16 ноября 2026 г.

Письмо о нарушении срока поставки

по договору поставки № 47 от 12 августа 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 118

По договору поставки № 47 от 12 августа 2026 г. ООО «Снабторг» обязалось поставить партию офисных кресел в количестве 40 штук не позднее 10 ноября 2026 г. (спецификация № 2, пункт 3). Товар на 16 ноября 2026 г. не поставлен, уведомлений о готовности к отгрузке не поступало.

Пунктом 5.2 договора за нарушение срока поставки предусмотрена неустойка в размере 0,1 % от стоимости непоставленного товара за каждый день просрочки. На 16 ноября 2026 г. просрочка составляет 6 календарных дней.

Прошу в срок до 20 ноября 2026 г. письменно сообщить дату отгрузки и обеспечить поставку товара не позднее 25 ноября 2026 г. При отсутствии поставки в указанный срок ООО «Ромашка» оставляет за собой право отказаться от договора в порядке пункта 8.3 и потребовать возмещения убытков и неустойки.

Ответ прошу направить на адрес электронной почты, указанный в договоре, и на бумаге по адресу: 125009, Москва, ул. Тверская, д. 10, офис 4.

Подпись

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем писать письмо, если товар просто задержался

Устный разговор о просрочке ничего не фиксирует. Письмо с датой и номером становится доказательством: из него видно, что покупатель сообщил поставщику о нарушении, назвал срок и потребовал исполнения. Если дело дойдёт до суда, такое письмо подтверждает, что поставщик знал о просрочке и не принял мер.

Письмо нужно и для внутреннего учёта: по нему бухгалтерия и снабжение видят, по какой поставке сорван срок, какие санкции заявлены и что делать с оплатой и складом.

Что указать в письме о срыве сроков поставки

Реквизиты договора: номер, дату и пункт, где установлен срок поставки; при поставке по спецификации или заявке — их номер и дату.
Что именно не поставлено: наименование, количество, стоимость партии.
Дату, к которой товар должен был прийти, и сколько дней длится просрочка на дату письма.
Условие договора о неустойке или иной ответственности за просрочку со ссылкой на пункт.
Требование: новый срок поставки, возврат предоплаты, отказ от договора — что именно нужно от поставщика.
Срок ответа и способ, которым его ждут: почта, электронная почта, курьер.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как составить и отправить письмо

Сверьтесь с договором. Найдите пункт о сроке поставки, порядок приёмки и пункт о неустойке. В письме ссылайтесь на конкретные пункты, а не на «условия договора» вообще.
Посчитайте просрочку. Отсчитайте дни со дня, следующего за датой поставки по договору, по день письма. Если договором предусмотрена неустойка, укажите её ставку и период.
Сформулируйте требование. Решите заранее, чего вы хотите: ждать товар с новым сроком, вернуть деньги или расторгнуть договор. Требование должно быть однозначным.
Отправьте так, чтобы осталось доказательство. Заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении, курьером под подпись или по адресу электронной почты, указанному в договоре. Сохраните квитанцию, опись и отчёт об отправке.
Зафиксируйте ответ. Ответ поставщика подшейте к договору. Если ответа нет к указанному сроку, следующий шаг — претензия с расчётом неустойки или отказ от договора.

Частые ошибки

Письмо без ссылки на пункт договора о сроке: непонятно, какое обязательство нарушено.
Не указан срок ответа — поставщик отвечает через месяц, и спор затягивается.
Требование размыто: «просим разобраться» вместо «поставить товар до такой-то даты».
Письмо отправлено без доказательства вручения — поставщик заявляет, что ничего не получал.
Неустойку считают по своей ставке, хотя в договоре стоит другая или она не предусмотрена вовсе.

Частые вопросы

Чем письмо о срыве сроков отличается от претензии?

Письмо фиксирует нарушение и требование исполнить обязательство. Претензия — досудебное требование с расчётом суммы: неустойки, убытков, возврата предоплаты. По денежным требованиям из договоров иск в арбитражный суд подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Можно ли сразу отказаться от договора из-за просрочки?

Если договор разрешает односторонний отказ при нарушении срока, направьте уведомление об отказе по правилам договора. По статье 523 ГК РФ отказаться от договора поставки можно при существенном нарушении: неоднократная просрочка поставки предполагается существенной. Проверьте обстоятельства нарушения и направьте поставщику уведомление об отказе.

Какую неустойку указать в письме?

Ту, что записана в договоре: ставку в процентах от стоимости непоставленного товара за каждый день или в твёрдой сумме. Если договор неустойку не устанавливает, в письме говорите об убытках и о процентах по статье 395 ГК РФ — их начисляют по правилам пункта 4 статьи 487 ГК РФ, если иное не предусмотрено законом или договором.

Как отправить письмо, чтобы оно считалось полученным?

Направьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес поставщика из ЕГРЮЛ или из договора. Письмо, отправленное по этому адресу и вернувшееся из-за неполучения, суды считают доставленным. Электронная почта работает, если адрес указан в договоре как канал для юридически значимых сообщений.

Нужно ли прикладывать документы к письму?

Приложите то, что подтверждает нарушение: спецификацию или заявку со сроком, платёжное поручение об оплате, если была предоплата, переписку о согласовании поставки. В письме перечислите приложения и укажите число листов.

Пока письма и претензии пишутся вручную, сроки и суммы теряются

Чтобы письма поставщикам уходили вовремя и без ошибок

Просрочки по поставкам видно только тогда, когда кто-то вручную сверяет договоры, счета и склад. К этому моменту письмо уже опаздывает на неделю.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые следят за сроками по договорам, готовят письмо по шаблону с нужными пунктами и суммами и приносят руководителю на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»